Narzędzia do planowania i organizacji

W głowie kłębi Ci się mnóstwo zadań i nie wiesz, w co ręce włożyć? Oszukujesz samą siebie, że jesteś w stanie zapamiętać je wszystkie, ale gdzieś w środku wiesz, że brakuje Ci systemu organizacji pracy? Twoje biurko pełne jest losowych notatek z “ważnymi sprawami”? Zobacz jakie narzędzia do planowania i organizacji mogą Ci pomóc w zapanowaniu nad chaosem codzienności.

Jak planować, by uniknąć stresu i zachować zdrowy rozsądek?

Zastanów się z czym masz największy problem. Przygotowałam dla Ciebie kilka pytań, które pomogą Ci lepiej zrozumieć swoje problemy.

• Czy większym wyzwaniem dla Ciebie jest ułożenie planu, czy jego realizacja?
• Czy problemem jest rozpisanie zadań, czy znalezienie na nie czasu?
• A może zupełnie nie wiesz jak zamienić pomysł na plan?
• Czym właściwie chcesz zarządzać?
• Jesteś pewna, że potrzebujesz nowych narzędzi?

Te pytania zadaję Ci po to byś zastanowiła się, które aspekty Twojego biznesu wymagają lepszego planowania. No i żebyś nie skończyła z przysłowiową armatą na wróble. Inne rozwiązanie zaproponuję Ci, gdy najwięcej trudności masz z zarządzaniem własnym czasem a zupełnie inne, gdy potrzebujesz zarządzać całą swoją firmą. Przede wszystkim znajdź metodę zgodną z samą sobą, czyli taką, która sprawi, że chętnie będziesz jej używać.

Zarządzanie czasem

Pierwszym krokiem do efektywnego planowania i organizacji jest zadbanie o własny czas i produktywność. Czasem to nie przygotowanie planu, a trzymanie się go sprawia nam największy problem. Co z tego, że plan był dobry, kiedy wcale go nie zrealizowaliśmy? Może i Ty wcale nie masz problemu z ustaleniem zadań tylko z taką organizacją dnia, by je wykonać? W takim razie, zanim zaczniesz wdrażać kolejny system, który i tak nie zadziała, zastanów się jak efektywnie zarządzać swoim czasem.

Są różne techniki zarządzania czasem. Musisz odnaleźć taką, która na Ciebie działa najlepiej. Mnie wystarcza przygotowanie papierowej listy TO-DO, na której co rano wypisuję sobie najważniejsze zadania na dany dzień.

Prawdopodobnie słyszałaś już o technice Pomodoro, która polega na wydzielaniu bloków czasu na zadanie (tzw. pomodoro, najczęściej jest to 25 minut). Po każdym takim bloku należy zrobić 5 minut przerwy, po 4 blokach przerwa powinna być dłuższa. W tym czasie maksymalnie skupiamy się na zadaniu, nad którym pracujemy.

Inną znaną techniką jest GTD (czyli Getting Things Done) polegająca na kategoryzowaniu zadań na podstawie ich ważności oraz pilności. Takie nadawanie priorytetów sprawia, że w pierwszej kolejności zajmujemy się najważniejszymi sprawami.

Narzędzia wspomagające zarządzanie czasem

Metody te możesz stosować zarówno na papierze, jak i elektronicznie. Czy zawsze aplikacja będzie lepsza od notesu? To zależy od Ciebie. Jeśli pracujesz sama, lubisz papier, a planowanie w pięknych notesach sprawia Ci przyjemność, po co z niej rezygnować. Jednak jeśli często masz potrzebę zapisania zadania, polecenia czy uwagi o różnych porach dnia (albo nocy) a notes nie zawsze z Tobą… W takich sytuacjach zdecydowanie lepiej sprawdzi się aplikacja mobilna.

Innym ważnym aspektem jest efektywne zarządzanie kalendarzem. Jeśli Twój biznes wymaga organizacji wielu spotkań, z pewnością wiesz ile wysiłku czasem kosztuje znalezienie dogodnego terminu dla wszystkich uczestników. W tej sytuacji z pomocą przychodzą nam kalendarze. Czemu lista zadań to za mało? Aplikacja kalendarza przypomni Ci o nadchodzącym spotkaniu, mając widok kalendarza nie umówisz kilku spotkań w tym samym czasie. W Kalendarzu przygotujesz maila z linkiem do spotkania. Wiele z aplikacji do zarządzania projektami ma możliwość integracji z kalendarzem np. Kalendarzem Google.

• Todoist – pozwala na organizację zadań i projektów przy zachowaniu prostoty interfejsu.
• Nozbe – aplikacja polskiej firmy, która powstała na podstawie metodologii GTD, bardzo skupia się na zwiększaniu produktywności.
• Any.do – aplikacja łączy funkcjonalność zadań, list oraz kalendarza.
• Pomo.todo – wsparcie w stosowaniu metody Pomodoro.
• Toggl – aplikacja pomaga śledzić czas pracy w zadaniach i projektach.
• GoogleCalendar – Kalendarz od Google.
• Calendly – zarządzanie spotkaniami on-line.

Zarządzanie projektami i zespołami

O bardziej rozbudowanym systemie do zarządzania projektami warto pomyśleć w trzech przypadkach. Zarządzasz nie tylko swoimi zadaniami. Jeśli delegujesz zadania innym osobom zebranie wszystkiego w jednym miejscu zawsze będzie plusem. Będziesz miała nadzór nad zleconymi zadaniami, stopniem ich realizacji a w przypadku pytań lub uwag, wszystko będzie pod ręką.

Współpracujesz z klientami, którym chcesz udostępniać harmonogram prac, możliwość komentowania czy przekazywania informacji bez konieczności wymiany dziesiątek maili i telefonów.
Prowadzisz złożone projekty. Nawet jeśli pracujesz sama, ale Twój biznes to złożone procesy lub projekty. Nie musisz trzymać wszystkiego w głowie (albo w Excelu). Możesz prowadzić swoje projekty w programie.

Narzędzia wspomagające zarządzanie projektami i zespołami

Większość narzędzi do zarządzania projektami ma wiele złożonych funkcji oraz możliwość integracji z różnymi narzędziami. Wiele oferuje darmowy okres próbny lub bezpłatną wersję z pewnymi limitami. Zachęcam Cię do wypróbowania kilku programów przed podjęciem decyzji o zakupie licencji.

• Asana – jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania projektami i zespołami na rynku. Organizuje pracę w tablicach, które mają różne widoki.
• ClickUp – aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami, wspierana sztuczną inteligencją. Oferuje wiele funkcji do planowania i monitorowania pracy.
• Monday – jeszcze jedna aplikacja, która pozwala na zorganizowanie pracy w różnych tablicach i widokach oraz elastyczną konfigurację przepływów.
• Trello – jest to z pozoru proste narzędzie do zarządzania zadaniami w widoku kanban.
• Motion – Konfigurowalna aplikacja zwiększająca produktywność, która pomaga skoncentrować się na zadaniach i osiągać cele (kalendarz, menedżer projektu, menedżer zadań, asystent spotkania).

Centrum dowodzenia – zarządzanie firmą

Przychodzi taki moment, gdy chcemy uporządkować firmę. Zaczynamy definiować procesy, delegujemy coraz więcej zadań. Z czasem nawet szeroko rozumiane zarządzanie projektami to za mało. Myślimy o CRM lub ERP. Z drugiej strony jest chęć “by mieć to wszystko w jednym miejscu. Wiele narzędzi do zarządzania projektami pozwala na zorganizowanie różnych projektów i tablic oraz zależności między nimi. Dzięki czemu możemy je wykorzystać jako CRM czy do obsługi HelpDesku. Na uwagę w tej kwestii zasługuje w mojej ocenie Notion – które pozwala na naprawdę dużą dowolność w organizacji pracy.

Narzędzia wspierające zarządzanie firmą

• Notion – to platforma, która łączy w sobie funkcje tworzenia notatek, zarządzania zadaniami, projektami oraz wiki w jednym elastycznym interfejsie.
• ClickUp – aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami, wspierana sztuczną inteligencją. Oferuje wiele funkcji do planowania i monitorowania pracy.
• wrike – Jest to aplikacja do zarządzania projektami dla dużych zespołów i złożonych projektów.

Ograniczenia narzędzi

Nie masz czasem wrażenia, że biznesowe kręgi ogarnia presja bycia super produktywnym, zorganizowanym i zaplanowanym? Że czasami chęć bycia jeszcze bardziej wydajnym staje się bardzo przytłaczająca? Zapętlamy się w pogoni za jeszcze lepszymi sposobami na optymalizację, za poszukiwaniem narzędzia, które jeszcze lepiej rozwiąże nasz problem. Są jednak pewne kwestie, których nie załatwi za Ciebie żadne narzędzie:

• Właściwe ustalanie priorytetów
• Właściwe delegowanie zadań
• Planowanie dnia i zarządzanie własnym czasem
• Unikanie rozpraszaczy
• Pamiętanie o przerwach

Pamiętaj, że dobór właściwych narzędzi może wprowadzić nieco porządku w tym chaotycznym i dynamicznym biznesowym świecie. Z drugiej strony nie możesz zapomnieć, że nawet najlepsze narzędzie nie uratuje złego projektu, nie zaplanuje go za Ciebie ani nie sprawi, że ludzie sami zaczną z niego korzystać. Próbuj, testuj, znajdź rozwiązanie najlepsze dla siebie.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że udało mi się zwrócić Ci uwagę na kilka najważniejszych aspektów organizacji i planowania. Wybór narzędzia jest ważny, ale nie jest to związek do końca życia, więc nie trać na niego zbyt dużo czasu. Zastanów się spokojnie czego potrzebujesz i znajdź najlepsze dla siebie rozwiązanie. Coś co jest najlepsze dla mnie wcale nie musi być Twoim numerem 1. Jeśli ciągle nie możesz znaleźć odpowiedniego dla siebie narzędzia zawsze możesz do mnie napisać, na pewno coś razem wymyślimy.