Procedury i procesy krok po kroku – czyli jak ogarnianie ratuje biznesy i Ciebie! – Monika Tymowicz

Kiedy myślimy o rozwoju firmy, zazwyczaj mamy przed oczami nowe produkty, kolejne kampanie marketingowe czy dynamiczne skalowanie działalności. Rzadko kiedy pierwszym skojarzeniem są… procedury. A jednak, jak pokazuje rozmowa Oli Gościniak z Moniką Tymowicz – laureatką konkursu Kursory Roku w kategorii „Debiut Roku” – to właśnie uporządkowanie wewnętrznych procesów może stanowić przełomowy moment w prowadzeniu biznesu.

Procedury to nie biurokracja. To mapa wolności

Już na samym początku rozmowy Monika podkreśla, że procedury nie są biurokratyczną fanaberią, a narzędziem umożliwiającym stabilność i spokój w biznesie. Jak mówi: „Procedury są takim stabilizatorem dla nas i taką bezpieczną przestanią kotwicą, dzięki której możemy zacumować i skupić się na tym, co naprawdę ważne w tym naszym biznesie”.

To dzięki nim przedsiębiorczyni może przejść z trybu wiecznego gaszenia pożarów w tryb świadomego zarządzania firmą, delegowania zadań i – co najważniejsze – skupienia się na rozwoju i zarabianiu. Jak podsumowuje Monika: „Procedury są sexy, bo dają nam wolność”.

Od chaosu do kontroli – droga każdej przedsiębiorczyni

W rozmowie pojawia się też wiele przykładów z życia klientek Moniki – od rękodzielniczki, która wszystkie wzory trzymała w głowie, po właścicielkę sześcioosobowego zespołu, która całkowicie straciła kontrolę nad tym, co dzieje się w jej biznesie. To obrazy znane wielu przedsiębiorczyniom – chaos, przebodźcowanie, poczucie, że „tonę, choć ciągle pracuję”.

Rozwiązaniem jest właśnie systematyczne spisanie procesów i wdrożenie standardów. Co istotne, Monika nie zaczyna swojej pracy od automatyzacji. Zamiast tego, jak sama mówi: „Nie standardizuję chaosu. Najpierw musi być mapa, rozwiązywanie problemów i dopiero standardyzacja, optymalizacja, automatyzacja”.

Procesy są wszędzie – także w życiu prywatnym

Ciekawym wątkiem w rozmowie jest także przenikanie się życia zawodowego i prywatnego. Monika zdradza, że wiele procedur wdrożyła również w domu – od porannej rutyny z córką, po system „koszyczków” zorganizowanych wokół wieczornych aktywności. To pokazuje, że uporządkowanie i struktura mogą wspierać nas na wielu poziomach.

Ola również przyznaje, że dzięki wdrożonym procedurom udało jej się wrócić do bardziej zrównoważonego trybu pracy: „Dzięki temu wróciłam znowu do tych moich czterech, pięciu ukochanych godzin pracy, których się czuję najlepiej po prostu”.

Dlaczego to działa?

Według Moniki wszystko sprowadza się do świadomości procesów, które już wykonujemy – choćby intuicyjnie. „Często pytają: a ja w ogóle mam procesy? I ja wtedy tak siedzę i mówię: OK, wszystko jest procesem”. Kluczowe jest ich zidentyfikowanie, analiza, a dopiero potem spisanie w formie procedur.

Jednym z głównych mitów, które obala Monika, jest przekonanie, że uporządkowanie procesów zabija kreatywność. „Procedury nie zabijają kreatywności. Procedury są tą naszą kotwicą, która pozwala nam właśnie na tę kreatywność”.

Nie tylko dla dużych firm

Co ważne – procedury nie są zarezerwowane dla dużych organizacji z rozbudowanymi zespołami. Wręcz przeciwnie. To narzędzie idealne dla freelancerów, małych firm i twórczyń online, które chcą odzyskać spokój i kontrolę nad swoim czasem. Jak mówi Monika: „Nawet ten freelancer, który chce mieć wolność i swobodę, powinien mieć procedury”.

Nie chodzi też o to, żeby każdą czynność ująć w tabelkę. Chodzi o to, żeby mieć wytyczoną ścieżkę – nawet jeśli wykonujemy ją już automatycznie. Bo jak dodaje Monika: „Im częściej stosujesz procedurę, tym ci łatwiej. Ale czynnik ludzki, błąd ludzki – zawsze będzie”.

Zysk dzięki porządkowi

Jednym z najbardziej obrazowych fragmentów rozmowy jest moment, w którym Ola dzieli się swoją transformacją finansową. Mimo że w tym roku zorganizowała mniejszą konferencję, uzyskała największy w historii zysk – właśnie dzięki redukcji kosztów i usprawnieniu procesów: „Pracowałam 4-5 godzin dziennie. A konferencja była na najwyższym poziomie”.

To najlepszy dowód na to, że wdrożenie procedur to nie strata czasu, ale inwestycja, która realnie przekłada się na wynik finansowy, czas wolny i poczucie bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Procedury to nie sztywna biurokracja – to system, który daje przestrzeń do oddechu, kreatywności i skalowania biznesu. Warto odczarować ten temat i spojrzeć na niego jak na sojusznika w prowadzeniu własnej działalności. Jak mówi Monika Tymowicz: „Procedury są sexy, bo pozwalają zarabiać więcej, pracować mądrzej i mieć czas na życie poza pracą”.

Zatem jeśli czujesz, że tkwisz w chaosie, wiecznie nadrabiasz zaległości, a głowa pełna jest spraw do ogarnięcia – być może to właśnie procedury są tym, czego teraz najbardziej potrzebujesz.