Wprowadzenie marki kosmetycznej – jak zrobić to zgodnie z prawem

Branża kosmetyczna dynamicznie się rozwija, oferując liczne możliwości dla przedsiębiorców. Aby jednak odnieść sukces, konieczny jest nie tylko świetny biznesowy plan, dobrej jakości produkty, ale niezbędne jest również przestrzeganie przepisów prawa. W niniejszym artykule przedstawiamy krok po kroku najważniejsze aspekty pokazujące jak powinno wyglądać wprowadzenie marki kosmetycznej na polski rynek.

Na wstępnie warto od razu wyjaśnić kluczowe pojęcia. Kim jest producent, importer, dystrybutor i osoba odpowiedzialna?

producentem jest podmiot, który wytwarza produkt kosmetyczny lub zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i wprowadza ten produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym;
importerem jest podmiot, który ma siedzibę na terenie UE i wprowadza do obrotu w UE produkt kosmetyczny z kraju trzeciego;
dystrybutorem jest każdy podmiot w łańcuchu dostaw, niebędącą producentem ani importerem, która udostępnia produkt kosmetyczny na rynku Wspólnoty
sobą odpowiedzialną jest podmiot, który gwarantuje spełnienie odpowiednich obowiązków określonych w rozporządzeniu o produktach kosmetycznych przez każdy wprowadzany do obrotu produkt kosmetyczny, w wypadku produktu kosmetycznego wyprodukowanego w Unii jest producent mający siedzibę na terenie UE. W wypadku produktu kosmetycznego importowanego, osobą odpowiedzialną jest każdy importer. Dystrybutor jest osobą odpowiedzialną, jeżeli wprowadza produkt kosmetyczny do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym lub zmienia produkt już wprowadzony na rynek w sposób mogący mieć wpływ na zgodność z obowiązującymi wymogami.

1. Rejestracja działalności gospodarczej i marki

Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej prowadzenia działalności – działalność gospodarcza czy spółka? Decyzję należy podjąć w oparciu o indywidualne potrzeby i plany rozwoju biznesu. A jeśli spółka to osobowa czy kapitałowa?

Działalność gospodarcza jest prostszą formą, łatwą do założenia i wymaga niższych kosztów prowadzenia. Właściciel jednak odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania przedsiębiorstwa.
Spółka może być osobowa lub kapitałowa. Spółki osobowe są łatwiejsze w zarządzaniu, ale wymagają od wspólników odpowiedzialności za zobowiązania spółki, jeśli nie zostaną one skutecznie wyegzekwowane od samej spółki. Natomiast spółki kapitałowe oferują większą ochronę majątku prywatnego wspólników, ale są bardziej sformalizowane.
W celu założenia działalności wymagana jest jej rejestracja w CEIDG (dla działalności gospodarczej) lub KRS (dla spółek), uzyskania numeru NIP i REGON oraz zgłoszenia do ZUS.

2. Opracowanie produktu kosmetycznego

Każdy kosmetyk wprowadzony na rynek musi spełniać wymogi Rozporządzenia (WE) nr 1223/2009. Wymagania obejmują m.in:

Przeprowadzenie oceny bezpieczeństwa produktu na podstawie odpowiednich informacji i sporządzenie raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego
Od momentu wprowadzenia produktu kosmetycznego do obrotu należy przechowywać jego dokumentację. Dokumentację produktu przechowuje się przez okres 10 lat od dnia wprowadzenia do obrotu ostatniej partii danego produktu kosmetycznego.

3. Oznakowanie produktu

Etykieta kosmetyku powinna być nie tylko estetyczna, ale także zawierać obowiązkowe informacje, takie jak:

Nazwa i adres osoby odpowiedzialne – pozwalają na kontakt w razie problemów. W przypadku importowanych produktów kosmetycznych podaje się nazwę kraju pochodzenia
Masa netto lub objętość produktu – wyrażona w gr lub ml.
Pełny skład INCI – wszystkie surowce w kolejności malejącej zawartości.
Data ważności lub okres przydatności po otwarciu (PAO) – np. symbol otwartego słoiczka z cyfrą oznacza czas w miesiącach.
Sposób użycia i ewentualne ostrzeżenia – informacje wymagane dla bezpieczeństwa użytkownika.
Numer partii produktu lub oznaczenia pozwalające na identyfikację produktu kosmetycznego.

4. Rejestracja w systemie CPNP

Każdy kosmetyk wprowadzany na rynek europejski musi być zgłoszony do systemu CPNP (Cosmetic Products Notification Portal). Rejestracja obejmuje:

Założenie konta w portalu CPNP (link)
Wprowadzenie danych o produkcie, takich jak skład, funkcja kosmetyku i wyniki testów.

5. Produkcja i przechowywanie zgodne z GMP

Produkcja kosmetyków musi odbywać się zgodnie z zasadami Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP), określonymi w normie ISO 22716. Ważne elementy GMP to:

higiena w miejscu produkcji – pracownicy powinni stosować środki ochrony osobistej, a pomieszczenia muszą być regularnie dezynfekowane;
dokumentacja procesów – każdy etap produkcji powinien być dokumentowany;
kontrola jakości na każdym etapie – surowce, procesy i produkt końcowy muszą być poddawane kontroli zgodnej z procedurami GMP.

6. Certyfikaty i oznaczenia

Certyfikaty, takie jak ECOCERT czy COSMOS, choć są dobrowolne, podnoszą wiarygodność marki w oczach konsumentów. Warto je rozważyć, szczególnie w przypadku kosmetyków naturalnych, organicznych lub wegańskich. Poza nimi są jeszcze inne dobrowolne certyfikaty, które warto rozważyć:

certyfikaty halal i kosher dla specyficznych grup odbiorców,
certyfikaty cruelty-free dla kosmetyków niestosowanych na zwierzętach.

Warto podkreślić, że żaden z tych certyfikatów nie jest obowiązkowy.

7. Ochrona własności intelektualnej

Aby chronić markę przed działaniami konkurencji, warto:

Zarejestrować nazwę i logo jako znak towarowy – proces rejestracji w Urzędzie Patentowym RP lub UE obejmuje zgłoszenie znaku dla określonej kategorii produktów lub usług (klasyfikacja nicejska). Przed zgłoszeniem znaku warto skonsultować się ze specjalistą z dziedziny znaków towarowych, tak by zbadać czy dane logo, bądź nazwa posiadają zdolność odróżniającą. Warto również zalecić rejestrację znaku towarowego prawnikowi, tak by uniknąć błędów, które mogą doprowadzić do unieważnienia tego znaku.
Chronić design opakowań poprzez rejestrację wzorów przemysłowych – wzory przemysłowe, podobnie jak znaki towarowe, można rejestrować w Urzędzie Patentowym RP lub UE. Taką rejestrację warto poprzedzić badaniem zdolności rejestrowej wzoru. Sama rejestracja umożliwi ochronę wyglądu produktu, bądź jego opakowania, tak by konkurencja nie mogła posługiwać się podobnymi rozwiązaniami.
Zabezpieczyć treści marketingowe (hasła, grafiki) umowami przenoszącymi prawa autorskie na firmę przez ich twórców.

8. Budowa infrastruktury marki

Wprowadzenie marki na rynek to także stworzenie zaplecza wspierającego sprzedaż i rozwój, w tym:

Uruchomienie sklepu internetowego – domena, projekt graficzny i regulaminy zgodne z prawem;
Systemy płatności i zarządzania zamówieniami – integracja z bezpiecznymi systemami, np. PayU czy Przelewy24.
Zgodność z RODO – zapewnienie odpowiednich zgód na przetwarzanie danych klientów i zabezpieczenia techniczne przed ich wyciekiem.

9. Receptura kosmetyku

Receptura może być opracowana przez producenta lub dostarczona przez niezależnego twórcę. Ważne jest ustalenie, kto ma być właścicielem receptury, następnie zabezpieczenie interesów przez umowę o stworzeniu receptury, która określi prawa autorskie do nich.
Warto zabezpieczyć formuły kosmetyków za pomocą umów o zachowaniu poufności, które będą chronić know-how firmy. W takich umowach istnieje możliwość przewidzenia kar umownych, które skutecznie mogą zniechęcić przed ujawnianiem innym tajemnicy przedsiębiorstwa.

10. Marketing

Promocja kosmetyków podlega stosunkowo restrykcyjnym zasadom. W pierwszej kolejności należy pamiętać, że zabronione jest wprowadzanie konsumentów w błąd co do działania kosmetyku
Jeśli decydujemy się na reklamę we współpracy z influencerami, to muszą oni oznaczać swoje posty na social mediach jako reklamę.
Każdy sprzedawca i usługodawca będzie musiał zweryfikować wystawioną opinię o produkcie, jeśli chce ją upublicznić.
Przy czynnościach reklamowych takich jak newsletter, czy wysyłanie SMS-ów ważne jest posiadanie na takie czynności odpowiednich zgód na przetwarzanie danych.

Podsumowanie

Wprowadzenie marki kosmetycznej na rynek to wyzwanie, które wymaga nie tylko kreatywności, ale także znajomości przepisów prawnych. Zgodność z regulacjami nie tylko chroni przed problemami prawnymi, ale również buduje zaufanie klientów. Warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych prawników, aby zapewnić sukces i trwały rozwój marki.