Trello, najlepszy przyjaciel do małych projektów

Często stoimy przed pytaniem: gdzie zapisywać te wszystkie ważne informacje i się w nich nie pogubić? Jak rozpisać projekt i osadzić go w czasie, przekazywać dane w możliwie przejrzysty sposób? Z pomocą przychodzą nam aplikacje, które mieszczą wszystko, co jest nam potrzebne, by prowadzić projekty biznesowe (i nie tylko). W tym artykule przedstawiam Trello, do którego mam szczególny sentyment, ponieważ to właśnie w nim rozpoczęłam swój pierwszy projekt, który zatytułowałam: wirtualna asystentka.

Od czego zacząć?

Oczywiście od rejestracji. Możesz to zrobić przez stronę internetową na komputerze (polecam) lub aplikację. Jeśli masz już konto, logujesz się. Pojawia się strona, która jest Twoim centrum dowodzenia. To tutaj wszystko się zaczyna.

Przestrzeń robocza

To miejsce można porównać do folderu, który możesz zatytułować nazwą swojego projektu. W moim przypadku była to “Wirtualna asystentka”. Po utworzeniu swojej pierwszej przestrzeni roboczej możesz określić, czy ma być publiczna lub prywatna oraz zaprosić członków zespołu. Jeśli pracujesz z klientem, gdy zaprosisz go do wspólnej przestrzeni, będzie mógł nad nią pracować tak samo, jak Ty. W darmowej wersji możemy utworzyć 10 przestrzeni roboczych. Zaś w płatnej wersji Trello można określić m.in. zasady współtworzenia elementów przestrzeni roboczej nazywanymi tablicami.

Tablica

Podczas tworzenia nowej tablicy, nadajesz jej tytuł i określasz widoczność. Możesz ją utworzyć pustą lub rozpocząć od szablonu. Pusta tablica zwykle ma obrazek (jak na pulpicie) i pierwszą listę. Nadajesz jej tytuł, a następnie klikasz “dodaj listę”. Po jej dodaniu natychmiast pojawia się nowa po prawej stronie. W wersji Pro, obok tablicy na górnej belce można zobaczyć tabelę, kalendarz, oś czasu, kokpit czy mapę. W artykule opisuję podstawową wersję Trello, więc nie widzimy nic, poza listami, które dodajemy.

Lista

Jeśli wrócimy do metafory folderu, to tablica jest jego wnętrzem a lista to dokument. Nadajemy jej nazwę, a za pomocą trzech kropeczek rozwijamy akcje listy. Możemy dodać kartę lub wykonać inne akcje. W przypadku mojej tablicy pierwszą listę nazwałam “nauka”.

Karta

Dodajemy kartę do listy, nadajemy jej tytuł (u mnie to “kursy”), klikamy enter i przenosi nas na dół do kolejnej karty (jak w Excelu, gdy zatwierdzamy treść w wierszu). Najeżdżając na kartę, pojawia się ikonka ołówka (lub długopisu). Pojawia się wachlarz akcji, które możemy wykonać. Korzystamy z pierwszej: otwórz kartę. To samo się dzieje, gdy klikamy po prostu w obszar karty.
Możemy zaobserwować kartę, co pozwala między innymi otrzymywać powiadomienia o zmianach na swojej skrzynce mailowej. W opisie zamieszczamy informację, czego dotyczy zadanie. Poniżej okna z opisem widzimy rejestr wszystkich zmian, jakie się w zadaniu wydarzyły. Nic nam nie umknie.

Po prawej stronie mamy propozycję akcji: członkowie tablicy, etykiety (przydatne przy wyeksponowaniu zadania, np. ważność czy termin. Sami ustalamy, czym etykiety są, jaki mają kolor i czy mają tytuł. Niżej znajduje się lista zadań. U siebie dodałam listę zadań: “podstawowy kurs WA”, “Kurs WordPress”, “Kurs kampania sprzedażowa”. Każde zadanie można przypisać do konkretnego członka zespołu, nadać mu termin wykonania lub przerobić na osobną kartę (w przypadku, gdyby zadanie okazało się bardziej rozbudowane). Ja odhaczałam swoje zadania i podziwiałam pasek postępu. Do karty możemy dodawać załączniki i okładki.

Wracając do karty, widzimy zadanie z określoną datą i etykietą (jeśli je ustawimy), a także ilość zadań, które mamy do wykonania. Możemy dodawać komentarze, które ułatwią nam współpracę z innymi członkami. Karty można przeciągać do innych list. Szczególnie przydatne, gdy chcemy przesunąć daną kartę z listy “do zrobienia” na “zrobione” i tak dalej.

Power-Ups

Na górnej belce po prawej stronie znajduje się ikonka rakiety. Są się tam dodatki, które możemy zaimplementować na tablicę. Na początek polecam zintegrować kalendarz (Power Up Kalendarz) i Clockify.

Kalendarz przydaje się, by móc graficznie obejrzeć zadania osadzone w terminarzu, przesuwać je na inny termin lub edytować. Przydatny dodatek, zwłaszcza w darmowej wersji, gdyż kalendarz z lewej belki nie działa.

Automatyzacja

Ikonka pioruna to lista automatyzacji, jakie można wykonać. Są podzielone na reguły, przyciski i raporty e-mail. Warto zapoznać się z instrukcją, która jest dostępne w wersji video. Po kliknięciu “Create automation” mamy opisane kroki, które należy wykonać, by automatyzacja działała. W pierwszej kolejności określamy Trigger, czyli wyzwalacz. Wybieramy z zaproponowanych lub tworzymy nowe według schematów. Z pierwszego zaproponowanego wynika, że jeśli karta zostanie dodana na tablicę i przypisana mnie (klikamy na ikonę “+”) dodajemy akcję: pierwsza z brzegu, czyli przesuwa się (karta) na górę listy (wybieramy, której listy). Dodajemy akcję.

W następnym kroku możemy zapisać regułę lub dodać kolejną akcję. Proponuję dodać jeszcze jedną akcję i wybrać Add/Remove Action (drugi guzk akcji) i wybrać drugą proponowaną opcję: dodanie zielonej etykiety do karty. Nie zapomnij jej włączyć. Klikamy: dodaj i zapisz. Pojawiają się fanfary i możemy sprawdzić, czy wszystko działa. Dodajemy nową kartę do listy, nadajemy tytuł, zatwierdzamy i patrzymy, jak po chwili wędruje na górę listy z zieloną etykietą.

Szablony

Jeśli nie chcemy tworzyć tablicy od początku, możemy skorzystać z szablonów. Opcja Szablony jest na górnej belce. Po rozwinięciu jej możemy wybrać najpopularniejszy lub sprawdzić inne, wykonane przez społeczność Trello.

Możemy wybrać szablon odpowiadający sekcjom, takim jak: biznes, projekt, edukacja, prywatne, sprzedaż… Jest ich dużo. Warto się z nimi zapoznać, by “nie tworzyć koła na nowo”.
Osobiście korzystam z jednego z prostszych szablonów: Simple Project Board.

Podsumowanie

Trello stanowi wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które może być dostosowane do różnych potrzeb i stylów pracy. Dzięki prostemu interfejsowi i bogatej gamie funkcji Trello umożliwia efektywne planowanie, monitorowanie i współpracę nad projektami w sposób intuicyjny i elastyczny. Bez względu na to, czy jesteś freelancerką, prowadzisz małą firmą czy masz agencję, Trello może pomóc Ci zorganizować i kontrolować Twoje projekty w sposób, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.