Efektywne zarządzanie czasem jako rodzic i przedsiębiorca

Nie znam osobiście nikogo, kto powiedziałby – mam wystarczająco dużo czasu na wszystko. Pomimo w teorii prostszego życia – systemów, aplikacji, udogodnień, a pracę w wielu przypadkach można sobie trochę elastyczniej ustawić niż jeszcze 15 lat temu (wiem po sobie), niezależnie od wieku i potrzeb wpadamy w niedoczas.

Tak, ja też tak mam – choć przez wiele lat wypracowałam w sobie wiele nawyków i system, dzięki czemu udaje mi się realizować cele prywatne i biznesowe. Prowadząc konsultacje i warsztaty dla przedsiębiorców, managerów czy handlowców (z zarządzania, sprzedaży, inteligencji emocjonalnej i trudnego klienta oraz budowania marki osobistej i komunikacji marki), oraz sama będąc mamą i przedsiębiorcą, opowiem Ci o moich sposobach, oraz o kilku metodach, które mogą Ci pomóc.

Ogólne zasady zarządzania czasem:

• ustalanie celów (długoterminowych, ale też dziennych),
• hierarchizowanie zadań,
• konkretyzowanie zadań,
• analiza zadań i zwalnianie uwagi z rzeczy nieważnych i niepilnych, takich, które możesz zautomatyzować i oddelegować.

Z tym delegowaniem jest to naprawdę ważne – choć wiem, że nie zawsze realnie jest komu lub nie zawsze możesz sobie na to pozwolić.

Jeśli jednak jesteś przedsiębiorcą lub managerem, nie dasz rady zarządzać, rozwijać firmy, nie zwariować bez delegowania. Chodzi o to aby mieć czas realnie na rozwój firmy czy działu, a ten czas jest Ci potrzebny do:

• głębszej analizy sytuacji
• określenia ścieżek rozwoju
• budowania dobrych relacji biznesowych – dzięki którym będziesz:

* lepiej rozumieć rynek – pod kątem potrzeb klienta, konkurencji, trendów rynku i możliwości,

* lepiej rozwijać zespół, motywować go i zarządzać (a to dziś bolączka kadry zarządzającej),

* łatwiej osiągać cele

* robić to etycznie, nie przypłacając swoim zdrowiem (wiem z doświadczenia moich klientów – im wyżej tym większa presja i naprawdę więcej zawałów).

Jeśli chodzi o relacje prywatne do nich tym bardziej potrzebny jest czas. Bywa, że relacje się rozchodzą – czasem nie ze względu na konflikt, a ze względu na różnice celów, poglądów i na wielu innych płaszczyznach. Niemniej tyle się mówi o wsparciu (sama polecam swój artykuł w tym temacie, bardziej w kontekście biznesowym – znajdziesz go TUTAJ), ale na te relacje musisz znaleźć czas. O ile z klientem możesz to optymalizować, ale o nim pamiętać – bo te relacje opierają się na innych filarach, w życiu prywatnym oczekujemy według mnie czujności i obecności.

Tak więc zapewnienie, że możesz na mnie liczyć, jeśli okazuje się, że od roku nie mamy ze sobą żadnego kontaktu, a ja nie wiem, co u Ciebie, a Ty u mnie – jest powolnym zrywaniem kontaktu. Ludzie są nam potrzebni zarówno do świętowania naszych sukcesów, jak i opłakiwania porażek, czy przechodzenia kryzysów. To buduje nasza odporność psychiczną i zaufanie.

Ja też miewam ciężkie okresy i na pewno mniej czasu dla przyjaciół, rodziny czy znajomych niż bym miała, ale na pewno potrafię podtrzymywać ten kontakt, być na bieżąco i wspierać. Każdy rozumie, że mając dzieci na początku edukacji (moje mają 6 i 8 lat), męża, pracę i zwykłe przyziemne życie nie ma tego czasu tyle co kiedyś – niemniej nigdy nie zamieniłabym tego na nic innego. Choć więcej czasu spędzam na kinderbalach u znajomych moich córek, niż z przyjaciółmi – po prostu wiedzą, że w razie czego jestem. I tu nie chodzi o to, żeby być ciągle dostępnym, nie ma takiej możliwości, ale żeby robić „update” tego co u kogoś się dzieje, czy coś jest mu potrzebne, bo życie pędzi do przodu.

Dlatego, planuj spotkania z przyjaciółmi, telefony do nich czy sms-y tak samo jak inne rzeczy w swoim kalendarzu. Spontaniczność jest ważna, ale czasem przereklamowana – dziś moim zdaniem w natłoku obowiązków, zwycięża uważność i dbanie o relacje z najbliższymi (a ich prawdopodobnie jest w Twoim życiu tylko kilka osób, więc tym bardziej warto). Tu chodzi także o proaktywność, która według Stephena Cove’a jest bardzo ważna (tak w biznesie jak i prywatnie).

Narzędzia w biznesie plus kilka anegdot jak inni sobie z tym radzą

W pracy warto postawić na systemy, które się sprawdzą. Dziś dostęp do wiedzy jest ogromny a do tego dynamika zmieniającego się świata jest ogromna. Dlatego z mojego doświadczenia im prostsze narzędzia tym lepsze. Pamiętaj też, że priorytetem powinno być określenie celów i ich priorytetyzacja, po to aby dobrze hierarchizować zadania.

Często bowiem wpadamy w automatyczne robienie rzeczy, które:

• uważamy za nasz obowiązek lub były nim jakiś czas temu, ale sytuacja się zmieniła,
• sprawdzały się kiedyś
• po prostu je lubimy, ale jeśli byśmy się zastanowili z biznesowego punktu widzenia, spokojnie moglibyśmy je delegować, zmniejszyć ich częstotliwość albo nawet z nich zrezygnować.

Jak świadomie zarządzać czasem?

Hierarchizuj zadania. Tu możesz sięgnąć po matrycę Eisenhowera.

Bardzo polecam. Jest to prosta metoda w której dzielisz zadania na ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i niepilne i nieważne i niepilne. Uwaga najważniejsza dla Ciebie ćwiartka to ważne i niepilne (dzięki nim będziesz mieć większy spokój i mniej ważnych i pilnych – czyli pożarów, które gasisz. Rozpisując to możesz się zdziwić, ile rzeczy robisz automatycznie, a ile jest realnie istotnych.

Jeff Bezos twórca Amazona powiedział kiedyś, że podejmuje tylko 3 ważne decyzje dziennie. Pomyśl więc ile Ty tych decyzji podejmujesz (małych i dużych, ale spalających Twoją energię) i czy to ma sens. W tym temacie moim zdaniem warto uczyć się od najlepszych.

• jest kilka metod planowania czasu – ja przy dynamice pracy polecam metodę 60/40 – gdzie 60% czasu planuję a 40% pozostawiam na nieplanowane (które są istotne i zawsze się pojawiają, a jeśli nie, nadrabiam rzeczy do przodu,
• kolejną metodą z której korzystam jest praca głęboka – w blokach czasowych. Ze względu na córki staram się ułożyć pracę zgodnie z moimi priorytetami i zasobami.

Prowadząc konsultacje i warsztaty – oczywiście dostosowuję się do harmonogramu, w pozostałe dni – robiąc rzeczy administracyjne i inne działam w blokach czasowych.

Pamiętaj, że tych metod jest kilka np. zasada Pareto, technika Pomodoro, tu trzeba dostosować je do swojej pracy, dynamiki, realiów.

• ustal czerwone godziny – czyli czas kiedy praca jest wytężona i nie można jej przerywać. Niech to będzie maksymalnie 20% czasu, żeby miało to sens. Komunikuj to też innym, dzięki czemu po czasie, jeśli to będą stałe godziny, wejdzie Ci to w nawyk a inni znacznie rzadziej, będą w tym czasie się z Tobą kontaktowali,
• dbaj o administrację i dobre procedury. wiem, że nikt z nas jej raczej nie lubi, ale dzięki temu, że masz porządek w dokumentach, schematy działań, listy kontaktów czy notatki łatwiej będzie Ci nad tym panować (TUTAJ znajdziesz mój artykuł o dobrych procedurach w firmie),
• na spotkaniach dbaj o to, by uczestniczyli w nich tylko bezpośrednio zainteresowane lub decyzyjne osoby. Pilnuj też czasu spotkań. Kilka tipów albo anegdot:

*Tu znów Bezos powiedział kiedyś, że na spotkania nie zaprasza nigdy więcej osób niż tyle ile byłoby w stanie najeść się dwoma dużymi pizzami.

*Królowa Elżbieta podczas swoich audiencji pilnowała, że osoby, które do niej przychodzą stały – dzięki czemu przez niewygodę rozmówców, spotkania trwały krócej.

*Paweł Tkaczyk ma system, w którym umawia się na telefon na 15 minut. Naprawdę za pierwszym razem myślałam sama, że to żart – no bo jak mamy coś ustalić w tak krótkim czasie. Tymczasem – tak nie tylko się da, a jeszcze chwila zostaje. Nie rekomenduję tej metody zawsze, ale czasem się sprawdza.

• zrób analizę swoich zadań z realnym czasem na ich przeznaczenie. Jeśli tego nie zrobisz, rzeczy, których nie lubisz nie zostaną zrobione nigdy,
• jeśli czegoś nie możesz zrobić – zapisz – najlepiej wyznaczając od razu na to konkretny czas. Tu sprawdzają się żółte karteczki, notatki w telefonie, czy komputerze, przypomnienia, a w mediach społecznościowych zamiast kropek w komentarzach, w większości s/m możesz zapisać post, artykuł itp. I do niego wrócić w wolnej chwili (dlatego radzę, zapisuj to co dla Ciebie istotne),
• polecam testowanie i korzystanie z różnych narzędzi i aplikacji, które pomagają nam także w mierzeniu czasu np. w mediach społecznościowych (lub wyłączają czasowo dostęp do aplikacji),
• zapisuj też pomysły, które wydają Ci się dobre a nie masz na nie zasobów,
• notuj także swoje złote myśli, ważne źródła – zrób sobie własną bazę wiedzy.

Zwykle realizując dedykowane warsztaty albo prowadząc konsultację z klientami, sporo pomysłów przychodzi do mnie w międzyczasie – te staram się notować, w swoich organizerach. Tu ważne by mieć do nich dostęp – jest kilka aplikacji, które to ułatwiają – by mieć do nich dostęp np. w telefonie (do komputera nie zawsze masz dostęp).

–buduj w sobie dobre nawyki (od listy zadań, po porządek na biurku, czy w dokumentach). To dotyczy pracy, higieny pracy ale także odżywiania, czy ruchu (w tym przyznaję nie jestem najlepsza. Niemniej dobre nawyki typu: notowanie i planowanie działań – zarówno tych prywatnych jak i zawodowych bardzo pomagają w zarządzaniu czasem i własną produktywnością. Ja z rzeczy biznesowych mam nawyk robienia własnych notatek, rozszerzania wiedzy, dobudowywania materiałów do prowadzonych przeze mnie warsztatów czy konsultacji. Dzięki temu w tym roku ruszyłam z własną Akademią Moniki Skrodzkiej – gdzie zamierzam budować także produkty cyfrowe. Dzięki tym nawykom (choć projekty będą się budowały systematycznie, bo też muszę znaleźć czas na ich przygotowanie), w tym roku zgodnie z planem przygotowałam już kurs Trudnego Klienta – jest aktualnie testowany przez moją grupę docelową, a w zeszłym roku zrobiłam szerokie badanie, dzięki któremu mogłam maksymalnie je dopasować do aktualnych potrzeb. Nie będę opowiadała jak to zaplanowałam co do minuty, bo to nieprawda. Dałam sobie na to określony czas, a w międzyczasie, kiedy miałam chwilę wolniejszą – przygotowałam wszystko, bo był to mój cel na ten rok. Oczywiście pewnie będę musiała zrobić poprawki – na co też dałam sobie przestrzeń.

Jeśli chodzi o system domowy to mamy:

• w miarę stały harmonogram działań,
• bezpłatną aplikację Listonic, dzięki której wpisujemy z mężem rzeczy potrzebne do zakupu i każdy z nas widzi tę samą listę, którą po kupieniu każdej rzeczy się odhacza (ale w chwili robienia kolejnej są już podpowiedzi),
• system mrożenia jedzenia – w tym pieczywa – oraz schowka. Tak pamiętam jak kilka lat temu starałam się codziennie kupować pieczywo, co 2 dni świeżą wędlinę, warzywa, owoce i mięso i robić bieżące obiady. Przy standardowej pracy i 4 osobowej rodzinie po prostu tak się nie da,
• każdy w domu ma swoje obowiązki (oczywiście są płynne, niemniej każdy w tym domu wykonuje różne czynności,
• nauczyłam się odpuszczać. Dziś jeśli nie zdążę zrobić obiadu, zawsze mogę coś odmrozić, albo skorzystać z przetworów, lub po prostu zamówić, albo zjeść kanapki. Kiedyś dużo by mnie to kosztowało – dziś po prostu wiem, że można być dobrym we wszystkim, ale nie we wszystkim w jednym czasie.

„Bo za sukces płaci się czasem i to nie czasem, ale zawsze”

Pamiętaj – nigdy nie będziesz mieć więcej czasu niż dzisiaj teraz – na naukę, rozwój, napisanie książki (na to prawie nigdy, jeśli tego nie zaplanujesz). Często ludzie czekają na okazję, którą dostaną od losu – szczęście stety/ niestety jest ważnym czynnikiem biznesowym, zwykle pomijanym. Tymczasem to co powinniśmy zrobić to zyskiwać sprawczość, bo wtedy małymi krokami jesteśmy w stanie dojść do wyznaczonego celu. Czasem tych kroków nie będzie widać, innym razem będziemy musieli się chwilę cofnąć, ale w perspektywie chociażby 3 miesięcy – nie da się ich nie zauważyć.

Dlatego tak ważne jest by zyskać możliwie kontrolę nad swoim czasem, by to nim zarządzać, bo czas i tak upłynie. Czasem też jeśli efekt ma być szybszy, trzeba go zwyczajnie przeznaczyć na nasze działania więcej (i mieć dobrą strategię, by robić celowane działania). Dlatego to Ty naucz się zarządzać czasem i projektami, by On nie zarządzał Tobą. Przyznaję, że sama też dużo pracuję, po to by wszystko poukładać po swojemu. Robię to też dlatego, że mam rodzinę, a przy dzieciach dzieją się rzeczy niezaplanowane, więc realizując wszystko na bieżąco, z lekkim wyprzedzeniem (jeśli tylko mogę, co oczywiście nie jest proste). Wtedy, gdy złapie nas choroba, przedstawienie dzieci, czy inne okoliczności – wiem, że z moją pracą i ważnymi zadaniami na pewno się wyrobię. Dotąd na szczęście nie „zawaliłam” żadnego projektu i wiem, że to dzięki dużej motywacji, konsekwencji w działaniu i świetnej organizacji czasu.

Monika Skrodzka

Ekspert do spraw kreowania relacji w biznesie

Jestem ekspertem w kreowaniu relacji. Blisko 16 letnie doświadczenie zawodowe w obsłudze klienta, sprzedaży i zarządzaniu zespołami realizowane zarówno w dużych organizacjach, jak i małych, rodzinnych firmach (stacjonarnie, hybrydowo i zdalnie) – dostarczyło mi wiedzy, doświadczenia, kompetencji, kwalifikacji oraz praktycznych umiejętności, dzięki którym mogę kompleksowo strategować, projektować i realizować biznesowy sukces. Posiadam bogate doświadczenie w prowadzeniu  szkoleń z zakresu kompetencji miękkich i zdolności interpersonalnych. Kierowałam projektami związanymi z aktywną sprzedażą i profesjonalną obsługą Klienta. Realizuję szkolenia i usługi konsultingowe dla wielu wymagających Klientów, wspierając managerów, handlowców, firmy oraz organizacje w ich rozwoju. Dodatkowo uwielbiam kontakt z drugim człowiekiem i ciągłe poszerzanie wiedzy i kompetencji.