Jak uniknąć bankructwa, czyli słów kilka o zarządzaniu płynnością finansową

Gdyby ktoś zapytał mnie o wskazanie jednego, najważniejszego terminu związanego z firmowymi finansami, bez wahania wskazałabym na płynność finansową. Firma może być bowiem niesamowicie rentowna i przynosząca wielkie zyski, ale bez płynności po prostu na rynku nie przetrwa, bo zbankrutuje. Jak uniknąć bankructwa, czyli słów kilka o zarządzaniu płynnością finansową.

Czym jest płynność i jakie są skutki złego zarządzania płynnością

Czym zatem jest płynność? Mam nadzieję, że skoro prowadzisz swoją firmę już to wiesz, ale posłużę się definicją. Płynność finansowa jest zdolnością do konwertowania aktywów firmowych w gotówkę i z drugiej strony do spłacania bieżących zobowiązań wobec urzędów, banków, partnerów biznesowych czy pracowników.

Złe zarządzanie płynnością lub co gorsza jego brak może spowodować, że zbyt późno zdamy sobie sprawę z konsekwencji pewnych zdarzeń i decyzji biznesowych, a przez to nie będziemy mieć czasu na odpowiednią reakcję. Firma może wpaść w kaskadę problemów, z której trudno się wydostać: zaniedbywanie terminów płatności i narastające długi doprowadzą do utraty zaufania w oczach partnerów biznesowych, pracowników, banków. Dostawcy nie będą oferować nam już odroczonych terminów płatności, a dostawy będą realizować tylko po przedpłacie. Pracownicy będą czuć się niepewnie w swoim miejscu pracy, ich motywacja prawdopodobnie spadnie, będą szukać alternatywnych możliwości na rynku pracy.

Brak środków i dostaw spowoduje, że możliwości sprzedaży będą mocno ograniczone, co jeszcze bardziej pogłębi problemy. Z takiej sytuacji naprawdę ciężko jest wyjść z tarczą bez znalezienia dodatkowego finansowania. Jeśli nie masz swojej własnej poduszki finansowej możesz szukać inwestora lub iść do banku, jednak z wynikami, jakie możesz w takim momencie zaprezentować, szanse na pozytywną decyzję są bardzo niewielkie.

Znaczenie regularnego monitorowania przepływów pieniężnych

Regularna analiza przepływów finansowych jest kluczowa do utrzymania płynności finansowej. Aby to zrobić, musisz regularnie śledzić wpływy i wydatki. Najlepiej zrobić to tworząc w Excelu plik do prognozowania płynności, w którym będziesz rejestrować wszystkie faktury (zarówno sprzedażowe jak i kosztowe) i inne wydatki (takie jak pensje, podatki, spłaty kredytów) wraz z terminami płatności. Dla należności, których termin płatności już minął musisz przyjąć jakieś założenia – oszacuj REALNY termin otrzymania zapłaty.

Jeśli to Twoja firma ma przeterminowane faktury do opłacenia, zastanów się, kiedy będziesz w stanie je opłacić. Dodaj też wszystkie płatności, do których nie masz faktur, ale wiesz, że będą miały miejsce, bo np. co miesiąc otrzymujesz fakturę za najem lokalu czy prowadzenie księgowości. Dzięki zgromadzeniu wszystkich informacji w jednym miejscu, możesz dzień po dniu śledzić przepływy. Dodając do pliku informację o aktualnym stanie środków na koncie (i ewentualnymi środkami dostępnymi w kredycie obrotowym) możesz też śledzić, czy jesteś „nad” czy „pod” kreską. Dzięki temu możesz reagować z wyprzedzeniem poprzez dostosowanie strategii sprzedaży, negocjacje z dostawcami, czy cięcie kosztów.

Optymalizacja cyklu konwersji gotówki – by pieniądze wracały do firmy szybciej

Zarządzanie należnościami, zobowiązaniami i zapasami łączy się ze sobą i pozwala obliczyć cykl konwersji gotówki. Cykl ten oznacza, ile czasu minie odkąd wydasz pieniądze do momentu, kiedy te pieniądze do Twojej firmy wrócą. Innymi słowy, żeby zrobić klientowi meble biurowe na wymiar, musisz kupić płyty meblowe, wkręty, śrubki, kleje, zawiasy, automaty do szuflad i inne. Za zakupy dostajesz fakturę, którą musisz opłacić. Następnie robisz meble, montujesz, wystawiasz fakturę. Kiedy klient fakturę opłaci, pieniądze wracają do Ciebie. Czas, jaki upłynie między Twoim przelewem do dostawcy a otrzymaniem pieniędzy od klienta jest właśnie cyklem konwersji gotówki.

Cykl ten można więc skrócić odpowiednio zarządzając należnościami i zobowiązaniami. W zakresie zarządzanie należnościami – monitoruj co miesiąc poziom należności, poziom należności przeterminowanych, poziom należności każdego klienta. Zdecyduj, jakie maksymalnie limity dla należności z odroczonym terminem płatności chcesz oferować – na przykład 50 tysięcy na klienta, każde zamówienie powyżej tej kwoty musi zostać opłacone z góry.

Nie oferuj odroczonych terminów klientom, którzy notorycznie terminy płatności przekraczają. Wprowadź procedury związane ze ściąganiem należności – przypominaj, że termin się zbliża, że minął, dzwoń z prośbą o uregulowanie należności. Odpowiednie zarządzanie zobowiązaniami obejmuje negocjacje terminów płatności, negocjacje warunków cenowych, utrzymanie dobrych relacji zaufania, dbanie o terminowe regulowanie zobowiązań, a jeśli nie jest to możliwe, wspólne wypracowanie rozwiązania, które będzie akceptowalne dla obu stron.

Jak uniknąć bankructwa?

Aby nie wpędzić firmy w finansowe kłopoty ważna jest regularna analiza przepływów finansowych, która pozwoli na zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń i podjęcie działań minimalizujących ich negatywny wpływ. Zgromadzenie poduszki finansowej, która pozwoli przetrwać trudne momenty jest również istotna. Nieustanna praca nad skracaniem cyklu konwersji gotówki bardzo pozytywnie wpłynie na przepływy i płynność. Ważna jest też znajomość kosztów, pozwalająca na utrzymanie rentowności na odpowiednim poziomie, ale to już temat na kolejny artykuł.