Czy procedury w biznesie to rzeczywiście nuda? – Monika Tymowicz – Podcast #GIRLBOSS112

Na bazie rozmowy Oli Gościniak z Moniką Tymowicz, poruszając temat procedur w biznesie, redakcja Girlbosskie zaprasza do lektury artykułu, który rzuca nowe światło na często niedocenianą rolę procedur. W dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, gdzie kreatywność i innowacyjność stają się kluczem do sukcesu, procedury mogą wydawać się reliktem przeszłości. Jednak jak pokazuje nasze spotkanie, są one fundamentem, który pozwala marzeniom rosnąć na solidnym gruncie.

W trakcie rozmowy odpowiemy na pytania:

• o tym co dają procedury,
• czy są one potrzebne,
• kiedy warto zacząć je tworzyć,
• czy tworzyła od początku wraz z istnieniem Jestem Interaktywna,
• w jakiej formie je tworzy,
• jakie są korzyści teraz przy rozrastaniu się firmy.

Procedury – Niezbędna Nuda czy Sekret Efektywności?

Na wstępie, Ola Gościniak i Monika Tymowicz wprowadzają nas w świat procedur, wyjaśniając, że pomimo powszechnego przekonania, procedury wcale nie muszą być nudne. Wręcz przeciwnie, mogą stanowić źródło inspiracji i klucz do osiągnięcia biznesowej doskonałości.

„Jeśli chodzi o procedury, to uważam, że to jest coś, co jest niesamowitego, bardzo mnie to jara i przewrotnie do tytułu naszego live’a czy procedury w biznesie, to rzeczywiście jest nuda, uważam, że nie.” – Ola Gościniak

Historia Powstania Procedur w Biznesie Oli Gościniak

Dzieląc się swoją historią, Ola pokazuje, jak naturalnie wprowadzała procedury do swojej działalności, zanim jeszcze zdawała sobie sprawę z ich istnienia. Jej podejście, oparte na dyscyplinie i ukierunkowaniu, przekształciło spontaniczne działania w skuteczny system zarządzania projektami.

„Nie znając słowa procedury, robiłam procedury. Po prostu ja nie wiedziałam, że coś takie, procedury w organizacji, wiesz, takie FIMFIRIMFIM to brzmi, nie? Dla wielu osób to może być straszne, a tak naprawdę od samego początku, jeśli ja coś robiłam, co potem okazywało się, że jest powtarzalne, to od razu to spisywałam.” – Ola Gościniak

Zastosowanie Procedur w Praktyce

Monika i Ola dyskutują o praktycznych aspektach wdrażania procedur, podkreślając ich uniwersalność – od organizacji pracy freelancera po zarządzanie dużymi projektami, takimi jak konferencje. Pokazują, jak procedury pozwalają na oszczędność czasu i zasobów, a także na uniknięcie powtarzania błędów.

Procedury a Elastyczność

Rozprawiając o mitycznej sprzeczności między procedurami a elastycznością, nasze ekspertki udowadniają, że dobrze zaprojektowane procedury faktycznie zwiększają przestrzeń na kreatywność, pozwalając na szybkie adaptacje do zmieniających się warunków.

„Procedury mi dają jedną ważną rzecz. Dają mi furtki wyjścia z czegoś. Dla osób, które mają w talentach Gallupa dyscyplinę, ukierunkowanie gdzieś z przodu, a z tyłu właśnie elastyczność nie są w ogóle spontaniczne i tak dalej, to często jest coś takiego, że wiesz, o, nie będę robić z gęby cholewy, jak powiedziałam, tak musi być.” – Ola Gościniak

Narzędzia Wspierające Procedury

Spotkanie przynosi także praktyczne wskazówki dotyczące narzędzi wspierających zarządzanie procedurami, od tradycyjnych zeszytów po nowoczesne aplikacje, takie jak Asana, ułatwiające delegowanie zadań i współpracę zespołową.

Procedury Jako Fundament Rozwoju

Podsumowując, rozmowa z Moniką Tymowicz stanowi przekonujący argument za tym, że procedury są nie tylko koniecznym elementem każdego biznesu, ale również podstawą dla jego rozwoju i innowacyjności. Pokazują, jak właściwe podejście do procedur może zmienić „nudną konieczność” w siłę napędową sukcesu.

Checklista: Jak Skutecznie Wdrożyć Procedury w Twoim Biznesie

1. Rozpoznanie Potrzeb:
   • Zidentyfikuj obszary działalności, które wymagają uporządkowania.
   • Określ cele, które chcesz osiągnąć dzięki wprowadzeniu procedur.
2. Zainspirowanie Się:
   • Poszukaj inspiracji w historiach sukcesu innych przedsiębiorców, którzy skutecznie zastosowali procedury w swoim biznesie.
3. Analiza Istniejących Procesów:
   • Przeanalizuj obecne procesy i zidentyfikuj ich słabe oraz mocne strony.
   • Rozpoznaj powtarzalne zadania, które można uprocedurować.
4. Projektowanie Procedur:
   • Zaczynaj od prostych, klarownych procedur, które nie wymagają zbyt wielu zasobów do wdrożenia.
   • Uwzględnij elastyczność w projektowanych procedurach, aby nie ograniczały one kreatywności i innowacyjności.
5. Wybór Narzędzi:
   • Dobierz narzędzia, które najlepiej wspierają zarządzanie procedurami w Twoim biznesie (np. Asana, zeszyty, Discord).
   • Upewnij się, że wybrane narzędzia są dostosowane do skali i potrzeb Twojej firmy.
6. Wdrażanie Procedur:
   • Zainicjuj proces wdrażania procedur, zaczynając od tych najbardziej krytycznych.
   • Zapewnij szkolenia i wsparcie dla zespołu, aby ułatwić adaptację do nowych procesów.
7. Monitorowanie i Dostosowywanie:
   • Regularnie monitoruj efektywność wdrożonych procedur i ich wpływ na działalność firmy.
   • Bądź gotowy na modyfikacje procedur w odpowiedzi na zmieniające się warunki biznesowe lub otrzymany feedback.
8. Komunikacja i Zaangażowanie Zespołu:
   • Komunikuj cele i korzyści płynące z wprowadzania procedur, aby zbudować zaangażowanie zespołu.
   • Zachęcaj do dzielenia się uwagami i sugestiami dotyczącymi usprawnienia procesów.
9. Dokumentowanie i Archiwizacja:
   • Dokumentuj wszystkie procedury w przystępny sposób, aby były łatwo dostępne dla całego zespołu.
   • Utwórz system archiwizacji, który pozwoli na łatwe odnajdywanie i modyfikowanie procedur.
10. Ocena Skuteczności i Optymalizacja:
    • Systematycznie oceniaj skuteczność wdrożonych procedur i ich wpływ na efektywność pracy.
    • Wprowadzaj optymalizacje i usprawnienia, aby procedury były zawsze aktualne i jak najbardziej efektywne.

Pamiętaj, że procedury w biznesie to nie tylko narzędzie do utrzymania porządku, ale również sposób na zwiększenie efektywności, elastyczności i innowacyjności działania. Regularna ocena i dostosowywanie procedur do aktualnych potrzeb firmy to klucz do sukcesu.

„Ja mam do dziś tak, że po prostu jak nie mam planu, to mi się ciężko działa, ciężko mi się skupić, jak mam wypisane, czym mam się zająć, nawet jeżeli wiadomo, plan mi się wywali, no bo życie jest życiem.” – Monika Tymowicz