Współpraca z Wirtualną Asystentką – poznaj 6 ważnych zasad

Jesteś soloprzedsiębiorczynią i czujesz, że brakuje Ci czasu, siły i energii na wykonywanie zadań w swoim biznesie i zastanawiasz się nad wsparciem? To dobrze! To świadczy o tym, że Twój biznes się rozwija, a przy tym również i Ty! Ale jak znaleźć kogoś do pomocy? Jak wygląda współpraca z wirtualną asystentką i jak ją dobrze rozpocząć? Tego właśnie dowiesz się z tego artykułu.

Współpraca z wirtualną asystentką – określ swoje potrzeby i cele

Zanim zaczniesz współpracę z wirtualną asystentką (WA), zdefiniuj przede wszystkich, w jakich obszarach potrzebujesz wsparcia i jakie masz oczekiwania. Czy chodzi o zarządzanie kalendarzem, obsługę e-maili, social media, czy może prowadzenie sklepu online? Jasne określenie zadań to podstawa udanej współpracy. I też zdecydowanie łatwiej będzie Tobie znaleźć osobę, z którą chcesz współpracować.

Zastanów się też czy nie chcesz oddać zadań, które nie sprawiają Ci przyjemności w Twoim biznesie, po to, aby skupić się na tym, co dla Ciebie najważniejsze i najprzyjemniejsze. Wypisz wszystkie te zadania, które chcesz lub powinnaś oddelegować innej osobie i z tą listą zacznij poszukiwania.

Znajdź osobę z odpowiednimi kompetencjami

Nie każda wirtualna asystentka ma te same umiejętności. Sprawdź, czy osoba, z którą chcesz współpracować, ma doświadczenie w obszarach, które Cię interesują, np. w tworzeniu stron internetowych, marketingu online czy obsłudze klienta. Warto zweryfikować jej portfolio lub poprosić o referencje.

W poszukiwaniu idealnej osoby do współpracy pomoże Ci lista zadań, którą przygotowałaś w poprzednim kroku. Może się okazać, że potrzebujesz nie jednej wirtualnej asystentki, a dwóch lub trzech, bo okaże się, że lista zadań do oddelegowania jest taka duża. Nie skupiaj się więc na tym, żeby to była koniecznie jedna osoba, patrz na jej kompetencje.

Zasady współpracy i komunikacja

Ustalcie zasady komunikacji. Jak często będziecie się kontaktować? Jakie narzędzia będziecie używać do komunikacji (e-mail, Slack, Zoom)? Dobrze działająca komunikacja to podstawa efektywnej współpracy na odległość. Określ w jakich przypadkach wirtualna asystentka ma koniecznie się z Tobą kontaktować, a w jakich dajesz jej wolną rękę do działania (tak, nawet na początku współpracy!).

Przed rozpoczęciem współpracy omówcie szczegóły dotyczące umowy, warunków płatności, godzin pracy i zakresu obowiązków. To pozwoli uniknąć nieporozumień w przyszłości. Ważne jest, aby każda ze stron znała swoje obowiązki. Nie zapomnij też o określeniu terminów wykonania poszczególnych zadań. Choć wirtualne asystentki są obrotne, to nie zrobią dziesięciu zadań w tym samym czasie, potrzebują określenia priorytetów i deadline’ów.

Zainwestuj czas na wdrożenie

Pierwsze tygodnie współpracy są kluczowe. Daj wirtualnej asystentce czas na zapoznanie się z Twoimi procesami i oczekiwaniami. Im więcej szczegółów i informacji dostarczysz na początku, tym lepiej. Regularne feedbacki w tym okresie pomogą w lepszym dopasowaniu współpracy.

Jeśli lista zadań, które oddelegowałaś wirtualnej asystentce jest duża, to wiadomo, że będzie potrzebowała ona więcej czasu na zapoznanie się ze wszystkim. I może też popełniać błędy. Określcie na tym etapie, kiedy porozmawiacie na temat Waszej współpracy (tzw. okres próbny) – np. po miesiącu czy dwóch miesiącach wspólnych działań. Pamiętaj, że nie od razu Rzym zbudowano. Tutaj po prostu potrzeba czasu.

Monitoruj postępy, ale daj swobodę działania

Monitorowanie wyników pracy jest ważne, ale zaufaj swojej wirtualnej asystentce i daj jej przestrzeń do działania. Regularne raporty lub cotygodniowe spotkania mogą pomóc w utrzymaniu kontroli nad projektami, bez nadmiernej mikromanipulacji.

Tak jak wspomniałam wcześniej – pozwól na samodzielne podejmowanie decyzji wirtualnej asystentce nawet już na początku współpracy. Wiadomo, że w ograniczonym zakresie, które z czasem (jeśli współpraca będzie dobrze się rozwijać) zostanie rozszerzone. Dzięki temu zobaczysz też inicjatywę do działania swojej wirtualnej asystentki, a to dobrze rokuje na przyszłość!

Gotowość do zmian

Twoje potrzeby mogą się zmieniać w trakcie współpracy. Bądź otwarty na modyfikacje zakresu obowiązków i zadań, jeśli zajdzie taka potrzeba. Poinformuj jednak o tym z wyprzedzeniem swoją wirtualną asystentkę. Może się okazać, że chętnie zgodzi się na nowe zadania, a może jednak zdarzyć się tak, że nie będzie pewna swoich kompetencji i poleci kogoś innego. I na to też musisz być gotowa.

Podsumowanie – współpraca z Wirtualną Asystentką

Mam nadzieję, że mój krótki poradnik na temat tego jak powinna wyglądać dobra współpraca z wirtualną asystentką pomoże Tobie w znalezieniu swojego idealnego wsparcia w biznesie. Trzymam mocno kciuki za to, żeby ten proces przebiegał szybko, sprawnie, a współpraca z wirtualną asystentką była dla Ciebie przyjemnością.