Gdzie uciekają pieniądze w firmie i jak temu zapobiec?

Ola Gościniak – Mentoring Call – Paczka Girlbosskich

Gdzie uciekają pieniądze w firmie i jak temu zapobiec?

Zapraszamy na inspirujące spotkanie mentoringowe z Olą Gościniak w ramach Paczki Girlbosskich! Temat, który Ola wzięła pod lupę to ucieczka pieniędzy z firmy i skuteczne sposoby na ograniczenie zbędnych wydatków. Od opłat bankowych, przez subskrypcje, aż po koszty magazynowania – krok po kroku pokażemy, jak identyfikować ukryte koszty i zoptymalizować finanse, by Twój biznes działał efektywniej i zyskał więcej przestrzeni na rozwój!

1. Wyszukiwanie ukrytych kosztów

Ukryte koszty mogą pojawiać się w różnych obszarach działalności firmy, często pozostając niezauważone. Zidentyfikowanie ich pomoże zwiększyć kontrolę nad wydatkami i odkryć potencjalne oszczędności. Poznaj obszary, na które warto zwrócić uwagę:

• Opłaty bankowe i prowizje:
  • Wiele firm płaci dodatkowe, często nieuświadomione opłaty za przelewy zagraniczne, wypłaty z bankomatów czy różne prowizje bankowe. Warto przeanalizować rachunki i negocjować stawki lub przenieść konto firmowe do banku, który oferuje niższe koszty operacyjne.
• Subskrypcje i oprogramowanie:
  • Często firmy mają aktywne subskrypcje na różne narzędzia, które nie są w pełni wykorzystywane. Przykład: płacenie za pełną licencję oprogramowania do projektowania, gdy pracownicy korzystają jedynie z podstawowych funkcji. Regularne przeglądanie listy subskrypcji i analizowanie faktycznego użycia może ujawnić oszczędności.
• Koszty magazynowania i utrzymania zapasów:
  • Jeśli Twoja firma przechowuje towary w magazynie, warto zwrócić uwagę na koszty związane z nadmiernym zapasem, który zalega i zajmuje miejsce. Przykład: zamawianie towarów sezonowych na zapas, które pozostają nieużywane po sezonie i generują koszty utrzymania.
• Koszty związane z administracją i papierologią:
  • Przykładem mogą być koszty papieru, tuszu i czasu pracowników, którzy poświęcają godziny na ręczną dokumentację, gdy wiele procesów można zdigitalizować, zmniejszając wydatki na materiały biurowe.
• Opłaty za energię i media:
  • Przeanalizowanie zużycia energii może ujawnić koszty wynikające z niepotrzebnie włączonych urządzeń po godzinach pracy. Inwestycja w energooszczędne oświetlenie lub urządzenia może znacząco obniżyć rachunki.

• Nieefektywne wykorzystanie zasobów IT:
  • Wiele firm płaci za nadmiarowe licencje oprogramowania czy usługi chmurowe, które są niedostatecznie wykorzystywane. Przykład: wykupienie pełnego pakietu Office 365 dla pracowników, którzy mogliby korzystać z bezpłatnych wersji podstawowych aplikacji lub współdzielenie licencji.
• Koszty szkoleniowe i podróże służbowe:
  • Przed pandemią podróże służbowe były standardem, ale teraz wiele spotkań można zorganizować online, co zmniejsza wydatki na bilety lotnicze, hotele i diety. Przykład: organizacja warsztatów i konferencji wirtualnych zamiast delegowania pracowników na kosztowne wyjazdy.
• Koszty telefonii i internetu:
  • W niektórych firmach taryfy telefoniczne i internetowe są niewłaściwie dopasowane do faktycznych potrzeb. Przykład: firma płaci za plan telefoniczny z nielimitowanymi połączeniami międzynarodowymi, choć potrzebuje go tylko kilka razy w miesiącu. Można rozważyć elastyczniejsze plany lub korzystać z darmowych komunikatorów internetowych.
• Nieużywane lub zbędne ubezpieczenia:
  • Warto przejrzeć, czy wszystkie polisy są faktycznie potrzebne. Przykład: firma może posiadać osobne ubezpieczenia na sprzęt, który został już wymieniony na nowy lub na nieruchomości, których już nie użytkuje.

2. Optymalizacja wydatków

Chcesz efektywnie zarządzać finansami firmy? Zoptymalizuj jej koszty. Zidentyfikowanie obszarów, które generują największe wydatki, pozwala na wprowadzenie zmian, które wpłyną na wyniki finansowe. Poniżej przykłady skutecznych działań optymalizacyjnych:

• Negocjacje z dostawcami:
  • Jeśli regularnie korzystasz z usług danego dostawcy, spróbuj negocjować stawki lub poproś o zniżkę lojalnościową. Przykład: firma logistyczna dostarczająca produkty może zaoferować rabaty przy większych zamówieniach lub długoterminowej współpracy.
• Outsourcing wybranych zadań:
  • Zamiast zatrudniać nowych pracowników, rozważ outsourcing niektórych zadań, jak np. księgowość, marketing czy IT. Przykład: zatrudnienie zewnętrznego specjalisty ds. marketingu na potrzeby kampanii, zamiast pełnoetatowego pracownika.
• Optymalizacja transportu:
  • Jeśli Twoja firma zajmuje się dostawami, analizuj trasy, aby minimalizować zużycie paliwa i czas przejazdów. Przykład: planowanie tras, aby zmniejszyć puste przejazdy lub wykorzystywanie większych pojazdów przy dużych zamówieniach.
• Redukcja kosztów wynajmu biura:
  • Rozważ pracę zdalną lub hybrydową, która może zmniejszyć potrzebną przestrzeń biurową. Przykład: Przeniesienie części pracowników na home-office i rezygnacja z dodatkowego piętra lub wynajmu biura w prestiżowej lokalizacji na rzecz bardziej ekonomicznej przestrzeni.
• Zakup hurtowy lub grupowy:
  • Przy dużych zamówieniach często można uzyskać niższe ceny. Przykład: zakup materiałów biurowych hurtowo lub tworzenie grup zakupowych z innymi firmami, co pozwala negocjować lepsze warunki cenowe.

• Przemyślane zakupy sprzętu i wyposażenia:
  • Zamiast kupować nowy sprzęt, warto rozważyć leasing lub zakup sprzętu używanego. Przykład: firma może wynająć drukarki zamiast kupować je na własność, co redukuje jednorazowy wydatek i pozwala na elastyczną wymianę sprzętu na nowocześniejszy.
• Zachęty do oszczędności wśród pracowników:
  • Wprowadzenie programów premiowych za pomysły na oszczędności w firmie. Przykład: nagradzanie pracowników, którzy znajdą sposób na ograniczenie kosztów w swoich działach lub zasugerują tańsze rozwiązania, np. energooszczędne sprzęty czy lepsze dostawy.
• Przegląd floty pojazdów:
  • Analiza, czy firma faktycznie potrzebuje pełnej floty samochodów, którą utrzymuje. Przykład: optymalizacja liczby pojazdów przez udostępnienie pojazdów na wspólny użytek w kilku działach lub wprowadzenie zasad car-sharingu.
• Minimalizacja kosztów materiałów marketingowych:
  • Wiele firm drukuje broszury, ulotki czy katalogi, które z czasem stają się nieaktualne. Przykład: ograniczenie drukowanych materiałów na rzecz wersji elektronicznych, które można szybko aktualizować i dystrybuować bez kosztów logistycznych.
• Ekologiczne podejście do zarządzania biurem:
  • Wprowadzenie oszczędnych nawyków, np. recykling papieru, stosowanie energooszczędnych świetlówek, minimalizowanie odpadów. Przykład: biuro może ograniczyć koszty materiałów biurowych, instalując pojemniki na recykling i używając dwustronnego druku.

3. Dodanie do oferty nowych usług czy produktów.

Wprowadzanie nowych produktów lub usług, dostosowanych do potrzeb rynku, może zwiększyć przychody firmy bez zwiększania kosztów operacyjnych. Dzięki takim rozwiązaniom budżet stanie się bardziej przejrzysty, a zarządzanie finansami łatwiejsze i bardziej efektywne.

Dzięki tym konkretnym wskazówkom i przykładom, Twój budżet będzie przejrzysty, a zarządzanie finansami łatwiejsze i bardziej efektywne!