Wirtualna Asysta jako sposób na biznes – wywiad z Katarzyną Masztaller

Wirtualna Asysta jako sposób na biznes to coraz popularniejsza ścieżka kariery, która oferuje elastyczność, różnorodność zleceń i możliwość rozwoju w obszarze usług online. Katarzyna Masztaller, doświadczona Wirtualna Asystentka, podjęła tę decyzję w 2020 roku, kiedy pandemia i jej własne potrzeby zawodowe zainspirowały ją do podjęcia pracy zdalnej. Dziś pomaga przedsiębiorcom w budowaniu i zarządzaniu ich obecnością online, oferując szeroki wachlarz usług, takich jak tworzenie treści, grafik, zarządzanie stronami internetowymi i wiele innych. W rozmowie opowiada o tym, jak zaczęła swoją działalność, jak organizuje codzienną pracę, a także dzieli się wskazówkami dla tych, którzy chcą rozpocząć swoją przygodę w roli Wirtualnej Asystentki.

Ola Gościniak: Jak zaczęła się Twoja przygoda z byciem Wirtualną Asystentką? Co zainspirowało Cię do rozpoczęcia tego biznesu?

Katarzyna Masztaller: Moja przygoda z byciem Wirtualną Asystentką zaczęła się kilka lat temu, gdy moja przyjaciółka – Basia Pein (ogarniete.pl) poprosiła mnie o pomoc przy opisach SEO w swoim sklepie internetowym. Był to 2020 rok – pandemia, a ja byłam bezrobotna. Dawno myślałam o pracy zdalnej, ale nie miałam szczęścia w rekrutacjach. A dlaczego myślałam o pracy z domu? Moje starsze dziecko sporo chorowało w żłobku i przedszkolu, więc pracodawcy niechętnie patrzyli na mnie, jako pracownika. Gdy tylko zaczęłam pracę jako Wirtualna Asystentka, to poczułam w końcu, że to jest to. Wirtualna asystentka to rola, która pozwala mi łączyć moje umiejętności zarządzania, organizacji pracy i obsługi klientów, a jednocześnie dawać mi dużą elastyczność.

Jakie umiejętności są kluczowe w pracy Wirtualnej Asystentki i jak je zdobyłaś?

Kluczowe umiejętności to organizacja, komunikacja, umiejętność zarządzania czasem i szybkość reakcji na zmieniające się potrzeby klientów. Oprócz tego, ważna jest znajomość różnych narzędzi online do pracy, takich jak systemy do zarządzania projektami, platformy do tworzenia treści czy komunikatory. Najwięcej dały mi jednak Twoje kursy i e-booki Olu – o tworzeniu i zarządzaniu stron i sklepów internetowych opartych o WordPress i WooCommerce, SEO i inne. To właśnie dzięki tym umiejętnościom zaczęłam zdobywać swoje pierwsze zlecenia, a gdy klient / klientka przekonała się o moich pierwszych umiejętnościach, to potem rozszerzałyśmy współpracę. Ale o tym, to doskonale sama wiesz!

Jak wygląda typowy dzień pracy Wirtualnej Asystentki? Jak organizujesz swoją pracę, aby była efektywna?

Każdy dzień jest trochę inny, zależnie od projektów, nad którymi pracuję. Zaczynam dzień od przeglądu kalendarza i priorytetów – co muszę zrobić, jakie terminy są dzisiaj najważniejsze. Potem staram się skoncentrować na jednym zadaniu na raz, aby uniknąć rozproszenia. Używam swoich narzędzi do zarządzania projektami, żeby mieć wszystko pod kontrolą. Ważne jest także regularne komunikowanie się z klientami i dostosowywanie się do ich potrzeb i bycie po prostu elastycznym, bo tutaj często się zmieniają rzeczy do wykonania.

Jakie usługi oferujesz swoim klientom? W czym specjalizujesz się jako Wirtualna Asystentka?

Oferuję szeroki wachlarz usług, od zarządzania i tworzenia stron i sklepów internetowych po tworzenie grafik i treści na strony czy social media. Zajmuję się także wystawianiem faktur, obsługą klienta swoich klientów. Do moich zadań należy także tworzenie newsletterów i automatyzacji z nim związanych. Ogólnie jestem otwarta na zadania i nie zamykam się w jednej specjalizacji.

Czy masz jakąś historię sukcesu z klientem, którą chciałabyś się podzielić?

Jednym z moich najbardziej satysfakcjonujących doświadczeń była współpraca z moją przyjaciółką, o której już wspomniałam. Cudownie było widzieć jej radość, gdy tylko zmiana opisów SEO spowodowała, że zaczęło spływać więcej zamówień i coraz więcej osób pojawiało się na stronie sklepu.

Co wyróżnia Twoją ofertę na tle innych Wirtualnych Asystentek? Jak dbasz o rozwój swojego biznesu?

Myślę, że wyróżnia mnie podejście indywidualne do każdego klienta i elastyczność w dostosowywaniu usług do ich potrzeb. Jestem również osobą, która stawia na długoterminową współpracę, dbam o to, by klienci czuli się wspierani na każdym etapie współpracy. Regularnie inwestuję w swój rozwój, biorę udział w kursach i szkoleniach, aby dostarczać najlepsze rozwiązania.

Jakie narzędzia i technologie wykorzystujesz na co dzień w pracy? Jak pomagają Ci one w organizacji?

Codziennie korzystam z narzędzi takich jak Google Workspace, WordPress, Canva i planowanie metodą Bullet Journal. Te narzędzia pomagają mi zarządzać zadaniami, komunikować się z klientami i tworzyć materiały wizualne. Są one kluczowe do utrzymania porządku i efektywności w pracy zdalnej.

Jakie są Twoje plany na przyszłość związane z rozwojem kariery Wirtualnej Asystentki? Czy planujesz rozszerzenie swojej działalności?

Oczywiście! Planuję dalszy rozwój moich umiejętności i rozszerzenie usług o dodatkowe obszary – dużo tutaj zależy od potrzeb moich klientów. Bardzo interesuje mnie wykorzystywanie AI w codziennej pracy i każdego dnia czytam coś w tym temacie. Może za jakiś czas zacznę też tworzyć swój zespół, dzięki czemu będę mogła oferować swoim klientom jeszcze więcej.

Jakie rady dałabyś osobom, które dopiero rozważają rozpoczęcie kariery jako Wirtualna Asystentka? Na co powinny zwrócić uwagę?

Moja rada to: nie bójcie się zaczynać, nawet jeśli czujecie się niepewnie. Kluczowe jest ciągłe uczenie się i adaptacja do zmieniających się potrzeb rynku. Pamiętajcie, że najważniejsze to dobrze poznać swoje mocne strony i wykorzystać je w pracy. Wirtualna asystentka to praca pełna wyzwań, ale również bardzo satysfakcjonująca, gdy widzisz, jak pomagasz innym osiągać ich cele.

Rozmówczyni wywiadu: Katarzyna Masztaller

Wirtualna asystentka, przedsiębiorczyni. Od 2020 wspiera przedsiębiorców w rozwoju ich firm. Zajmuje się tworzeniem treści, grafik, harmonogramów, strategii oraz planowaniem contentu. Buduje i zarządza stronami i sklepami internetowymi oraz platformami kursowymi. Współautorka książki „Chcę WWWięcej”. Stawia na ciągły rozwój i poszerzanie kompetencji.

W 2022 roku ukończyła studia podyplomowe Praktyczny Marketing Internetowy w Wyższej Szkole Bankowej. Jest też absolwentką programu „Umiejętności Jutra”, który był organizowany przez Google i SGH w 2022 roku.

Jej dewizą jest: Jeśli czegoś nie umiem, to chętnie się tego nauczę.

Prywatnie uwielbia czytać książki, szydełkować i oglądać seriale. Męża i ojca swoich dzieci poznała w Zespole Tańca Ludowego „Poligrodzianie”. W wieku 18 lat zrobiła prawo jazdy na ciężarówkę i rozwoziła towary po Polsce i Europie Zachodniej.