Standaryzacja to nie biurokracja, a przewaga – wywiad z Moniką Tymowicz – ekspertką od procesów

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od branży, prędzej czy później staje przed wyzwaniem uporządkowania swojej pracy. Chaos w codziennych zadaniach, powtarzające się problemy i brak czasu na rozwój to bolączki wielu firm. Monika Tymowicz, ekspertka w zakresie standaryzacji i optymalizacji procesów, pomaga właścicielom małych biznesów znaleźć praktyczne rozwiązania, które usprawniają pracę i pozwalają skupić się na tym, co naprawdę ważne. W rozmowie opowiada o swojej drodze zawodowej, najczęstszych błędach przedsiębiorców i skutecznych metodach na zwiększenie efektywności.

Ola Gościniak: Co skłoniło Cię do rozpoczęcia działalności w zakresie optymalizacji procesów biznesowych?

Monika Tymowicz: Przez ponad 10 lat pracowałam w dużych firmach, gdzie standaryzowałam i optymalizowałam procesy. Widziałam na własne oczy, jak dobrze zaprojektowane procedury oszczędzają czas, redukują błędy i poprawiają działanie organizacji.

Przełomem był dla mnie jednak urlop macierzyński. Dołączyłam wtedy do społeczności przedsiębiorczych kobiet i zaczęłam słuchać ich wyzwań. W kółko słyszałam to samo:

• „Mam listę zadań, ale nigdy nie wiem, od czego zacząć.”
• „Wciąż powtarzam te same czynności, które zabierają mi mnóstwo czasu.”
• „Kiedy wracam do przerwanego zadania, muszę zaczynać od początku, bo zapominam, na czym skończyłam.”

I wtedy mnie olśniło. To, co działało w korporacjach, mogło pomóc również solo i mikroprzedsiębiorcom. Problemem nie był brak chęci do porządkowania procesów, ale brak wiedzy i dostępu do narzędzi.

Tak powstał mój biznes – bo uporządkowanie firmy to nie zbędna biurokracja, a klucz do sukcesu i spokoju. I nie myliłam się.

Jakie najczęstsze błędy popełniają przedsiębiorcy w zarządzaniu procesami i procedurami?

Przedsiębiorcy często wpadają w te same pułapki:

• brak jasno określonych procesów – większość ma procedury „w głowie”, ale nigdzie ich nie zapisuje. Efekt? Nowi pracownicy błądzą, a właściciel jest „od wszystkiego”,
• zbyt skomplikowane instrukcje – standaryzacja kojarzy się z opasłymi dokumentami, których… nikt potem nie używa. A procedury powinny być proste i intuicyjne. I serio – mogą być nawet ładne
• brak mierzenia efektów – jeśli nie analizujesz, gdzie tracisz czas i pieniądze, to nie wiesz, co wymaga poprawy. Warto regularnie sprawdzać, które procesy działają, a które wymagają optymalizacji.

Złota zasada? Procesy powinny być jasne, praktyczne i łatwe do wdrożenia.

Możesz opowiedzieć o najbardziej wymagającym projekcie optymalizacji, nad którym pracowałaś?

Jednym z moich najtrudniejszych projektów była szybko rosnąca firma, w której:

• każdy pracował „po swojemu”, brakowało spójności,
• nie było standardów obsługi klienta,
• nowi pracownicy tracili tygodnie na wdrożenie.

Co zrobiliśmy?

• Najpierw analiza, czyli zrozumienie, co działa, a co powoduje chaos.
• Potem stworzenie prostych i czytelnych procedur – żadnych zbędnych PDF-ów na 30 stron.
• Na koniec – wdrożenie narzędzi i automatyzacji, które odciążyły zespół.

Efekt:

• Czas wdrażania nowych pracowników skrócił się o 50%.
• Liczba błędów w realizacji zamówień spadła o 30%.
• Komunikacja z Klientami poprawiła się niemal natychmiast.

To było doświadczenie, które pokazało mi, jak uporządkowanie procesów może zmienić sposób działania firmy, ale wymagało ode mnie sporo nakładu pracy i poświęcenia urlopu wypoczynkowego. Ale nie żałuję, bo wiem, że realnie im pomogłam. 

Jakie korzyści mogą odnieść małe firmy i soloprzedsiębiorcy z wdrożenia standaryzacji procesów?

Więcej czasu – nie marnujesz godzin na powtarzalne zadania, tylko skupiasz się na rozwoju.

Mniej stresu – wiesz, co robić, kiedy i jak, więc nie działasz w ciągłym ogniu pilnych spraw.

Wyższa jakość działań – spójne procesy.

Wielu przedsiębiorców myśli, że standaryzacja to tylko dla korporacji. A prawda jest taka, że to właśnie małe firmy zyskują na niej najwięcej.

Jakie narzędzia lub metody polecasz do efektywnego zarządzania procesami w małych firmach?

Dobra organizacja nie musi być skomplikowana. Klucz to proste narzędzia i przemyślane procesy. Oto, co działa najlepiej:

• procedury – spisz powtarzalne zadania (np. publikowanie postów, obsługa klientów), by unikać chaosu i oszczędzać czas,
• automatyzacja – jeśli coś robisz kilka razy w tygodniu, sprawdź, czy można to uprościć. Zapier, Make łączą aplikacje, a Calendly czy Zencal pozwala automatycznie rezerwować spotkania,
• dobre narzędzia – do organizacji zadań sprawdzą się Trello, Asana, ClickUp, a do przechowywania dokumentów Google Workspace lub Notion,
• planowanie zadań  – lepsza koncentracja i mniej przeskakiwania między zadaniami,
• stała optymalizacja – regularnie sprawdzaj, które procesy działają, a które warto ulepszyć.

Najważniejsze? Dopasuj narzędzia do siebie, a nie siebie do narzędzi. I nie podążaj za modą. Kartka papieru czy analogowy kalendarz w wielu przypadkach również są świetnym rozwiązaniem, a co ważniejsze – skutecznym.

Jakie masz plany na rozwój swojej działalności w najbliższych latach?

Chcę dalej wspierać małe firmy i soloprzedsiębiorców w usprawnianiu ich procesów. Wiele osób wie, że można działać efektywniej, ale nie wie, od czego zacząć – moim celem jest dostarczenie im praktycznych narzędzi i gotowych rozwiązań.

Planuję:

• kilka produktów cyfrowych oraz program grupowy, ale nie będę na razie zdradzać co to będzie,
• większą obecność w mediach społecznościowych, aby edukować i pokazywać, że uporządkowany biznes działa sprawniej,
• rozszerzenie oferty konsultacji i warsztatów, by jeszcze skuteczniej pomagać firmom w organizacji ich pracy.

Mój przekaz jest prosty: uporządkowanie biznesu nie musi być trudne ani czasochłonne. Wystarczy dobra strategia i odpowiednie narzędzia. No i sympatyczna osoba do pomocy.

Jak udaje Ci się łączyć życie zawodowe z prywatnym, zwłaszcza będąc mamą?

Nie będę udawać, że to łatwe. Pracuję na pełen etat, a po pracy jestem sama z dzieckiem przez większość dnia, co oznacza, że czas na rozwój biznesu mam głównie wieczorami. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale nauczyłam się, jak wykorzystać maksymalnie dostępny czas.

• Planuję realistycznie – wiem, że nie zrobię wszystkiego naraz, więc wybieram priorytety.
• Zamiast „upychanych” zadań, mam konkretne godziny na pracę.
• Automatyzuję i deleguję – jeśli coś da się uprościć, to upraszczam.
• Stawiam na jakość, nie ilość – nie tworzę dziesiątek postów w social mediach, ale wybieram te formy działań, które przynoszą największe efekty.
• Daję sobie prawo do odpoczynku – wiem, że jeśli zaniedbam swoje potrzeby, ucierpi na tym zarówno biznes, jak i moje życie prywatne.

Nie da się mieć wszystkiego na raz, ale świadomie wybieram, co jest dla mnie ważne. 

Jakie rady dałabyś osobom, które dopiero zaczynają przygodę z własnym biznesem, jeśli chodzi o organizację pracy?

• Nie rób wszystkiego naraz – skup się na 2-3 kluczowych działaniach.
• Spisz podstawowe procedury – choćby w najprostszej formie, to oszczędzi Ci mnóstwo czasu.
• Automatyzuj, gdzie się da – nie trać czasu na rzeczy, które mogą się „robić same”.
• Daj sobie przestrzeń na testowanie – nie wszystko zadziała od razu, i to jest w porządku.

Dobra organizacja to nie cel sam w sobie, ale narzędzie, które ma Cię wspierać.

Co oznacza dla Ciebie otrzymanie nagrody „Debiut Roku” w konkursie Kursory Roku 2024?

Ta nagroda to dla mnie nie tylko wyróżnienie, ale przede wszystkim potwierdzenie, że warto było zaufać swojej intuicji i pójść własną drogą.

Kiedy zakładałam swoją działalność, wiedziałam, że temat optymalizacji procesów w małych firmach jest ważny, ale nie miałam pewności, czy rynek rzeczywiście go doceni. Otrzymanie nagrody „Debiut Roku” to dla mnie dowód, że moja praca realnie pomaga przedsiębiorcom – a to daje mi ogromną motywację do dalszego działania.

To również sygnał dla małych firm i soloprzedsiębiorców, że uporządkowanie biznesu ma znaczenie i może przynieść im realne korzyści. Chcę, aby standaryzacja i optymalizacja procesów przestały być postrzegane jako zbędna formalność, a stały się naturalnym elementem prowadzenia biznesu – niezależnie od jego wielkości.

Nagroda jest dla mnie również symbolem rozwoju, determinacji i odwagi, by iść własną ścieżką. To nie tylko podsumowanie dotychczasowej pracy, ale także impuls, by rozwijać swoje działania i pomagać jeszcze większej liczbie przedsiębiorców.

Jak ta nagroda wpłynęła na Twój rozwój zawodowy i dalsze plany?

Pokazało mi, że kierunek, który obrałam, ma wartość i że moje działania realnie pomagają innym przedsiębiorcom.

To wyróżnienie sprawiło, że jeszcze odważniej patrzę na rozwój swojego biznesu i pozwoliło mi poukładać w głowie kolejne kroki. Dzięki temu pojawiły się nowe pomysły na przyszłość – zaczęłam zastanawiać się, jak mogę jeszcze skuteczniej wspierać przedsiębiorców w organizacji ich biznesów.

Nagroda nie była celem samym w sobie, ale ważnym momentem, który dał mi motywację do dalszego działania i jeszcze większej wiary w swoją ekspertyzę. Teraz wiem, że chcę rozwijać swoje materiały edukacyjne, tworzyć nowe rozwiązania dla małych firm i soloprzedsiębiorców oraz dzielić się wiedzą w jeszcze bardziej przystępny sposób.

Rozmówczyni wywiadu: Monika Tymowicz

Liderka Lean, Certyfikowany Green Belt Six Sigma

Swoje 9-letnie doświadczenie korporacyjne w standaryzacji i optymalizacji procesów  przekłada na wspieranie małych biznesów, dla których liczy się zarówno klient, rozwój firmy jak i osobista satysfakcja z życia. Otwiera oczy przedsiębiorcom na istniejące w ich firmach procesy. Układa je z nimi i standaryzuje, by ostatecznie udoskonalić.

Autorka książek: „Nowoczesny inżynier. Podstawy inżynierii produkcji” oraz „Metody rozwiązywania problemów biznesowych z przykładami”.

Z wykształcenia magister inżynier zarządzania inżynierskiego. Prywatnie żona i mama.

WWW: www.monikatymowicz.pl

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/monika-tymowicz/

Instagram: https://www.instagram.com/monikatymowicz_pl/