GPSR w e-commerce – wszystko, co musisz wiedzieć sprzedając online

Przedsiębiorców sprzedających we własnych sklepach internetowych oraz na platformach marketplace (takich jak Amazon, Allegro, eBay) czekają duże zmiany prawne od grudnia 2024 r. To wtedy wchodzi w życie rozporządzenie GPSR nr 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów , które zastąpi dotychczasową dyrektywę o ogólnym bezpieczeństwie produktów (2001/95/WE). Nadrzędnym celem rozporządzenia jest zapewnienie bezpieczeństwa produktów udostępnianych konsumentom na rynku Unii Europejskiej.

Przepisy wpłyną w szczególności na działalność w sektorze e-commerce. Nowe przepisy obejmują wszystkie etapy cyklu życia produktu – od produkcji, przez import i dystrybucję, po sprzedaż detaliczną. Co istotne, regulacje będą dotyczyć produktów zarówno nowych, jak i używanych, pozwrotowych czy odnowionych. Dodatkowo na platformach typu marketplace, takich jak Amazon, Allegro czy eBay, sprzedający będą musieli dostosować swoją działalność także do nowych wymagań stawianych przez same marketplace (na podstawie przepisów GPSR), aby uniknąć ryzyka sankcji, których wysokość może sięgnąć nawet 1 miliona złotych.

W artykule wyjaśnię, jakie obowiązki nakłada GPSR na sprzedawców w e-commerce.

1. Zmiany w ofertach sprzedaży na odległość

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca sprzedaje we własnym sklepie internetowym czy za pośrednictwem marketplace, będzie zobowiązany dodać do wszystkich ogłoszeń w sposób jasny i widoczny dodatkowe informacje o producencie i produkcie.

Oznacza to, że każdy produkt wprowadzony na rynek po 13.12.2024 r. musi zawierać następujące dodatkowe informacje:

imię i nazwisko lub nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy producenta oraz adres pocztowy i elektroniczny, pod którym można się z nim skontaktować;
w przypadku gdy producent nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Unii Europejskiej – imię i nazwisko lub nazwę, adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej;
informacje umożliwiające identyfikację produktu, w tym jego obraz, rodzaj, a także inne identyfikatory produktu; oraz
wszelkie ostrzeżenia lub informacje na temat bezpieczeństwa, które powinny być umieszczone na lub opakowaniu, lub zawarte w dołączonym dokumencie towarzyszącym zgodnie z niniejszym rozporządzeniem lub mającym zastosowanie unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym, w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, w którym produkt jest udostępniany na rynku.

Największe wyzwania, z jakimi w praktyce mierzą się sprzedawcy w e-commerce, to aktualizacja instrukcji do produktów, tak aby zawierały możliwie szeroką listę ostrzeżeń i informacji na temat bezpieczeństwa, a następnie przetłumaczenie ich na języki wszystkich krajów, w których produkty te udostępniane są konsumentom. Przy sprzedaży produktów używanych, zdekompletowanych czy pozwrotowych, dodatkowo mogą pojawiać się trudności z ustaleniem danych producenta albo wynikające z braku instrukcji z powodu np. usuniętych metek z odzieży czy braku oryginalnego opakowania.

Oceniam to na podstawie doświadczenia zespołu Kancelarii MDL we wdrażaniu GPSR u przedsiębiorców. Od września, czyli od ponad trzech miesięcy, wspieramy biznesy w dostosowaniu się do nowych obowiązków. Współpracowaliśmy zarówno z Klientami, którzy zlecali nam pełne wdrożenie, jak i jego elementy lub jedynie chcieli skonsultować poszczególne przepisy i ich zastosowanie w konkretnym stanie faktycznym. Widzimy więc, z jakimi przychodzą pytaniami i które obowiązki wzbudzają największe wątpliwości.

2. Obowiązki sprzedającego przed dodaniem ogłoszenia sprzedaży na odległość

Obowiązki sprzedającego przed dodaniem ogłoszenia sprzedaży będą uzależnione od tego, jaką rolę pełni w rozumieniu GPSR (producenta, importera czy dystrybutora). O tym, jak ustalić rolę, pisałam w poprzedniej publikacji, w której również w skrócie przedstawiłam obowiązki poszczególnych podmiotów:

„Wyjaśnię to na przykładzie. Produkując produkt A i sprzedając pod swoją marką, będzie producentem, niezależnie od tego, czy produkuje samodzielnie, czy zleca to innej fabryce. Kupując produkt B od producenta spoza Unii i sprzedając pod jego marką, będzie importerem. Kupując produkt C od producenta z UE i sprzedając pod jego marką, będzie dystrybutorem”. (źródło)

„Producent jest zobowiązany do podania wszystkich danych i informacji. Importer ma sprawdzić, czy producent podał wymagane dane oraz uzupełnić je o własne dane. Każdy kolejny dystrybutor musi sprawdzić, czy wszystkie dane i informacje (producenta i importera) zostały podane. W przypadku ich braku, zobowiązany jest do zwrócenia się o ich uzupełnienie”. (źródło)

Ponadto sprzedający (niezależnie od pełnionej roli) musi dbać o warunki przechowywania i transportu produktu, w czasie gdy ponosi za niego odpowiedzialność. Od strony prawnej zalecamy tutaj aneksowanie umów z podmiotami odpowiedzialnymi za transport i magazynowanie o obowiązki związane z GPSR.

3. Co zrobić, jeśli udostępniony do obrotu produkt okaże się niebezpieczny?

Jeśli wprowadzono do obrotu produkt niebezpieczny, to należy o tym zawiadomić wszystkie wcześniejsze podmioty w łańcuchu dostaw, zapewnić poinformowanie o tym konsumentów, organy nadzoru rynku za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway oraz podjąć działania naprawcze.

W związku z tym obowiązkiem GPSR nakazuje przygotowanie się platform handlowych i sklepów internetowych do wydawania ostrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa. Sprzedający i/lub platformy handlowe muszą zadbać o to, żeby można było zidentyfikować wszystkich konsumentów, których dotyczy ostrzeżenie dotyczące bezpieczeństwa, oraz poinformować ich bezpośrednio i bez zbędnej zwłoki o ostrzeżeniu. Mogą wykorzystać do tego dane, które już posiadają.

W tym miejscu nakładają się na przedsiębiorcę obowiązki wynikające z RODO i GPSR. Przepisy GPSR pozwalają wykorzystać posiadane dane do wydawania ostrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa. Wciąż jednak obowiązują przepisy RODO, zgodnie z którymi należy poinformować wcześniej konsumentów, że ich dane mogą zostać wykorzystane w takim celu. Wdrożenie GPSR może więc skutkować koniecznością aktualizacji dokumentacji RODO (Polityki prywatności lub klauzul informacyjnych). Warto o tym pamiętać, żeby dbając o zgodność z jednym rozporządzeniem, nie naruszyć innego.

4. Jakie obowiązki mają platformy handlowe typu marketplace?

Lista obowiązków własnych dostawców internetowych platform handlowych jest wyjątkowo długa. Poniżej przedstawiamy te, które mają istotne znaczenie dla sprzedających na tych platformach:

zaprojektowanie interfejsu online w taki sposób, aby umożliwić przedsiębiorcom oferującym produkt podanie wymaganych informacji w odniesieniu do każdego oferowanego produktu oraz zapewnienie wyświetlania tych informacji lub udostępnianie ich konsumentom w inny łatwy sposób w ofercie produktu wystawionego na sprzedaż;
zapewnienie, że najpóźniej w ciągu 2 dni od otrzymania nakazu od organu nadzoru usuną określone treści ze swojego interfejsu online, uniemożliwiając dostęp do nich lub wyświetlą wyraźne ostrzeżenie;
bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania zawiadomienia, rozpatrzenie zawiadomienia dotyczące bezpieczeństwa produktów oferowanych do sprzedaży online za pośrednictwem ich usług.
zawieszenie, w rozsądnym terminie i po uprzednim ostrzeżeniu, świadczenie swoich usług przedsiębiorcom, którzy często oferują produkty niezgodne z rozporządzeniem.

Jak przygotować się na zmiany?

Wdrażanie przepisów GPSR może być wyzwaniem, szczególnie dla przedsiębiorców działających na wielu rynkach lub platformach sprzedażowych jednocześnie. Przygotowałam więc krótką listę, która pomoże Ci wstępnie ustalić, jak zadbać o zgodność działalność z GPSR.

Ustal listę platform handlowych, sklepów internetowych i krajów, w których sprzedajesz produkty.
Sprawdź, czy platformy handlowe przygotowały już zmiany w interfejsie i instrukcje dotyczące wprowadzania danych wymaganych przez GPSR.
Zrób audyt swoich aktualnych ogłoszeń pod kątem zgodności z GPSR.
Zrób audyt produktów, które sprzedajesz pod kątem zgodności z GPSR.
Zadbaj o kompletność informacji przekazywanych wraz z produktem i ogłoszeniem w językach krajów, w których sprzedajesz produkty.
Upewnij się, że spełniasz wszystkie pozostałe obowiązki, m.in. jesteś gotowy na wydawanie ostrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa.
Zadbaj o aneksowanie umów z podmiotami transportującymi i magazynującymi, aby mieć pewność, że wdrożą przepisy GPSR.

Najważniejsze jest to, aby Twój biznes był gotowy na GPSR 13.12.2024 r.

Podsumowując

Rozporządzenie GPSR nr 2023/988 ma stanowić istotny krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa produktów dostępnych na rynku Unii Europejskiej. Nowe przepisy stawiają wysokie wymagania przedsiębiorcom, zwłaszcza działającym w sektorze e-commerce. Choć wprowadzenie zmian wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, ich właściwe wdrożenie pozwala uniknąć sankcji, budując przy tym zaufanie konsumentów dzięki większej transparentności.

W obliczu nadchodzących zmian kluczowe jest podjęcie odpowiednich działań już teraz, aby sprostać nowej rzeczywistości prawnej od 13 grudnia 2024 r. Od tego dnia wymagane będzie posiadanie pełnej obowiązkowej dokumentacji. Czasu pozostało więc niewiele.

Zachęcamy do monitorowania planowanych zmian prawnych tak, aby zawsze być na bieżąco.