Jak założyć firmę cateringową? Historia Top Party Box i kulisy branży cateringowej- Rozmowa z założycielkami Pauliną i Dominiką

Założenie firmy często zaczyna się od jednego zdania wypowiedzianego pół żartem, pół serio. W przypadku Pauliny i Dominiki z Top Party Box było to krótkie: „Nie ma takiej firmy w Poznaniu”. Odpowiedź padła równie szybko: „To otwieramy”. Dziś, trzy lata później, mają zespół, obsługują eventy na kilkaset osób i wspominają początki jako intensywną szkołę przedsiębiorczości, cierpliwości i wytrwałości.

Ich historia nie zaczęła się jednak od biznesplanu. Zaczęła się od prywatnych imprez. Dom Pauliny i jej męża zawsze był otwarty na ludzi. Urodziny, parapetówki, spotkania dla 20–30 osób na 40 metrach kwadratowych nie stanowiły wyzwania. Menu było rozpisane co do godziny: o 17 wychodzi pierwsze danie, o 20 wstawiamy kolejne do pieca, zupa podawana o konkretnej porze. Organizowały baby shower, pomagały jako świadkowe, przygotowywały wszystko od A do Z. Catering zamawiany z zewnątrz nie spełniał oczekiwań, więc robiły go same.

Przełom przyszedł, gdy Paulina trafiła na firmę oferującą catering w boxach. Gotowe zestawy, które przyjeżdżają na miejsce, otwierasz pudełka i problem z głowy. Wysłała link Dominice z pytaniem, czy coś takiego istnieje w Poznaniu. Odpowiedź była krótka: nie ma. Decyzja zapadła szybko, choć realne działania zaczęły się kilka miesięcy później. Od wrześniowego pomysłu do styczniowego planowania dały sobie czas, by upewnić się, czy to właściwy kierunek i jak połączyć go z życiem zawodowym, bo obie pracowały na etacie.

Drugi stycznia stał się początkiem konkretów. Notatki, kalendarze, plan działania: sanepid, lokal, formalności. Jeździły do urzędów, dopytywały o szczegóły, chciały, by od pierwszego dnia wszystko było dopięte. Otwarcie nastąpiło pod koniec kwietnia. Wyobrażały sobie, że 1 maja posypią się zamówienia. Zastanawiały się nawet, czy nie wprowadzić limitów na stronie, żeby nie zostać zasypanym. Pierwsze dni przyniosły jednak ciszę. Gratulacje w mediach społecznościowych nie przełożyły się na sprzedaż. Pierwsze zamówienie pojawiło się dopiero około 10 maja.

To zderzenie z rzeczywistością trwało krótko, bo już 1 czerwca realizowały event na 400 osób z okazji Dnia Dziecka. Telefon z agencji eventowej, godzina na decyzję i szybkie „robimy”. Wtedy jeszcze chciały wszystko przygotować samodzielnie, nawet świeżo wyciskane soki w ogromnej ilości. Dopiero w trakcie organizacji zrozumiały, że warto korzystać ze wsparcia zewnętrznych dostawców. Event wspominają jako sukces bez wpadek, choć wymagał ogromnej mobilizacji i pomocy znajomych. Wiele osób wsparło je nie dla pieniędzy, ale z przekonania i sympatii. To doświadczenie pokazało im, że nie ma rzeczy niemożliwych.

Początkowo Top Party Box skupiał się wyłącznie na cateringu w boxach. Z czasem oferta rozwinęła się o pełną obsługę eventów, wizualizacje stołów, naczynia i aranżację. Rynek sam zweryfikował kierunek rozwoju. Klienci, którzy zaczynali od boxów, wracali z większymi projektami. Agencje eventowe zaczęły pytać o kompleksową realizację. Choć na początku obawiały się większych wydarzeń, zostały w nie niejako wepchnięte przez potrzeby klientów.

Praca w gastronomii szybko pokazała swoją wymagającą stronę. Największym wyzwaniem okazał się czas. Zdarzały się sytuacje, gdy nie spały 48 godzin. Pracowały od trzeciej nad ranem, potem osiem godzin etatu, a wieczorem znów przygotowania do kolejnego dnia. Przez pierwszy rok nie uwzględniały w wycenach własnego czasu pracy. Liczyły koszt produktów i marżę, zapominając, że ich godziny mają wartość. Dopiero po czasie zrozumiały, jak ważne jest kalkulowanie realnych kosztów, także tych niewidocznych.

W grudniu pierwszego roku, przy realizacji ponad tysiąca miniboksów w kilka dni, dołączyły pierwsze osoby do zespołu. Dziś na kuchni pracuje siedem osób, jest stały kierowca i wsparcie w razie potrzeby. Zespół stał się fundamentem firmy. Elastyczność działa w obie strony. Czasem ktoś przychodzi na piątą rano, czasem zostaje do osiemnastej. Wymaga to wzajemnego zaufania i kultury pracy.

Istotnym elementem działalności są wykluczenia dietetyczne. Coraz częściej pojawiają się zapytania o menu bez glutenu, bez laktozy, wegańskie czy keto. Początkowo każdą taką ofertę tworzyły od zera. Dziś wprowadziły gotowe boxy dopasowane do różnych potrzeb, by ułatwić klientom wybór i skrócić proces decyzyjny. Jednocześnie podkreślają, że komunikacja z klientem jest kluczowa, szczególnie w kwestii budżetu. Wiedza o tym, ile dana firma chce przeznaczyć na event, pozwala dopasować ofertę bez zbędnych rund wycen.

Zdarzały się sytuacje, gdy budżet był nierealny w stosunku do oczekiwań. Wtedy tłumaczyły wprost, ile realnie kosztuje przygotowanie jedzenia dla określonej liczby osób. Co ciekawe, klienci często po takiej rozmowie zwiększali budżet, rozumiejąc skalę przedsięwzięcia. Uczą się też asertywności i segmentowania odpowiedzialności w firmie. Przyjaźń była fundamentem ich relacji, ale z czasem musiały nauczyć się rozliczać i wymagać od siebie jak biznesowe partnerki.

Trzy lata działalności przyniosły rebranding, nową stronę internetową, intuicyjniejszą ofertę z bestsellerami wyróżnionymi w każdej kategorii. Wprowadzają zmiany, analizują doświadczenia i wyciągają wnioski. Pasja do gotowania wciąż jest obecna, ale towarzyszy jej coraz więcej zarządzania, strategii i planowania.

Na pytanie o radę dla osób wchodzących do branży cateringowej odpowiadają jednym tchem: cierpliwość, wytrwałość, odwaga i ogrom pracowitości. I jeszcze jedno, bardzo praktyczne przypomnienie: jeśli zakładasz firmę cateringową, pamiętaj, żeby czasem coś zjeść. One same w pierwszych miesiącach potrafiły pracować całe dni bez posiłku, bo były tak skupione na realizacji zamówień.

Historia Top Party Box pokazuje, że biznes rzadko wygląda jak w instagramowej wersji. To godziny pracy, trudne decyzje, nauka na błędach i nieustanne dostosowywanie się do rynku. Ale to też satysfakcja z budowania czegoś własnego, wspólnie, krok po kroku.