Pomiar czasu pracy Wirtualnej Asystentki

Z tego artykułu dowiesz się o dwóch najczęściej używanych aplikacjach do pomiaru czasu (time tracking), zarządzania projektami i analizy efektywności pracy: Toggl Track i Clockify. Przeczytasz o podobieństwach, różnicach i wadach oraz sposobie wykorzystywania ich w codziennej pracy Wirtualnej Asystentki.

Pomiar czasu pracy – komu przydaje się program do mierzenia czasu zadań w projekcie?

Aplikacje są skierowane przede wszystkim do zespołów: może być centrum managerskim w zarządzaniu projektami i zadaniami z nimi związanymi, czasem pracy i fakturowaniem. Dzięki rozbudowanym funkcjom dostępnym w płatnych planach można je traktować jako narzędzie do sporządzania grafików, list obecności, kalendarz i sposób do kontrolowania obłożenia pracy.

Z Clockify, Toggl lub podobnego narzędzia (a jest ich wiele na rynku) skorzystają również osoby, które rozliczają się na podstawie przepracowanych godzin poświęconych na konkretne zadania zlecone przez klienta. Są to np. freelancerzy lub wirtualne asystentki, które dzięki wygenerowanym raportom mają podstawę do naliczenia wynagrodzenia za swoją pracę.

Dlaczego mierzenie czasu pracy jest ważne

Dzięki programom takim jak Toggl czy Clockify jesteśmy w stanie ocenić, jak skutecznie i produktywnie wykorzystujemy czas w ciągu dnia. Jak wspomniałam, pomiar czasu pracy jest kluczowy dla dokładnego zliczania czasu poświęconego na projekty i umożliwia precyzyjne fakturowanie klientów. Pozwala na monitorowanie postępu, identyfikowanie opóźnień, dostosowania planów i strategii biznesowych na podstawie rzeczywistych danych dotyczących pracy. Zwiększa też świadomość klienta, który ma jasno opisane zadania i czas, jaki został na nie poświęcony: wie, za co płaci.

Jak zacząć pracę z Clockify?

Rejestracja i logowanie:

Przejdź na stronę internetową Clockify (https://clockify.me/) i zarejestruj się, tworząc nowe konto. Jeśli już masz konto, zaloguj się.
Po lewej stronie są zakładki a w centralnej, górnej części okna jest miejsce do wpisania zadania, nad którym będziesz pracować i guzik do włączenia stopera. Niżej jest lista zadań, które wykonałaś dotychczas.

Dashboard:

Z zakładki “Dashboard” dowiesz się, ile czasu zajęły Twoje projekty. Możesz przeanalizować nie tylko czas trwania, ale też płatność i daty,

Dodawanie klienta:

Po zalogowaniu utwórz nowy projekt, klikając przycisk „Add New Client” w zakładce “Clients”. Nadaj mu nazwę i opis.

Dodawanie projektu:

Po zalogowaniu utwórz nowy projekt, klikając przycisk „Add Project” w zakładce “Projects”. Nadaj mu nazwę i opis, połącz z nazwą klienta.
Możesz dodać zadanie i połączyć je z projektem oraz klientem.

Śledzenie czasu:

Dla śledzenia czasu utwórz zadanie w ramach projektu, połącz go z nazwą klienta, a następnie użyj opcji „Start” i „Stop” podczas pracy nad zadaniem (na górze centralnej części okna).

Raporty i analizy:

Przejrzyj raporty, aby analizować, nad czym pracujesz w ujęciu czasowym. Znajdziesz je w zakładce “Reports”. Możesz wybrać dowolny czas lub zdefiniowany przez program (ostatni tydzień, miesiąc, rok).

Praca zespołowa:

W zakładce “Teams” możesz dodać swój zespół za pomocą “Add New Members”. Darmowa wersja programu oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników.

Integracje (opcjonalnie):

Jeśli pracujesz z innymi narzędziami do zarządzania projektami, skonfiguruj integracje, aby synchronizować dane między Clockify a innymi aplikacjami. Znajdziesz je w zakładce “Settings”. Bardzo przydatna jest integracja z Chrome i Asaną, jeśli z niego korzystasz.

Funkcje Pro:

Po opłacie za wybrany plan są dostępne funkcje, takie jak: przypomnienia, lista obecności czy rola managera.

Jak zacząć pracę z Toggl Track?

Rejestracja i logowanie:

Przejdź na stronę Toggl (https://www.toggl.com/). Zarejestruj się lub zaloguj, jeśli już masz konto.
Po lewej stronie znajdują się zakładki, a na górnej belce jest miejsce do wpisania zadania, dodanie projektu i włączenie stopera.
W centralnej części jest kalendarz, na którym będą osadzone zadania.

Dodawanie projektu:

Po zalogowaniu utwórz nowy projekt, klikając przycisk „New Project” w sekcji Manage na lewej zakładce. Nadaj mu nazwę i opis. Analogicznie tworzymy nowego klienta.

Śledzenie czasu:

Dla śledzenia czasu użyj przycisku „Start” w ramach odpowiedniego projektu, a następnie kliknij „Stop”, gdy zakończysz pracę nad zadaniem.

Dodawanie zespołu

Podobnie jak w Clockify można dodać nowe osoby do pracy nad projektami, jednak wersja darmowa umożliwia tylko 5 użytkowników.

Raporty i analizy:

Przejrzyj raporty, aby analizować czas pracy i efektywność projektów. Możesz wybrać zakres czasu (np. konkretny tydzień) i filtry (team, client, project…).

Integracje (opcjonalnie):

Skonfiguruj integracje z innymi narzędziami, jeśli pracujesz z różnymi programami do zarządzania projektami. Część integracji jest dostępne po upgradzie do wersji pro.

Wspólne kroki dla Clockify i Toggl

Aplikacje mobilne:

Pobierz i zainstaluj odpowiednie aplikacje mobilne dla Clockify i Toggl, aby móc śledzić czas pracy również w telefonie. Możesz to zrobić z poziomu stron internetowych obu aplikacji.

Dostęp do Internetu:

Upewnij się, że masz dostęp do internetu, ponieważ obie aplikacje są oparte na chmurze.

Przykład wykorzystania narzędzia

Jako wirtualna asystentka, nawiązuję współpracę z klientem A, który zleca mi zadanie polegające na uporządkowanie jego plików na dysku Google i stworzenie procedur, które pozwolą na lepsze zarządzanie zespołem. Klient planuje rozbudować swoją firmę i chce, bym stworzyła zasady wdrażania (onboarding) nowych pracowników.

Pracę rozpoczynam od dodania nowego klienta do programu i podpięcie projektów np. „Organizacja dokumentów elektronicznych” i „Procedury wdrażania nowych pracowników”. W ramach każdego z projektów dodaję zadania (np. „uporządkowanie materiałów marketingowych” w projekcie „organizacja…”).

Rozpoczynam pracę, włączając stoper w aplikacji. W czasie przerwy wyłączam stoper i ponownie go włączam, gdy znów przystępuję do pracy. Po zakończeniu realizacji zadań i zamknięciu projektów generuję raport, w którym klient zobaczy, ile czasu zajęły poszczególne zadania, w konkretnych projektach. Na podstawie raportu czasu pracy wystawiam fakturę.

Oto kilka potencjalnych wad zarówno Clockify, jak i Toggl:

• Darmowa wersja Clockify ma pewne ograniczenia w zakresie dostępu do zaawansowanych funkcji. Niektóre z nich są tylko w płatnych planach.
• Chociaż interfejs Clockify jest prosty, niektórzy użytkownicy mogą go uważać za mniej atrakcyjny w porównaniu do innych narzędzi.
• Model cenowy Toggl, oparty na subskrypcji, może być mniej elastyczny niż model Clockify, który oferuje pewne funkcje w darmowej wersji.
• Dla niektórych nowych użytkowników Toggl, interfejs użytkownika i konfiguracja projektów może wydawać się bardziej złożona niż w przypadku prostszych narzędzi.
• Choć Toggl oferuje wiele integracji, nie zawsze są one tak rozbudowane jak w niektórych innych narzędziach do zarządzania czasem.
• W darmowej wersji Toggl, dostęp do dedykowanego supportu może być ograniczony, co może sprawić, że uzyskanie pomocy w przypadku problemów staje się bardziej utrudnione.
  Limit użytkowników

Podsumowanie – Pomiar czasu pracy Wirtualnej Asystentki

Program, który mierzy czas zadań, jakie wykonują Wirtualne Asystentki, jest niezbędny, by wygenerować raport klientowi i wystawić fakturę. Aby najlepiej dopasować odpowiednie narzędzie do swoich potrzeb, trzeba określić swoje wymagania, indywidualną preferencję interfejsu, model cenowy oraz funkcje, które są najbardziej pożądane. Przed podjęciem decyzji warto przetestować obie aplikacje, by sprawdzić, który program będzie strzałem w dziesiątkę.