Małe zmiany, wielkie rezultaty – poznaj cykl PDCA

Monika Tymowicz 13 maja, 2023

Chcesz przekształcić wyzwania w sukcesy z minimalnym ryzykiem? Odkryj cykl PDCA – potężne narzędzie do skutecznego rozwiązywania problemów i wprowadzania zmian. Poznaj jego etapy, stosuj w życiu osobistym i zawodowym. Zacznij teraz, by osiągać lepsze wyniki bez zbędnego ryzyka.

Cykl PDCA – wprowadzenie

Cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act) to prosty model rozwiązywania problemów oraz wprowadzania i testowania zmian. Mówi się o nim również w kontekście modelu do przeprowadzania eksperymentów i testowania różnego rodzaju rozwiązań. Głównym założeniem jest przetestowanie rozwiązania na małą skalę, a dopiero po pozytywnym efekcie, wdrożenie na szerszą skalę. Oszczędza się czas i pieniądze, ponieważ pozwala na sprawdzenie czy pomysł jest skuteczny, jeszcze przed jego pełnym wdrożeniem.

Cykl PDCA zwany czasem kołem Deminga to opracowany przez Waltera Shewarta (amerykański fizyk, inżynier i statystyk) prosty model rozwiązywania problemów oraz wprowadzania i testowania zmian.

Planuj: Pierwszy krok do sukcesu

P od angielskiego słowa PLAN , a po polsku Planuj/ Zaplanuj.

Zacznij od zdefiniowania jak najdokładniej problemu, zastanów się jak powstał, ustal cele i spisz wszystkie możliwe rozwiązania, które pozwolą ci je osiągnąć. Spisz wszystkie fakty o nim, o ile je posiadasz, jeśli nie to czasem zanim zaczniesz działać dalej warto zatrzymać się i sprawdzić dany problem przez określony czas, aby móc poszukać przyczyny i zastosować jakieś rozwiązanie. Czyli co powinieneś zrobić?

Ustal co dokładnie chcesz rozwiązać, jaki problem, bądź który etap procesu chcesz usprawnić.
Opisz to – zbierz fakty.
Określ kto jest zaangażowany w ten proces/problem, kto może mieć wpływ.
Zdefiniuj przyczyny.
Określ zmiany i rozwiązania oraz jaki to będzie miało wpływ na proces/problem.
Wybierz rozwiązanie.

Wykonaj: Testuj swoje rozwiązania

D od angielskiego słowa DO, a po polsku Wykonaj/ Zrób.
Wybierz te rozwiązania, które będziesz testować w pierwszej kolejności. Jeśli rozwiązujesz problem biznesowy to podczas wyboru powinieneś uwzględnić koszt i prostotę wdrożenia, ponieważ PDCA zakłada rozwiązywanie problemów małymi krokami a nie rewolucjami za miliony monet. W takich problemach biznesowych ważne jest przydzielenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie oraz określenie jej terminu wykonania. Eksperymentując w życiu, również przypisujesz osobę odpowiedzialną, ale zwykle jesteś to Ty sam.

Wprowadź rozwiązanie.
Analizuj co się dzieje i jaki to ma wpływ, ale nie wyciągaj jeszcze wniosków.
Sprawdź: Oceń wyniki

C od angielskiego słowa CHECK, a po polsku Sprawdź.

Oceń, czy zmiany przyniosły oczekiwany rezultat. To jest moment oceny czy powinniśmy przeprowadzić to samo rozwiązanie ponownie, bo wyznaczyliśmy sobie zbyt krótki czas na realizację. Czyli co powinieneś zrobić?

Przeanalizuj wyniki i wyciągnij wnioski.
Oceń czy jesteś zadowolony czy jednak daleki od sukcesu.
Tu zadecyduj testujesz inne rozwiązanie czy utrzymujesz to co wypracowałeś.

Działaj: Ustabilizuj i standaryzuj

A od angielskiego słowa ACT, a po polsku Działaj.
Jeśli zmiany przyniosły oczekiwany efekt – utrzymaj to co wypracowałeś. Następnie rozpisz szczegółowy plan wdrożenia rozwiązania, osoby odpowiedzialne za ten proces oraz terminy realizacji. Jeśli jednak nie jesteś zadowolony z efektów, przeanalizuj co poszło nie tak i zacznij cykl ponownie, od Planuj. Czyli co powinieneś zrobić?

Wdróż działanie w życie – ustabilizuj proces.
Monitoruj i kontroluj.

Nieustanne ulepszanie

Ważne jest, aby się nie poddawać i szukać tego właściwego rozwiązania tak długo, aż osiągniemy założone rezultaty, a nasz problem się rozwiąże. Pamiętaj, że PDCA to nie tylko metoda rozwiązywania problemów, ale także wprowadzania zmian i eksperymentowania.

Przykład: Jak soloprzedsiębiorczyni poprawiła proces umawiania konsultacji – dzięki PDCA

Załóżmy, że prowadzisz jednoosobowy biznes doradczy i coraz częściej słyszysz od klientów, że… trudno się z Tobą umówić. Maile giną, odpowiedzi są z opóźnieniem, a Ty czujesz, że tracisz potencjalnych klientów.
Czas na PDCA:

Planuj (PLAN): Zbierasz informacje. Sprawdzasz swoją skrzynkę – rzeczywiście, wiele osób dopytuje o terminy. Zastanawiasz się nad przyczyną: ręczne odpowiadanie na maile zajmuje Ci za dużo czasu, nie masz jednego miejsca, gdzie klienci mogą się zapisać. Celem: uprościć i przyspieszyć proces umawiania spotkań.
Wykonaj (DO): Postanawiasz przetestować darmowe narzędzie do rezerwacji online – np. Calendly. Konfigurujesz je i wprowadzasz link do zapisów na swoją stronę oraz do stopki maila. Dajesz sobie tydzień na test.
Sprawdź (CHECK): Po tygodniu analizujesz: liczba zapisów wzrosła, klienci chwalą prostotę, Ty oszczędzasz codziennie 20 minut. Pojawiły się też dwie uwagi – jedna osoba nie znalazła terminu, który by jej pasował.
Działaj (ACT): Decydujesz, że zostajesz przy Calendly. Dodajesz więcej godzin dostępności i piszesz krótki tutorial „Jak się umówić” na bloga. Wprowadzasz tę zmianę na stałe – i zyskujesz czas oraz profesjonalny wizerunek.

Wniosek? Nie musisz robić rewolucji, by usprawnić swój solobiznes. Czasem wystarczy mała zmiana, przemyślana według PDCA, żeby zyskać spokój, czas i… więcej klientów.

Podsumowanie

W świecie pełnym niepewności i ciągłych zmian, najskuteczniejsze rozwiązania rzadko są spektakularne. Często to właśnie drobne, przemyślane działania – wdrażane krok po kroku – przynoszą największą transformację. Cykl PDCA nie obiecuje cudów. Nie daje gwarancji natychmiastowego sukcesu. Ale daje coś znacznie cenniejszego: strukturę, spokój i pewność, że każda decyzja ma swoje uzasadnienie.

Zatrzymaj się na chwilę. Spójrz na swoje życie – zawodowe i osobiste. Czy jest w nim obszar, który mógłbyś ulepszyć nie wielką rewolucją, lecz małym eksperymentem? Co by się stało, gdybyś zamiast działać impulsywnie, zaplanował – przetestował – sprawdził – i dopiero wtedy zadziałał na większą skalę? Być może to właśnie ta zmiana sposobu myślenia będzie Twoim największym krokiem naprzód. PDCA to nie metoda dla perfekcjonistów. To metoda dla tych, którzy chcą iść do przodu – mądrze, świadomie i z odwagą, by uczyć się po drodze.