Biznes na start, czyli wszystko co musisz wiedzieć o działalności nierejestrowanej

Joanna Rułkowska 15 maja, 2023

Działalność nierejestrowana to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes bez zakładania firmy i skomplikowanych formalności. To szansa na legalne zarabianie przy minimalnym ryzyku i kosztach. Jednak, aby działać zgodnie z prawem i uniknąć błędów, warto znać zasady, limity oraz obowiązki, które się z tym wiążą. W tym artykule znajdziesz kluczowe informacje, które pomogą Ci prowadzić działalność profesjonalnie i bez stresu.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia biznesu, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG ani odprowadzania składek ZUS. Zgodnie z polskim prawem (art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców), działalność ta jest możliwa, jeśli miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia oraz jeśli w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziło się zarejestrowanej działalności gospodarczej. Należy więc spełnić kilka kluczowych warunków: warunek dochodu, warunek czystej karty, warunek bycia osobą fizyczną, warunek braku konieczności uzyskania licencji do prowadzenia określonego typu biznesu.

To rozwiązanie ma wiele zalet – brak obowiązku płacenia zaliczek na podatek dochodowy, składek ZUS, minimalne formalności i możliwość przetestowania pomysłu na biznes bez dużego ryzyka. Jednak działalność nierejestrowana ma też ograniczenia, np. nie każdy pomysł można zrealizować w ramach działalności nierejestrowanej, niektóre branże wymagają uzyskania dodatkowych formalności, czasem ograniczone są możliwości współpracy z firmami i istnieje konieczność prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów czy wystawiania faktur bez VAT na żądanie klientów.

Mimo to, dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to świetny start, który pozwala działać legalnie i bez zbędnych kosztów.

Najważniejsze warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej

Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, Twój miesięczny przychód nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto. W 2025 roku oznacza to nie więcej niż 3499,50 zł miesięcznie. Limit ten odnosi się do przychodu należnego, a nie dochodu – liczy się całość wpłat od klientów, bez odejmowania kosztów. Jedyne co możesz odliczyć to wartości zwróconych towarów, bonifikat i skont. Nie ma natomiast limitu czasowego prowadzenia działalności nierejestrowanej. Możesz prowadzić ją tak długo (nawet kilka lat) dopóki nie przekroczysz limitu finansowego. Po przekroczeniu limitu choćby o parę groszy pojawia się obligatoryjny obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej. Masz na to jedynie 7 dni. Od tego czasu jesteś uznawana za przedsiębiorczynię, która musi mieć wpis w CEiDG, płacić zaliczki na podatek dochodowy oraz składki do ZUS.

Działalność nierejestrowana sprawdzi się w wielu branżach, np. w rękodziele, korepetycjach, usługach kreatywnych, drobnych usługach kosmetycznych czy sprzedaży online. Nie można jednak prowadzić działalności wymagającej koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru, np. sprzedaży alkoholu, usług jako taksówkarskich czy działalności jako położna.
W większości przypadków nie trzeba uzyskiwać dodatkowych zgód, rejestracji czy pojawiać w Urzędzie. Warto jednak sprawdzić przepisy dotyczące Twoje branży i konkretnego pomysłu. W zależności od tego co chcesz robić w ramach działalności nierejestrowanej konieczne może być księgowanie przychodów na kasie fiskalnej (branża kosmetyczna), bycie podatnikiem czynnym VAT (usługi doradcze), rejestracja do VAT-UE (sprzedaż rękodzieła na Etsy) czy wpis w rejestrze w Sanepidzie (domowa kuchnia). Jednak w większości przypadków możesz zacząć działalność w dowolnym momencie.

Obowiązki podatkowe w działalności nierejestrowanej

Mimo, że nie musisz płacić zaliczek na podatek dochodowy działalność nierejestrowana podlega opodatkowaniu. Dochód (przychód minus koszty) rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT-36 jako przychód z innych źródeł. Podatek dochodowy płaci się dopiero przy rozliczeniu rocznym. Stawka wynosi 12% lub 32% (dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie – możliwe, jeśli łączysz działalność nierejestrowaną z innym przychodami np. etat lub umowy cywilnoprawne). Rozliczając działalność nierejestrowana możesz skorzystać z różnych ulg i przywilejów, np. wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulgi na dziecko, ulgi rehabilitacyjnej czy ulgi termomodernizacyjnej.

Dodatkowo, działalność nierejestrowana obejmuje sprzedaż towarów lub usług i w niektórych przypadkach może podlegać VAT. Prawdopodobnie możesz obowiązuje Cię zwolnienie podmiotowe (do 200 000 zł obrotu rocznie), ale są sytuacje gdy będziesz musiała się zarejestrować jako podatnik czynny VAT i w każdym miesiącu opłacać ten podatek. Najczęściej taka konieczność pojawia się w przypadku usług doradczych, usług prawniczych czy sprzedaży biżuterii ze złota i srebra.

Mimo braku obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, konieczne jest jednak prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży, czyli rzetelnego zapisywania każdej transakcji. Nie trzeba wystawiać potwierdzenia przyjęcia płatności, ale na żądanie klienta należy wystawić fakturę bez VAT (jeśli jesteś zwolniona z bycia podatnikiem czynnym VAT).

Jak działać profesjonalnie mimo braku rejestracji?

Choć działalność nierejestrowana jest uproszczoną formą biznesu, warto zadbać o profesjonalizm. Dzięki temu łatwiej zdobyć klientów, uniknąć problemów prawnych i przygotować się na rozwój firmy.

Nie ma obowiązku zawierania pisemnych umów, ale w niektórych branżach warto to robić, aby zabezpieczyć swoje interesy. W przypadku usług, takich jak korepetycje czy rękodzieło na zamówienie, dobrze jest mieć chociaż potwierdzenie warunków współpracy na piśmie – może to być e-mail, wiadomość w mediach społecznościowych. Jednocześnie należy zadbać o potwierdzenie realizacji obowiązku informacyjnego względem konsumentów i przygotować prosty regulamin na stronie internetowej (albo osadzony w chmurze danych i wrzucony w linku w mediach społecznościowych).

Jako sprzedawca lub usługodawca przetwarzasz dane osobowe klientów (np. zbierasz adresy e-mail do wysyłki zamówień), w związku z tym jesteś administratorem danych osobowych i musisz przestrzegać RODO.

Wdrożenie RODO oznacza:

informowanie klientów o przetwarzaniu ich danych,
dbanie o ich bezpieczeństwo (np. nieudostępnianie danych osobom trzecim bez zgody),
umożliwienie im dostępu do swoich danych i ich usunięcia na żądanie.

Polityka prywatności na stronie i skrócone klauzule informacyjne w mediach społecznościowych oraz mailu to minimum, które warto wdrożyć.

Profesjonalizm to nie tylko formalności, ale i sposób prezentacji, czyli:

spójny wizerunek – logo, nazwa, estetyczne materiały,
jasna komunikacja – przejrzyste informacje o ofercie, cenach, zasadach współpracy,
obecność online – nawet prosta strona internetowa lub profil w mediach społecznościowych zwiększa zaufanie,
opinie klientów – rekomendacje budują wiarygodność i przyciągają nowych odbiorców.

Dzięki tym krokom, mimo braku formalnej rejestracji, Twoja działalność będzie wyglądać profesjonalnie i wzbudzać zaufanie klientów.

Niespodziewane przekroczenie limitu przychodów, jako najczęstszy błąd osób prowadzących działalność nierejestrowaną.

Jeśli w którymkolwiek miesiącu przychody przekroczą 75% minimalnego wynagrodzenia automatycznie powstaje obowiązek rejestracji działalności gospodarczej w ciągu 7 dni. Wiele osób zapomina o monitorowaniu swoich wpływów. Co bardzo negatywnie wpływa na ich przyszłość. Dlaczego?

Przekroczenie limitu powoduje powstanie obowiązki rejestracji w CEiDG i konsekwencje finansowe czyli płacenia składek do ZUS nawet jeśli nie zarabiasz dużo a przekroczenie było jednorazowe a także płacenia zaliczek na podatek dochodowy.
Jeśli nie zarejestrujesz działalności gospodarczej po przekroczeniu limitu nie prowadzisz działalności nierejestrowanej tylko działasz od tego momentu nielegalnie w tzw. szarej strefie.
Tracisz tzw. czystą kartę. Powrót do prowadzenia działalności nierejestrowanej będzie możliwy dopiero po 60 miesiącach od zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej.
Tracisz szansę na dofinansowanie np. około 50 tys zł na start z działalnością gospodarczą z dotacji z Urzędu Pracy. Nie da się zorganizować wszystkich formalności w 7 dni, z uwagi na krótki czas naborów i złożoność procesu ubiegania się o wsparcie na start.

Jak uniknąć przekroczenia limitu?

Prowadzić regularną ewidencję sprzedaży, zapisując każdą transakcję.
Jeśli przychody zbliżają się do limitu, rozważyć przełożenie zlecenia na kolejny miesiąc
Planować rozwój strategicznie – jeśli popyt rośnie, warto przygotować się na przejście na pełną działalność. Nie trzeba się ograniczać, ale warto przygotować się do przejścia na spokojnie przygotowując biznesplan, składając wniosek o dofinansowanie czy konsultując z prawnikiem i doradcą podatkowym.

Rozpoczęcie działalności nierejestrowanej to doskonała okazja dla początkujących przedsiębiorców, którzy chcą testować swoje pomysły na rynku.

Podsumowując można wskazać kilka kluczowych porad, które pomogą uniknąć problemów i działać zgodnie z prawem.

Po pierwsze, monitoruj przychody. Regularnie ewidencjonuj swoje zarobki w uproszczonej ewidencji sprzedaży, aby nie przekroczyć limitu przychodów i nie musieć nagle rejestrować działalności gospodarczej. Po drugie dokumentuj sprzedaż. Prowadź dokładną dokumentację transakcji. Wystawiaj faktury bez VAT, nawet jeśli nie jest to obowiązkowe, by budować zaufanie wśród klientów. Po trzecie, poznaj swoje obowiązki. Zrozum, jakie są prawne i podatkowe wymogi związane z działalnością nierejestrowaną. Upewnij się, że przestrzegasz zasad RODO, masz wdrożone GPSR oraz masz jasne zasady dotyczące zwrotów i reklamacji.

Na koniec, to co najważniejsze, czyli edukacja, świadomość prawna i aktualizacja wiedzy. Nieustannie zgłębiaj temat działalności nierejestrowanej. Uczestnicz w kursach, czytaj artykuły i korzystaj z dostępnych źródeł, aby na bieżąco śledzić zmiany prawne i księgowe.

Działając zgodnie z tymi wskazówkami, zyskasz solidne podstawy do rozwijania swojego biznesu.