Finanse firmy w rękach kobiet – wywiad z Katarzyną Krzemińską z iFIRMA

Rok 2025 przynosi wiele wyzwań i zmian dla przedsiębiorców, a jednym z najważniejszych decyzji na początku nowego roku jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Dla wielu właścicielek firm to zagadnienie wiąże się nie tylko z finansami ich działalności, ale również z szerszym kontekstem życia osobistego i zawodowego. Jakie kryteria warto uwzględnić przy podejmowaniu tej decyzji? Czym się kierować, aby zoptymalizować koszty i zachować jak najwięcej w kieszeni? Na te i inne pytania odpowiada Katarzyna Krzemińska, ekspertka z iFIRMA, która dzieli się praktycznymi wskazówkami i analizuje najczęściej popełniane błędy przez przedsiębiorców. Rozmowę prowadzi Ola Gościniak dla portalu Girlbosskie.pl.

Ola Gościniak: Na co przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania w nowym roku?

Katarzyna Krzemińska: Decyzję w zakresie stosowanej formy opodatkowania z całą pewnością należy podejmować w odniesieniu do konkretnej osoby. Pod uwagę powinniśmy brać nie tylko przychody i koszty naszej działalności, ale również to, co dzieje się poza naszą firmą. 

Dla przykładu – dla dwóch osób, które zajmują się tym samym, sprzedają po dokładnie takiej samej cenie, a w działalności mają identyczne koszty najkorzystniejsze mogą być różne formy opodatkowania, bo jedna z tych osób jest samotną matką, a druga poza działalnością zarabia też na etacie.

Gdybyśmy rozpatrywali opłacalność formy opodatkowania, patrząc tylko przez pryzmat firmy, to założylibyśmy, że dla obu kobiet opłacalna będzie ta sama forma. Przyjmijmy, że jest to skala podatkowa (z założeniem, że obie Panie w działalności nie przekroczą I progu podatkowego). Nie możemy jednak zapomnieć, że samotna matka, która w rozliczeniu rocznym ostatecznie swój dochód podzieli na dwoje, zapewne otrzyma zwrot podatku, natomiast przedsiębiorczyni pracującą dodatkowo na etacie w zeznaniu rocznym zobowiązana będzie sumować dochód z działalności z etatem i istnieje ryzyko, że wkroczy w II próg podatkowy i będzie musiała dopłacić.

Jak więc widzimy, pod uwagę trzeba wziąć nie tylko przychody i koszty w działalności, ale także:

• czy poza działalnością pracujemy na etacie/ umowie cywilno prawnej ( i ile tam zarabiamy);
• wpływ sytuacji rodzinnej na rozliczenia podatkowe: rozliczenie z małżonkiem*, ulga na dzieci, rozliczenie jako samotny rodzic;
  
• z jakich ulg podatkowych i odliczeń rocznych moglibyśmy skorzystać (np. darowizny możliwe do uwzględnienia w rozliczeniu podatkowym, możliwość skorzystania z ulgi IP BOX, ulga na termomodernizację, ulga rehabilitacyjna itd.);
• wysokość składki zdrowotnej i ewentualna możliwość jej rozliczania w podatku (zasady naliczania składki zdrowotnej różnią się dla każdej firmy opodatkowania);
• w przypadku dochodu powyżej 1 miliona pod uwagę musimy wziąć także to, czy pojawi się obowiązek zapłaty tzw. daniny solidarnościowej.

Tak, ślub 31 grudnia pozwala na skorzystanie ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem za cały rok, tak więc, drogie Panie, jeśli weszłyście w II próg podatkowy, to nie pozostaje Wam nic innego, jak pod koniec roku ponieść w firmie duże koszty (byle nie był to zakup towarów lub materiałów „na magazyn”) lub szybko znaleźć niepracującego męża.

Co ważne, przy wyborze formy opodatkowania należy pamiętać, że nie z każdej możemy skorzystać – ograniczeniem może być np. świadczenie usługi na rzecz byłego pracodawcy (to może wykluczyć podatek liniowy i ryczałt) czy przedmiot działalności (to z kolei może wykluczyć ryczałt).

Nie ukrywajmy – przy wyborze formy opodatkowania przewidujemy, co będzie dla nas najkorzystniejsze w całym roku, nie wiedząc jeszcze dokładnie, jak ten rok się potoczy. Szacujemy, ile zarobimy i ile wydamy, i na tej podstawie wybieramy najlepsze rozwiązanie.

Z całą pewnością nie powinniśmy jednak kierować się tym co jest dobre dla naszych znajomych. Nawet jeśli początkowo wydaje się, że nasze firmy i zarobki są podobne, to po głębszej analizie może się okazać, że to, co dzieje się poza działalnością, ma duże znaczenie przy wyborze formy opodatkowania.

Są różne możliwości w naszym kraju. Jakie kryteria decydują o tym, że dana forma podatkowa jest bardziej korzystna dla konkretnego biznesu? Co powinniśmy wziąć pod uwagę?

Zakładam, że korzystne oznacza dla wszystkich z nas to samo: zostaje mi w kieszeni najwięcej pieniędzy. Szukając odpowiedniej formy opodatkowania, powinniśmy więc sprawdzić, przy której formie suma zapłaconego podatku i składki zdrowotnej będzie najniższa.

Nie ma jednej, uniwersalnej formy opodatkowania dla danego rodzaju działalności albo dla danego biznesu. Zawsze powinniśmy porównać dostępne opcje i zobaczyć w każdym wariancie, ile z naszego zarobku przelejemy do ZUS-u i urzędu skarbowego. Dla jednoosobowych działalności mamy możliwość wyboru skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu. 

Załóżmy, że działalność jest naszym jedynym źródłem dochodu, nie jesteśmy w związku małżeńskim ani nie mamy dzieci. W naszej firmie miesięczny przychód (sprzedaż) to 11 tys. zł, koszty wynoszą 5 tys. zł,  płacimy duży ZUS i przy ryczałcie obowiązywałby nas 5,5% PIT (działalność wytwórcza). W takim przypadku:

Jeśli podejmując decyzję, kierowalibyśmy się najniższym podatkiem PIT, wówczas najkorzystniej byłoby stosować skalę podatkową, następnie ryczałt, a na końcu podatek liniowy. Z kolei jeśli bralibyśmy pod uwagę wysokość składki zdrowotnej, to najniższa składka jest przy liniówce, następnie przy skali podatkowej, a najwięcej zapłacilibyśmy przy ryczałcie. To całkowicie zmieniło kolejność! Dlatego pod uwagę powinniśmy wziąć obciążenia łączne, co pozwoliłoby zobaczyć, że najmniej zapłacimy przy skali, następnie przy liniówce, a na końcu listy jest ryczałt.

Bez przeprowadzonej w ten sposób analizy, mogłoby się wydawać, że ryczałt jest najkorzystniejszy, bo przecież płacilibyśmy tylko 5,5% podatku, a nie 12% lub 32% jak w przypadku skali lub, 19% przy liniówce. Patrząc jednak na całość, zauważymy, że nie zawsze najniższa stawka podatku oznaczają najmniejsze obciążenia budżetowe. Na pewno najłatwiej taką analizę przeprowadzić u przedsiębiorcy, u którego nie ma dodatkowych czynników wpływających na obciążenia podatkowe.

No i oczywiście, jak już wiemy, musimy sprawdzić, czy poza naszą działalnością jest coś, co pozwoli nam obniżyć podatek albo coś (np. dodatkowe zarobki), przez co ostatecznie musielibyśmy zapłacić więcej.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców przy wyborze formy opodatkowania?

Z całą pewnością najczęstszy problem, z jakim przychodzą do nas nowi klienci, to nieskuteczne poinformowanie urzędu o zmianie formy opodatkowania. Niestety jeśli w terminie nie powiadomimy urzędu o tym, jak chcemy się rozliczać, to nie ma odwrotu.  Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorcy nie sprawdzają, czy wniosek o zmianę formy opodatkowania został faktycznie wysłany –  wypełniają dokumenty, ale wie wiedzą, że trzeba je podpisać, np. epuapem. Dlatego nasi księgowi zwracają szczególną uwagę na to, by przesłane nam potwierdzenia zmiany formy opodatkowania z CEIDG posiadały kody kreskowe.

Błędem na pewno byłby wybór takiej formy opodatkowania, jaką stosuje kolega z tej samej branży. Po pierwsze nie wiemy, czy kolega porównywał, co mu się opłaca, a po drugie nie wiemy, czy kolega uwzględnia w swoim rozliczeniu dodatkowe czynniki, np. ulgę na dzieci.

Czy doradztwo podatkowe przed podjęciem decyzji o wyborze formy opodatkowania jest niezbędne?

Nie jest niezbędne, ale jeśli chcemy, aby ktoś nam podpowiedział i wziął za to odpowiedzialność, to można zgłosić się do doradcy podatkowego lub prawnika. W takim przypadku pamiętajmy jednak, że nie powinniśmy tej decyzji konsultować z osobą, która nie ma odpowiednich uprawnień. 

Doradcy podatkowi mają obowiązek posiadania ubezpieczenia zawodowego, które obejmuje udzielenie błędnej porady, co nam gwarantuje możliwość skorzystania z procedury reklamacyjnej i ewentualnie odszkodowania w ramach jego OC. Co ważne: zawsze korzystajmy z porad w formie pisemnej i jak najbardziej szczegółowo opisujmy nasz przypadek, aby nie okazało się, że porada była właściwa, ale nie w naszym przypadku.

Jeśli czujemy, że decyzję w zakresie formy opodatkowania możemy podjąć sami, to nie mamy obowiązku kontaktowania się z doradcą. Ostatecznie często wybór najlepszej formy opodatkowania nie jest taki trudny, jak się na początku wydaje. Ważne jest to, że odpowiedzialność za wybór mogę wziąć tylko ja sama lub doradca podatkowy.  

Lepiej uciekać od osoby, która nie jest doradcą podatkowym, a chętnie wskazuje, która forma opodatkowania jest dla mnie korzystna, zwłaszcza jeśli przed taką poradą nie wykona obliczeń porównujących dostępne formy ani nie dopyta czy nie sprawdzi, czy mogę każdą z nich stosować. To oznaczałoby, że taka osoba podatki traktuje bardzo ogólnie, a na dodatek nie zna przepisów i nie wie, że doradzanie w zakresie optymalizacji podatkowej przez osobę, która nie ma uprawnień w tej dziedzinie, jest zabronione. 

Skorzystanie z darmowego wsparcia kogoś, kto nie jest doradcą podatkowym, ale pomoże nam, bo nas lubi lub rozlicza naszą firmę, może nas kosztować wiele – jeśli okaże się, że doradziła nam źle, nie mamy możliwości dociekania odszkodowania. 

Usługi doradztwa podatkowego mogą być wykonywane także przez prawników, jednak zachęcam do skorzystania z usług osoby, która zdała egzamin doradcy podatkowego, figuruje na liście doradców i posługuje się numerem uprawnień doradcy. Listę doradców znajdziecie tutaj: https://kidp.pl/wyszukaj-doradce-podatkowego

Jakie dokumenty lub dane przedsiębiorca powinien przygotować przed konsultacją z doradcą podatkowym w sprawie wyboru formy opodatkowania?

Na pewno informacje o przewidywanym przychodzie i kosztach. W tym przypadku możemy bazować na danych z ubiegłego roku, dodając do nich zakładany wzrost. Przychody i koszty podatkowe najłatwiej sprawdzić w księdze przychodów i rozchodów (u ryczałtowców przychody można sprawdzić w ewidencji przychodów, a koszty oszacować lub pobrać z ewidencji zakupów VAT, jednak ta nie będzie zawierała np. kosztów zwolnionych z VAT).

Warto zastanowić się nad planowanymi większymi zakupami (a może w tym roku sporo kupiłam i w przyszłym moje koszty spadną?), przewidywanym zatrudnieniem pracowników (wzrost kosztów, ale i wzrost sprzedaży dzięki jego pracy), zatowarowaniem, czyli stanem remanentu (czy przewiduję, że w tym roku sprzedam dużo towarów kupionych w latach poprzednich?). Duże znaczenie ma też to, czy w najbliższym roku nabędziesz prawo do skorzystania ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem albo skorzystania z ulgi na dziecko – jeśli przewidujesz, że to nastąpi, warto to uwzględnić.

Pewnie większość czytelników doda: trzeba także ustalić, czy pracuję poza JDG i ile tam zarabiam, a jeśli chcę się rozliczać z małżonkiem – ustalić, ile on zarabia. Można to zrobić np., biorąc od pracodawcy PIT-11 albo ostatni pasek płac/ roczną kartę wynagrodzeń. Doradca na pewno zapyta też, czy będę korzystać z ulg podatkowych i odliczeń, czy i ile mam dzieci, ile mają lat, czy planuję przekazywać darowizny, czy mogę skorzystać z innych ulg i jakich. 

Jakie praktyczne wskazówki dałaby Pani przedsiębiorcom, którzy po raz pierwszy stają przed wyborem formy opodatkowania?

Może zabrzmi to nie do końca profesjonalnie, ale… Pamiętajcie, że wybór formy opodatkowania to przewidywanie przyszłości. Nie mamy 100% pewności, jak ona się potoczy, czy w tym roku wskoczy nam boom sprzedażowy, czy może jednak uznamy, że potrzebujemy odpoczynku i świadomie zwolnimy ze sprzedażą?

Wiem, że wybór formy opodatkowania potrafi przynieść kilka nowych siwych włosów, ale trzeba pamiętać, że nie jest to zmiana na zawsze. Nikt nie zagwarantuje przedsiębiorcy, że wskazana przez niego forma opodatkowania będzie najlepsza. Nawet doradca podatkowy jedynie oszacuje, że przy takich założeniach dana forma będzie odpowiednia, ale nie powie tego ze 100% pewnością, bo nie jest w stanie przewidzieć, jak ułożą się Wasze dochody albo czy pod koniec roku nie weźmiecie ślubu. Wybieramy to, co obecnie wydaje się najlepsze. Sądzę, że patrząc w ten sposób na podjęcie tej decyzji, powinno być łatwiej. No i najważniejsze – za rok pojawi się kolejna możliwość zmiany.

Aha! Ostatecznego wyboru można dokonać do 20 dnia miesiąca kolejnego po pierwszej sprzedaży (a jeśli pierwsza sprzedaż jest w grudniu, to do końca grudnia), czyli jeśli pierwsza sprzedaż pojawi się w czerwcu, to czas na wybór formy opodatkowania upływa 20 lipca. Do momentu uzyskania pierwszego przychodu (pierwsza sprzedaż lub wykonanie usługi) rozliczamy się na przyjętej na początku roku formie opodatkowania i jedynie do tego momentu można ją zmienić. Niestety taka zamiana PIT-u w trakcie roku wiąże się z koniecznością korekt deklaracji w ZUS-ie, a może się okazać, że niezbędna będzie także zmiana ewidencji podatkowej. 

Jak często przedsiębiorca powinien analizować, czy wybrana forma opodatkowania nadal jest dla niego optymalna?

Na pewno na początku każdego nowego roku. Osoby, które pierwszą sprzedaż wykonają trakcie roku, do 20 dnia kolejnego miesiąca powinny sprawdzić, czy warto dokonać zmiany formy, którą stosowali dotychczas. Częstsza analiza raczej nic nie wniesie. 

Co warto wiedzieć o terminach i formalnościach związanych z wyborem lub zmianą formy opodatkowania?

Informację o wybranej formie opodatkowania należy przekazać do US w formie pisemnej. Obecnie najprostszym sposobem jest zgłoszenie formy opodatkowania poprzez CEIDG. Pamiętajcie, aby posiadać potwierdzenie dostarczenia zawiadomienia do US! Jeśli wybraną formę opodatkowania zgłaszasz poprzez CEIDG, sprawdź, czy wniosek, który został przesłany, posiada kod kreskowy i czy w treści wniosku masz zaznaczoną wybraną formę opodatkowania. 

Jeśli wolisz zgłosić zmianę do US na osobnym piśmie, pamiętaj, aby wykonać jego kopię oraz zachować potwierdzenie dostarczenia (na kopii pracownik US przybija pieczęć potwierdzającą przyjęcie). Możesz też wysłać pismo pocztą, ale koniecznie listem poleconym, najlepiej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pod kopię pisma podepnij potwierdzenie nadania listu i otrzymaną zwrotkę odbioru. Kopię przechowuj razem z dokumentacją firmową – to nie raz pozwoliło nam udowodnić, że dane pismo było dostarczone do urzędu!

Jeśli dopiero zakładasz działalność i w wyznaczonym terminie nie dokonasz żadnego wyboru, wówczas automatycznie stosuje się skalę podatkową. Wybrana forma opodatkowania obowiązuje przez cały rok podatkowy, a jeśli nie dokonasz zmiany w kolejnym roku, to dłużej. Czyli jeśli nic nie chcemy zmieniać, to nie musimy nic robić. 

Jakie rozwiązania oferuje ifirma.pl, które mogą pomóc przedsiębiorcom w analizie i wyborze optymalnej formy opodatkowania?

Klienci naszego biura otrzymują kalkulator porównujący obciążenia ZUS i PIT dla skali, liniówki i ryczałtu.  Pomimo przyjętych w kalkulatorze uproszczeń z całą pewnością pomaga on m.in. w  podjęciu decyzji, czy potrzebna będzie konsultacja z doradcą podatkowym.

Zwykle nie dzielimy się tym kalkulatorem, ale dla Was robimy wyjątek – kalkulator znajdziecie tutaj do pobrania. Pamiętajcie jednak, że jest on stworzony z dużym uproszczeniem, aby pokazać, jak rozkładają się obciążenia podatkowe przy różnych formach opodatkowania, i dotyczy wyłącznie dochodów z JDG (nie uwzględnia np. ulg podatkowych). Jeśli potrzebujecie dokładniejszych analiz, powinnyście skonsultować się z doradcą podatkowym.

W IFIRMA nie zatrudniamy doradców podatkowych, stąd nie chcemy wskazywać naszym klientom konkretnego doradcy, co wiązałoby się m.in. z narzuceniem jego cennika. W 2024 roku w Polsce było około 9 tysięcy osób, które się tym zajmowały, więc można swobodnie wybrać, biorąc pod uwagę cenę,  sposób kontaktu czy miejscowość, w której doradca działa. Pamiętajcie: pierwszy termin na podjęcie decyzji upływa 20 lutego!

Mam nadzieję, że uda się Wam wybrać najlepszą formę opodatkowania. Pamiętajcie jednak, że nie zawsze da się wybrać tak, by nie płacić nic do urzędów. Zresztą – dodatkowy podatek to zwykle skutek dodatkowych zarobków.

Rozmówczyni wywiadu: Katarzyna Krzemińska

Kierownik biura rachunkowego IFIRMA z ponad 10-letnim stażem w serwisie ifirma.pl. Zarządza zespołem specjalistów, jednocześnie aktywnie wspierając przedsiębiorców w prowadzeniu ich działalności. Jej wiedza, zaangażowanie oraz wieloletnia praktyka sprawiają, że jest niezastąpionym partnerem w kwestiach rachunkowych i podatkowych.