Sprzedajesz? Automatyzuj! Jak ogarnąć dokumenty w e-commerce z głową

Ekspert Miesiąca – Damian Wizert, IFIRMA – Paczka Girlbosskich

Sprzedajesz? Automatyzuj! Jak ogarnąć dokumenty w e-commerce i nie zwariować.

Myślałaś ostatnio o tym, ile godzin w tygodniu tracisz na przepisywanie danych z zamówień? Czy wiesz, że nie jest wcale trudno spotkać młodą przedsiębiorczynię, która wciąż ręcznie wprowadza każdą fakturę do programu księgowego. W 2025 roku. Serio!

Damian Wizert z ifirma.pl podczas zamkniętego spotkania dla Paczki Girlbosskich poruszył właśnie ten temat – i szczerze mówiąc, otworzyło nam to oczy. Problem z tym, jak ogarnąć dokumenty w e-commerce, wcale nie leży w organizacji. Leży w tym, że po prostu nie wyobrażamy sobie, że może być inaczej.

Ta niewygodna prawda o naszych biznesach

„Słyszę, jak młodzi ludzie ręcznie przepisują dokumenty – to jest dla mnie coś smutnego” – powiedział Damian wprost. I ma rację!

Siedzimy w erze ChatGPT, a nadal przepisujemy zamówienia z Allegro jak w czasach maszyn do pisania. Dlaczego? Bo „tak zawsze robiłam”, „księgowa tak chce”, „to przecież tylko parę zamówień dziennie”.

Tyle że te „parę zamówień” ma tendencję do rozmnażania się. Najpierw jest ich 10, potem 50, a za rok patrzysz i masz 120 dziennie. A ty dalej siedzisz nad dokumentami jak Kopciuszek nad grochem.

Automatyzacja przestała być fajnym dodatkiem

„Dla mnie tak naprawdę każde rozwiązanie powinno upraszczać pracę, odciążać nas z pewnych powtarzalnych czynności” – tłumaczył ekspert. I to właśnie jest sedno sprawy.

Automatyzacja to już nie fanaberia dla dużych firm. To podstawa, jeśli:

• Masz więcej zamówień niż palców u rąk
• Sprzedajesz na kilku platformach jednocześnie
• Chcesz czasem wyjść z domu bez telefonu służbowego
• Marzysz o urlopie bez sprawdzania mejli co godzinę

Oszczędzenie czasu – cel nadrzędny

Najciekawsze były przykłady z życia wzięte. Opowiadał o klientach, którzy z 3 godzin codziennego męczenia się z dokumentami zeszli do… kilkunastu minut. Głównym czynnikiem było przejście na nowoczesne rozwiązania, które wspomagają pracę, przyśpieszają ją i uwalniają dzięki temu nasz czas.

Takie systemy, o których mówił Damian, potrafią wszystko, np.: rozpoznają, czy klient potrzebuje faktury czy paragonu, wysyłają dokumenty automatycznie, składują wszystko w chmurze, żebyś nie musiała szukać faktur w segregatorach jak detektyw.

Szybka matematyka (która boli)

Zrób taki rachunek: 50 zamówień dziennie × 3 godziny obsługi × 100 zł za godzinę = 15 000 zł miesięcznie na robienie rzeczy, które robot zrobiłby lepiej i szybciej.

Rocznie to prawie 180 tysięcy złotych. Na przepisywanie danych! Taka suma musi boleć. Nawet jeśli, Twoja stawka godzinowa jest niższa, to nadal wyjdzie Ci całkiem pokaźna kwota, którą można zminimalizować, a dodatkowo zaoszczędzić czas.

Obejrzyj spotkanie i ogarnij swoje faktury

Damian pokazał konkretnie, jak ogarnąć dokumenty w e-commerce tak, żeby w końcu przestały być bolączką i stały się automatycznym procesem w tle.

Najbardziej przypadły nam do gustu przykłady prawdziwych firm – z nazwami, liczbami, konkretnymi wdrożeniami. Plus mapa drogowa, jak to wszystko ogarnąć krok po kroku.

Jeśli toniesz w fakturach i marzysz o tym, żeby dokumenty same się robiły, to pora zacząć działać. Bo każdy dzień zwłoki to kolejne stracone godziny i pieniądze.

Chcesz poznać wszystkie szczegóły wdrażania automatyzacji? Pełne nagranie tego spotkania czeka w Paczce Girlbosskich razem z dziesiątkami innych materiałów od sprawdzonych ekspertów.

DAMIAN WIZERT – Product Owner – E-Commerce, IFIRMA.  Ekspert w dziedzinie e-commerce i integracji rozwiązań księgowych online z ponad 10-letnim doświadczeniem w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań IT. W IFIRMA kieruje rozwojem narzędzi automatyzujących procesy sprzedażowe i księgowe, wspierając przedsiębiorców w efektywnym zarządzaniu biznesem. Jego projekty przyczyniły się do znaczącej poprawy efektywności operacyjnej, przynosząc wymierne korzyści setkom firm. Regularnie dzieli się praktycznymi poradami dotyczącymi optymalizacji sprzedaży online, inspirując przedsiębiorców do wdrażania nowoczesnych rozwiązań cyfrowych.