Efektywne delegowanie zadań – 7 złotych zasad!

Delegowanie to był jeden z największych gamechangerów w moim biznesie. Zanim jednak poczyniłam pierwszy krok w kierunku delegowania, odsuwałam to w czasie z różnych powodów – bałam się, nie miałam zasobów finansowych, nie wiedziałam jak się do tego zabrać, miałam wątpliwości, że jakość pracy nie będzie taka, jakiej bym oczekiwał. Brzmi znajomo? Nie jesteś w tym sama, I promise. Mimo tego, że początek delegowania to był dla mnie biznesowy kamień milowy, to popełniłam też wiele błędów, a na podstawie ponad 2 lat współpracy z innymi osobami w moim biznesie wiem, że można ich uniknąć. Efektywne delegowanie zadań – oto moje 7 złotych zasad!

Efektywne delegowanie zadań – jak, po co i dlaczego?

Wiesz czemu efektywne delegowanie zadań może wydawać się takie trudne? Bo żeby zacząć delegować musisz sama odpowiedzieć sobie na ważne pytania: jaki jest cel tego działania? Jakiego efektu końcowego oczekuje? Jakie jest minimum, a jaka jest forma idealna i czy na pewno jej potrzebuje? Jak to można zrobić w systemie i z zasobami, którymi działam? Wiele z nas działa czasami siła rozpędu, na czuja, albo po prostu w głowie ma to, jak to ma działać dobrze. Z delegowaniem to nie może być tylko w twojej głowie i musisz od początku do końca wiedzieć, jak coś działa, żeby przekazać to, np. wirtualnej asystentce (WA).

Ja ponad 2 lata temu właśnie od tego zaczęłam swoje delegowanie – rozpoczęłam współpracę z wirtualną asystentką. Aneta, bo o niej mowa, przejęła ode mnie zadania, które wiedziałam, że może robić ktoś inny, żebym ja uwolniła czas na inne zadania. Było to, np. odpisywanie nowym uczniom i umawianie ich na lekcje z odpowiednio dobranym nauczycielem. Cel był może i łatwy – sprawić, żeby nowy uczeń zaczął lekcje, ale żeby do tego doszło ja musiałam spisać dla Anety wszystkie swoje kroki, stworzyć z tego procedury (nie lubię tego słowa, bo kojarzy mi się z korpo-światem, ale tutaj naprawdę najlepiej oddaje naturę rzeczy), tak, żeby były powtarzalne, jasne i efektywne.

Kiedyś miałam lekcje z Michałem, który sam szukał WA i był sfrustrowany, że żeby asystentka zrobiła to dobrze i tak jak on chce, to musi wszystko najpierw sam spisać, a jak już to zrobi to w sumie sam też może wykonać już to zadanie. I couldn’t disagree more!

Nawet jeżeli zadanie jest jednorazowe, to WA przecież pozna już jak działa firma, jak działasz TY, jaki jest twój styl pracy, na co zwracać uwagę, itd. Poza tym w większości te zadania są jednak powtarzalne, w całości albo chociaż częściowo, więc poświęcenie czasu na opisanie tego, wytłumaczenie jak to działa, jaki jest cel, dlaczego to tak działa to nic innego jak inwestycja, a nie marnowanie czasu. Spisuj jak realizujesz zadania, bo przy zmianie WA, czy współpracy z kolejną osobą już będziesz to miała pod ręką i czas wdrażania będzie dużo krótszy.

Deadline is the king

Zaczynałam od delegowania zadań Anecie, ale obecnie współpracuje też z innymi osobami, np. z Mariką, która jeszcze studiuje i nie ma zawsze czasu na wszystkie moje nowe pomysły i projekty. U Ciebie może być tak, że twoja WA albo inna osoba z twojego zespołu, ma też inne zobowiązania i np. pracuje dla kilku firm. Wtedy deadline, czyli termin wykonania zadania jest naprawdę kluczowy.

Wiem, że może się to wydawać oczywiste i mega proste, ale w delegowaniu zadań łapię się jeszcze na tym, że nikt nie siedzi w mojej głowie i nie wie, że jak poprosiłam o napisanie maila w MailerLite, to on musi być gotowy na jutro, bo jest koniec kampanii sprzedażowej i ja właśnie wpadłam na nowy pomysł maila. Dziewczyny i tak w większości śledzą moje poczynania w mediach społecznościowych i jak jest kampania, to są wszystkie ręce na pokładzie, ale żeby uniknąć wymiany kolejny 5 maili i naprawdę efektywnie delegować wyznaczaj termin i stopień ważności.

Ja często już w tytule maila piszę jak ważna jest zawartość, żeby mieć pewność, że dziewczyny od razu się za to zabiorą. W kwestii efektywności i terminów – jak planuje kampanię sprzedażową, ustalam termin zawsze z Anetą i Mariką, bo bez nich zwyczajnie nie ma to sensu. Kolejna może oczywistość – nie bierz niczego za pewnik. Inni mogą mieć wyjazdy rodzinne, wizyty u lekarza, albo wyskoczy im żyćko z czym jeszcze innym, dlatego warto komunikować terminy i deadliny z wyprzedzeniem!

Benjamin Franklin i efektywne delegowanie zadań

Co ma do delegowania ten amerykański polityk? Jest autorem tych słów: „Ten, kto ma cierpliwość, może mieć to, co zechce”. Efektywne delegowanie zadań = cierpliwość. Pamiętaj, że nie od razu Rzym zbudowano. Jeżeli po 2 latach działalności zdecydujesz się delegować to pamiętaj, że osoba, której przekażesz zadania ma 2 lata straty do ciebie. Cierpliwość jest tutaj naprawdę kluczem, nie oczekuj, że po jednym spotkaniu on-line i kilku mailach ta osoba będzie od razu łapać każdy niuans i problem w twojej firmy.  Nie deleguj też od razu wszystkiego, dawkuj zadania, upewniaj się, że wszystko jest ok i sprawdzaj, czy może potrzebne jest jakieś dodatkowe wsparcie. To z kolej prowadzi nas do kolejnego punkty, czyli…

Feedback is the queen!

Jeżeli deadline jest królem, to feedback jest królową! Dawania informacji zwrotnej, wsparcie w całym procesie i upewnianie się, ze wszystko gra jest mega ważne. Podobnie jak zapewnienie odpowiednich zasobów. Twoje grafiki mają być super – wykup pakiet płatny w Canvie! Chcesz mieć up-selling w koszyku na sklepie – zapytaj WA albo innej osoby, z którą pracujesz, czy może nie wykupić jakiejś dodatkowej wtyczki do WordPressa.

Nadal w temacie Canvy, ale wracając do dawania informacji zwrotnej – widzisz, że grafiki, które ktoś dla Ciebie robi ci się nie podobają, nie są w twoim stylu – komunikuj to od razu! Po tej drugiej stronie naprawdę nikt nie czyta w myślach. Jeżeli nawet powiesz to mężowi czy partnerowi, to to nadal nie sprawi, że te grafiki się zmienią.

Czy jeżeli zwrócisz uwagę na to osobie od grafik, czy świat się zawali? Czy ta osoba rzuci przez to papierami? Czy nasz biznes upadnie? W 99% odpowiedz jest jedna: NIE! To twój biznes, ma być taki jaki TY chcesz, więc dawaj feedback na bieżąco i nie bój się tego robić. Nikt nie zrobi tego za Ciebie. Ostatnio Marika, mój magik od grafik i wideo, zrobiła posty świąteczne i dodała moje zdjęcie, którego nie znoszę, wyglądam tam jak zmęczony gekon, od razu jej napisałam, żeby więcej nie używała tego zdjęcia i sama już zmieniłam w Canvie na inne. Informacja zwrotna to nic strasznego, a naprawdę pomaga obu stronom!

Getting out of your comfort zone

Wyjście ze strefy komfortu może mieć różne twarze. Ja prowadzę biznes edukacyjny, uczę angielskiego, i jak planowałam mój obecny flagowy produkt, czyli kurs English Weekly, to się bałam, że jak ja to wszystko sama ogarnę, lekcje co tydzień, filmy wideo, zadania, grafikę i miliard innych rzeczy. Wiedziałam, ze muszę mieć kogoś do pomocy, ale najbardziej bałam się tego, że ucierpi na tym jakość, a ja pod względem jakości języka angielskiego jestem bardzo wyczulona, wręcz dążę do perfekcji. Nie może być błędów, kiedy uczę kogoś angielskiego i naprawdę dużo kosztowało mnie delegowanie, np. tworzenia filmów do każdej lekcji.

Bałam się, że będą błędy w napisach w filmach, że to nie będzie przekazane tak jakbym chciała, itd. Do tego Marika, która jest moim magikiem od wideo, nie jest anglistką. ALE wyszłam ze swojej strefy komfortu i Marika zaczęła mi pomagać przy kursie. Okazało się, że Marika jest na poziomie C1+ i podejrzewam, że zna angielski lepiej niż większość naszych uczniów i niejedna nauczycielka.

Do tego Marika ma super pomysły, a od siebie dodaje często bardzo fajne hasła i zabawne dodatki do lekcji. Podobnie było u mnie z delegowaniem tworzenia maili w MailerLite, długo walczyłam z tym, żeby to delegować, ale jak się okazało – jakość nie cierpi w ogóle jak robi je Marika, a do tego ona jest po prostu lepsza i te maile wyglądają i działają lepiej. Nadal ja nadaje ton treściom i pomysły, a wszystko sprawdzam językowo i merytorycznie, ale to mi zajmuje dużo mniej czasu niż samo tworzenie. Do tego naprawdę Marika jest lepsza w te klocki, co prowadzi nas do kolejnego punktu, czyli…

Inni są lepsi od Ciebie!

Ja wymiatam w angielskim, wiem, że jestem bardzo dobrym nauczycielem, ale żeby dobrze delegować musiałam się pogodzić z tym, że w zarządzanie danymi jest lepsza Aneta, a w grafiki jest lepsza Marika. Teraz nie tylko nie marnuje czasu na samodzielne tworzenie tego, ale efekt końcowy jest po prostu lepszy. Żeby efektywnie delegować zadania trzeba się pogodzić z tym, że są zadania w naszej firmie, które inni będą robić lepiej i to jest też ok!

Nobody is perfect!

Chciałoby się rzec last but not least, bo ten punkt na pewno nie jest najmniej ważny. Każdy kiedyś zaczyna uczyć się czegoś nowego, czy to jest twój system do wysyłania maili, czy styl komunikacji z klientem. Każdy kiedyś zaczynał i żeby efektywnie delegować trzeba dać przestrzeń osobom w naszym zespole na popełnianie błędów i uczenie się na nich.

Ostatnio nowa osoba w moim zespole zainstalowała wtyczkę, która wywaliła na jeden dzień całą stronę, a do tego to się stało jak ja byłam w Azji, czyli kiedy trzeba było gasić pożar, to ja spałam, bo na Bali była wtedy noc, a jak wstałam, to z kolei cały polski zespół jeszcze spał. Czy komuś stała się krzywda? Czy moja firma przestała przez to istnieć? No pewnie, że nie!

Sylwia, dobry duszek, który opiekuje się naszym WordPressem, postawiła stronę ponownie do życia, a teraz chociaż wiemy, że obecne wtyczki trzeba na bieżąco aktualizować, bo inaczej nowe narobią bałaganu. Czy miałam problem z tym, że strona padła? Nie, bo ja tez popełniałam i popełniam błędy. Można by powiedzieć, że jeżeli komuś płacimy za określone usługi to oczekujemy większej niezawodności. Ja wolę dać każdemu przestrzeń do błędów i tworzyć przyjazną atmosferę, żeby to delegowanie było bardziej efektywne właśnie!

Podsumowanie

Efektywne delegowanie zadań to proces wymagający jasnych celów, cierpliwości, zdrowej komunikacji, zaufania do innych, akceptacji błędów jako naturalnej części rozwoju, oraz wykorzystywania umiejętności innych osób do rozwoju firmy i uznania, że inni mogą być lepsi od nas. Efektywne delegowanie zadań może być gamechangerem, ale wymaga świadomego podejścia, zaangażowania w proces zarządzania zadaniami i wyjścia ze swojej strefy komfortu. Ale jak już to się stanie, to naprawdę mogą zadziać się wspaniałe rzeczy! Trzymam kciuki za twoje delegowanie zadań!