KSeF – czy księgowa „ogarnie to za mnie”? Co naprawdę musi zrobić przedsiębiorca

Krajowy System e-Faktur budzi emocje. Dla jednych to kolejny obowiązek narzucony przez państwo, dla innych realne uproszczenie codziennej pracy. Wokół KSeF narosło też jedno bardzo popularne przekonanie: „od tego jest księgowa”. W praktyce jednak system zmienia sposób działania zarówno biur rachunkowych, jak i samych przedsiębiorców. I bez aktywnego udziału właściciela firmy ten proces po prostu się nie wydarzy.

Pierwsza i najważniejsza rzecz: księgowa będzie wsparciem, ale nie przejmie za przedsiębiorcę wszystkiego. Odpowiada za rozliczenia, deklaracje, terminowe wysyłki JPK czy wyliczenie podatku. Natomiast to przedsiębiorca najczęściej wystawia faktury, bo to on wie, kiedy wykonał usługę, czy dostawa została zrealizowana i czy dokument odzwierciedla stan faktyczny. Nawet jeśli biuro rachunkowe przejmie techniczne wystawianie faktur, odpowiedzialność za ich poprawność merytoryczną pozostaje po stronie właściciela firmy.

W praktyce KSeF wymusza większą współpracę między przedsiębiorcą a księgową. Pojawia się konieczność ustalenia, kto za co odpowiada. Kto pobiera faktury z systemu? Kto decyduje, które wydatki są kosztem? Co w sytuacji, gdy w systemie pojawi się faktura wystawiona omyłkowo na naszą firmę? KSeF nie weryfikuje sensowności dokumentu – sprawdza jedynie zgodność ze schematem. Jeśli ktoś pomyli NIP i wyśle fakturę nie do tego podmiotu, system ją przyjmie. To przedsiębiorca i jego księgowa muszą ocenić, czy dokument rzeczywiście dotyczy działalności.

To pokazuje, że temat nie jest „tylko księgowy”. Przedsiębiorca musi uczestniczyć w procesie, przeglądać dokumenty i potwierdzać ich zasadność. Bez tego łatwo o błędy w rozliczeniach.

Od strony technicznej pierwszym krokiem jest uwierzytelnienie się w KSeF. W przypadku jednoosobowej działalności wystarczy profil zaufany, bankowość elektroniczna lub aplikacja mObywatel. Nie ma potrzeby kupowania płatnego podpisu kwalifikowanego. Po zalogowaniu można wygenerować narzędzia do integracji z programem do fakturowania – token lub certyfikat. W praktyce bezpieczniejszym rozwiązaniem są certyfikaty, ponieważ umożliwiają działanie w trybie offline i nie mają ograniczenia czasowego jak token, który wygasa z końcem 2026 roku.

Wiele programów księgowych i do fakturowania uprościło ten proces do minimum. Wystarczy pobrać plik z żądaniem certyfikatu, podpisać go profilem zaufanym i wgrać z powrotem do systemu. To wszystko. Po tej operacji możliwe jest zarówno wysyłanie faktur do KSeF, jak i pobieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów.

Warto podkreślić, że w 2026 roku obowiązuje okres bez kar za brak korzystania z KSeF. To jednak nie oznacza, że można temat całkowicie zignorować. Już teraz w plikach JPK_V7 pojawia się oznaczenie, czy faktura została wystawiona w KSeF. Jeśli księgowa nie otrzyma informacji, jak dana faktura została wystawiona, może dojść do błędów w deklaracji. Odpowiedzialność za rzetelność danych spoczywa ostatecznie na przedsiębiorcy.

Pojawia się też pytanie, co w sytuacji awarii systemu. Ministerstwo Finansów przewidziało tryb offline. W przypadku niedostępności KSeF fakturę można wystawić i przekazać kontrahentowi, a do systemu przesłać ją później, gdy zostanie przywrócone działanie. Warunkiem jest jednak korzystanie z odpowiednich certyfikatów. Token takiej możliwości nie daje.

KSeF zmienia również sposób korygowania dokumentów. Jeśli faktura trafiła do systemu, nie można jej już „cofnąć”. Korekta jest możliwa wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej. Co więcej, od lutego nie funkcjonują już noty korygujące po stronie nabywcy. To sprzedawca będzie musiał wystawić korektę nawet przy drobnych błędach w danych. W praktyce oznacza to większą wagę przywiązywaną do poprawności danych już na etapie wystawiania dokumentu.

Częstą obawą przedsiębiorców jest pytanie: czy KSeF to ułatwienie, czy kolejne utrudnienie? Odpowiedź zależy od perspektywy. Początkowo pojawia się chaos i stres, zwłaszcza przy zmianie przyzwyczajeń. Jednak centralne repozytorium faktur oznacza koniec przeszukiwania maili, segregatorów czy paneli różnych dostawców usług. Wszystkie krajowe faktury sprzedażowe i zakupowe znajdują się w jednym miejscu. Dla wielu firm to realna oszczędność czasu.

System nie uniemożliwia też zmiany biura rachunkowego czy programu do fakturowania. Certyfikaty są przypisane do osoby fizycznej, a nie do konkretnego programu. Można korzystać równolegle z kilku systemów, wgrywając do nich ten sam certyfikat. To ułatwia migrację i zwiększa elastyczność.

Czy księgowa jest gotowa na KSeF? Najprostszym sposobem weryfikacji jest rozmowa. Warto zapytać: kto pobiera faktury, kto je wysyła, czy konieczne jest dodatkowe upoważnienie w systemie, czy zmieni się zakres umowy. Upoważnienia w KSeF nadaje wyłącznie przedsiębiorca – księgowa nie może zrobić tego sama. Certyfikaty są danymi wrażliwymi i nie powinny być przekazywane osobom trzecim. Każda strona działa na swoim certyfikacie, a dostęp do danych regulują uprawnienia.

KSeF obejmuje również działalność nierejestrowaną w określonych przypadkach – zwłaszcza gdy wystawiane są faktury dla firm i przekraczane są określone limity. W praktyce jednak większość drobnych działalności nierejestrowanych może pozostać poza systemem do momentu przekroczenia progów ustawowych.

Najważniejsza konkluzja jest prosta: nie warto czekać do ostatniej chwili. Okres przejściowy to czas na testy, naukę i oswojenie się z systemem. Gdy obowiązek stanie się powszechny, stres będzie większy, a przestrzeń na błędy – mniejsza.

KSeF nie jest już przyszłością. To teraźniejszość, która wymaga zaangażowania obu stron – przedsiębiorcy i księgowej. Im szybciej rozpoczniemy współpracę i ustalimy zasady, tym spokojniej przejdziemy przez proces wdrożenia.

Rozmawiamy o:

• Czy w kontekście KSeF przedsiębiorca może realnie powiedzieć: „to sprawa księgowej”?
• Za co formalnie odpowiada księgowa, a za co zawsze odpowiada właściciel firmy?
• Czy biura rachunkowe przejmują pełną obsługę KSeF, czy to zależy od umowy?
• Jakie obowiązki techniczne spoczywają po stronie przedsiębiorcy?
• Czy przedsiębiorca musi sam nadać uprawnienia w KSeF i jak to wygląda w praktyce?
• Co się stanie, jeśli faktura nie trafi do KSeF – kto ponosi konsekwencje?
• Czy system księgowy w firmie musi być dostosowany przez właściciela, czy robi to biuro rachunkowe?
• Jak wygląda odpowiedzialność w razie błędów – kara dla firmy czy dla księgowej?
• Jak przedsiębiorca powinien zabezpieczyć się umownie przy współpracy z biurem rachunkowym?
• Jak sprawdzić, czy moja księgowa faktycznie jest gotowa na KSeF? Jakie pytania jej zadać?

Joanna Łuksza: Zastępca Kierownika BOK w IFIRMA Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu z ponad 10-letnim doświadczeniem w IFIRMA. Ekspertka w podatkach i księgowości, łączy wiedzę z pracy w urzędzie skarbowym i jako księgowa. Specjalizuje się w przekładaniu skomplikowanego języka prawnego na praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców. Ceniona za umiejętność prowadzenia szkoleń i bezpośredni kontakt z klientami, który motywuje ją do ciągłego rozwoju. Pasjonatka poszukiwania najprostszych rozwiązań nawet dla najbardziej złożonych wyzwań księgowych.