Netykieta i zasady korespondencji biznesowej, czyli jak nie dać się skreślić przez „witam” w temacie

Savoir-vivre w Internecie, czyli netykieta, to cyfrowy kodeks w sieci. Dzięki niemu unikamy m.in. trollingu, hejtu i spamu, traktujemy innych z szacunkiem. Zdajemy sobie sprawę z tego, że sposób, w jaki się komunikujemy, jest kluczem do budowania pozytywnego wizerunku. W świecie online, gdzie klawisze zastępują rozmowę twarzą w twarz, a wiadomości elektroniczne stanowią naszą wizytówkę, inicjowanie kontaktu może być nieco stresujące.
Gdy przed nami migocze kursor a „nowa wiadomość”, którą mamy napisać świeci pustką, zastanawiamy się, jak mamy, jako nadawca zaprezentować się najlepiej.

Jak się „zachowujemy”?

Internet nie zapomina. Każde nasze działanie jest rejestrowane przez algorytmy, serwery i archiwa. Przykładowo, to, co napisze Halinka do swojej przyjaciółki Zuzi na portalu społecznościowym, może być zachowane i dziesięć lat później odkryte przez Halinkowego synka, który z dziecięcą radością odkrywcy opowie w gronie rodzinnym, jaka mama była zabawna, gdy napisała do cioci Zuzi <tu wstaw najbardziej kompromitujący tekst, jaki można znaleźć w sieci>.
Pal licho krępujące spojrzenia babć, dziadków czy męża, ale jak Halinka sobie przypomni, że ostatnio zaobserwowała ją na tym portalu obiecująca Klientka, z którą wiąże spore nadzieje na współpracę, to już się robi nieswojo. To, jak się zachowujemy, co i jak piszemy w Internecie, ma znaczenie.

Pisząc w SoMe warto zadać sobie pytanie: czy to, co chcę napisać, nie sprawi, że będę się wstydzić teraz, za rok, czy za pięć lat…? Czy swoją wypowiedzią nie obrażam nikogo? Czy działam tak, by budować kulturę bezpiecznej sieci?

Netykieta w biznesie

Jako przedsiębiorczynie dążymy do tego, aby nasz profesjonalizm przejawiał się nie tylko w działaniach, ale również w korespondencji biznesowej. Poniższe zasady oddają kompetencje, precyzję i szacunek co przyczyni się do budowania wizerunku.

Służbowy mail

Nie korzystaj z domen typu „buziaczek.pl” i nie rejestruj się jako „kicia777”. Jeśli nie masz swojej domeny i adres mailowy pod nią podpięty to możesz skorzystać z utworzenia konta na Gmailu. Imię i nazwisko wystarczy.

Upewnij się kogo masz w Odbiorcach

Sprawdź, czy adres odbiorcy jest prawidłowy i czy nie dodałaś innych niechcianych odbiorców. Łatwo jest pomylić „odpowiedz” z „odpowiedz wszystkim” (DW – do wiadomości). Zwróć uwagę na sekcję „ukryte do wiadomości” (UDW). Unikniemy w ten sposób niezręcznych sytuacji.

Temat

Nadanie wiadomości syntetycznego tematu, który opisze jej zawartość, pozwoli na wyszukanie wiadomości po dłuższym czasie. Jeśli korespondujemy z kimś w jednym wątku, możemy np. podsumowanie ważnej korespondencji odebrać w mailu o tytule: „Re: Re: Re: Fwd: Re Propozycja oferty” co może nieźle namącić. Jednocześnie nie bój się eksperymentować z tematami wiadomości – mogą przyciągnąć uwagę odbiorcy, sprawiając, że nasza korespondencja będzie bardziej atrakcyjna.

Informacja o załącznikach

Jeśli wysyłasz dokumenty, podkreśl to w wiadomości. Dzięki temu odbiorca nie przegapi plików. Dobrą praktyką jest umieszczanie dużych plików w chmurze np. na dysku Google.

Śmieszne kotki, memy i łańcuszki

Umówmy się: od tego są platformy społecznościowe po godzinach pracy.

WIELKIE LITERY czyli Caps Lock

Dwadzieścia lat temu to było modne i ekonomiczne, gdy trzeba było zawrzeć komunikat w 160 znakach lub wyróżnić wypowiedź na epulsie, nk.pl czy innych portalach z tamtego okresu. Teraz Caps Lock porównuje się do krzyku. Poza tym jest męczące dla oczu.

Pisz po polsku

Błędy ortograficzne, nieprawidłowe odmiany czy zawiły styl, zniechęcają do interakcji. Używaj prostego języka, który jest dostosowany do odbiorców i miejsca, w którym piszesz. Dostosowanie słownictwa, zachowanie zasad języka polskiego i interpunkcja pokazuje szacunek do osoby, z którą piszemy. Nie musisz być mistrzem języka, pomogą Ci rozszerzenia do przeglądarki Chrome np. Language Tool.

Nie zaczynaj od: Witam!

Zwrot ten jest o nadawcy, a nie o adresacie. „Witam” może powiedzieć gospodarz w progu swojego domu. ”Witam” może być odebrane jako wywyższanie się lub niekompetencje. Używaj go wyłącznie w mowie potocznej, gdy witasz kogoś w swoim domu (albo gdy witasz się ze słuchaczami radiowymi i telewizyjnymi, jeśli prowadzisz audycje, według sugestii poradni językowej PWN).
Możesz użyć form, które odnoszą się do adresata, w sposób odpowiedni do typu relacji i stopnia zażyłości, np. Szanowny Panie, Pani Prezes, Drogi Jakubie, Cześć.

Emotikony

W korespondencji biznesowej warto powstrzymać się od emotikon. Są przydatne, bo mogą w skrótowy sposób dodać komentarz, wzmocnić przekaz czy ubarwić wypowiedź, ale „co za dużo, to niezdrowo” i lepiej wpierw wybadać, czy taki styl odpowiada odbiorcy.

Podpis i stopka w mailu

Nie podpisane wiadomości budzą wątpliwości, są nieprofesjonalne. Najlepszy podpis to taki, gdzie jest imię, nazwisko, nazwa firmy, opcjonalnie nazwa stanowiska. Pamiętaj o stopce, która może pełnić funkcję wirtualnej wizytówki

Czas

W Internecie czas płynie dużo szybciej, niż np. w Urzędach. Jeśli wiadomość jest skierowana bezpośrednio do Ciebie, najlepiej odpisać tego samego dnia a jeśli udzielenie pełnej odpowiedzi może zająć więcej czasu, dobrze jest dać znać, że wiadomość dotarła i zajmiesz się nią (najszybciej jak to możliwe). Jeśli zależy Ci na otrzymaniu szybkiej odpowiedzi, możesz skorzystać z prośby o potwierdzenie. Ale lepiej nie rób tego w nocy, nie wszyscy mają wyłączone powiadomienia a wiadomość, która wybudza w środku nocy, zdecydowanie nie jest mile widziana.

Dbaj o prywatność swoją i innych

Bez względu na to, czy piszesz prywatnie, czy służbowo bezpieczeństwo danych jest priorytetem. Przy okazji bezpieczeństwa: sprawdzaj komputer pod kątem wirusów. Rozsyłanie maili z wirusami może być poważnym problemem w budowaniu relacji biznesowej.

Skróty

Zwłaszcza w korporacjach można spotkać się ze skrótami w mailach takimi jak:
FYI (for your information): do Twojej wiadomości
ASAP (as soon as possible): tak szybko jak to możliwe
EOD (end of the day): nadawca oczekuje odpowiedzi do końca dnia
HTH (hope that helps): mam nadzieję, że to pomoże

Netykieta i zasady korespondencji biznesowej

Mail to często pierwszy kontakt w relacji biznesowej. Dzięki niemu możemy się zaprezentować i nawiązać współpracę. To przede wszystkim narzędzie nie tylko do wymiany informacji, ale również do budowania trwałych relacji. Warto starać się personalizować wiadomości, okazywać uprzejmość. Formuła służbowego maila często jest zwięzła i może być źle odczytana, dlatego warto przeczytać go przed wysłaniem, by uniknąć nieporozumień. Najlepiej kierować się zasadą: traktujmy ludzi tak, jak chcemy być traktowani.