Skalowanie biznesu – definicja i wszystko co musisz wiedzieć – wywiad z Ewą Bartnik wiceprezeską Imker

Skalowanie biznesu to kluczowy element dążenia do sukcesu i długoterminowej stabilności przedsiębiorstwa. To proces, który wymaga strategicznego podejścia, elastyczności oraz precyzyjnego planowania. W kontekście rozwoju firmy nie ma magicznych skrótów, ale istnieje szereg sprawdzonych metod i strategii, które mogą skutecznie wesprzeć ten proces.

Dlatego też rozmowa z Ewą Bartnik, wiceprezeską IMKER, to nieocenione źródło wiedzy na temat skalowania biznesu. Jej doświadczenie, wiedza i perspektywa w tym obszarze mogą rzucić nowe światło na kluczowe kwestie związane z rozwojem firmy. Przeanalizujemy wspólnie, jakie kroki są niezbędne, aby skalowanie biznesu było nie tylko możliwe, ale także skuteczne i zrównoważone. Przekroczymy granice teorii, przenosząc się do praktyki i wskazówek, które mogą przynieść konkretną wartość dla Twojego biznesu. Czas dowiedzieć się, jak skalować z sukcesem i jakie kroki są kluczowe na tej drodze! Wywiad przeprowadzi Ola Gościniak redaktorka naczelna portalu GIRLBOSSKIE dla przedsiębiorczyń.

Ola Gościniak: Jaka jest Twoja definicja skalowania biznesu?

Ewa Bartnik: Skalowanie to taki etap rozwoju firmy, w którym skupiamy się głównie na zwiększaniu sprzedaży. Produkt jest już sprawdzony i dostosowany do potrzeb klientów, czyli wiemy, co robimy i dla kogo.

Jeśli spojrzeć wstecz, to każdy biznes zaczyna się od pomysłu. Jest jakaś wizja produktu lub usługi. Następnie pojawiają się pierwsi klienci i pierwsza sprzedaż. Wówczas założycielka czy założyciel biznesu działa z reguły samodzielnie, ewentualnie z pomocą kilkuosobowego zespołu. Te początki to prawdziwy rollercoaster, bo przychody bywają bardzo nieregularne, a produkt trzeba ciągle poprawiać, modyfikować i dostosowywać do wymagań rynku.

Ale wreszcie przychodzi moment, kiedy wszystko nabiera rozpędu. Produkt czy usługa zdobywa kolejnych klientów, a poprzedni wracają po ponowne zakupy. I to jest właśnie czas na skalowanie. W tym momencie zaczynają się zupełnie nowe wyzwania.

Jakie są główne cele i motywacje, które skłaniają daną osobę do decyzji o skalowaniu biznesu w obecnej chwili?

Zacznę od tego, co motywuje przedsiębiorczynie i przedsiębiorców do założenia własnej firmy. Z moich obserwacji, najczęstsze powody to chęć uzyskania niezależności, nieposiadania szefowej/szefa, możliwość elastycznego czasu pracy i godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym.

Kiedy już prowadzisz firmę, to zauważasz, że to nie do końca tak wygląda. Zamiast jednego szefa, masz kilku lub kilkunastu, bo nagle staje się nim każdy twój klient. Zamiast elastycznego czasu pracy, masz głowę zajętą przez pracę non stop. Zamiast większej ilości czasu dla rodziny… cóż. Bywa różnie. Wszyscy przedsiębiorcy się z tym mierzą.

Dlatego myślę, że dokładnie te same rzeczy motywują nas do skalowania naszych biznesów. Chcemy mieć pracowników lub współpracowników, którzy nas zastąpią, kiedy będziemy potrzebowali urlopu. A do tego potrzebujemy większej sprzedaży – bo żeby było nas stać na zatrudnienie kogokolwiek, musimy zarobić na jego pensję.

To potrafi nas czasem wpędzić w błędne koło jeszcze większej ilości pracy. Ale dobra wiadomość jest taka, że da się to zrobić dobrze. O ile skupimy się na właściwych rzeczach, z dużym prawdopodobieństwem osiągniemy sukces, satysfakcjonujące zarobki i niezależność.

Jak zidentyfikować kluczowe obszary swojego biznesu, które są gotowe do skalowania?

Moim zdaniem, nie da się skalować biznesu po kawałku. Powiedzmy, że rozwijamy własną markę odzieżową. Żeby sprzedawać więcej, musimy ponosić nakłady jednocześnie w kilku obszarach. Po pierwsze – zwiększyć produkcję i posiadać więcej towaru w magazynie, żeby móc płynnie realizować coraz więcej zamówień. Po drugie – zwiększyć wydatki na marketing, szukać nowych sposobów promowania naszych produktów, żeby zainteresować nimi nowych klientów. A do tego, to wszystko trzeba obsłużyć, więc musimy też zwiększyć zatrudnienie, a za tym idą koszty np. wynajmu biura czy zakupu sprzętu.

Cały problem w tym, że koszty zwiększamy tu i teraz, np. zatrudniając specjalistę od marketingu, a efekty w postaci zwiększonej sprzedaży przyjdą po czasie. Dlatego warto dokładnie przeanalizować wszystkie elementy biznesu i ustalić, które nakłady musimy ponieść od razu, a które stopniowo, w miarę kolejnych potrzeb.

A może w ogóle nie musimy inwestować w samodzielną obsługę niektórych procesów, bo skorzystamy w tym zakresie z outsourcingu przez wyspecjalizowane podmioty? Warto zrobić dokładny research i poznać rynkowe standardy funkcjonowania firm w naszej branży. Podpatrzmy, jak to robią nasi konkurenci.

Pozostając przy przykładzie marki odzieżowej: załóżmy, że firma podobna do naszej główny nacisk kładzie na działania marketingowe, a koszty magazynowania i bieżącej obsługi zamówień trzyma w ryzach, dzięki współpracy z dobrze poukładanym partnerem fulfillmentowym, któremu płaci tylko za faktycznie zajmowane miejsce w magazynie i wysłane paczki. My z kolei swoje środki inwestujemy w wynajem własnego magazynu, kupujemy wyposażenie i zatrudniamy pracowników do pakowania paczek. Dodatkowo musimy jeszcze tym wszystkim zarządzać, więc poświęcamy także swój czas.

W takiej sytuacji, sumarycznie to my poniesiemy dużo wyższe koszty, bo są to koszty stałe, które musimy opłacać bez względu na to, jak dużą mamy sprzedaż. Nawet jeśli mamy do wysłania 5 paczek i nasz pracownik zrobi to w godzinę, to musimy mu zapłacić za cały dzień pracy. Tymczasem nasz konkurent, który korzysta z fulfillmentu, zapłaci wówczas tylko za obsługę tych 5 paczek i w ogóle nie będzie musiał się zajmować zarządzaniem magazynem w sensie fizycznym. Zamiast tego będzie skupiał się na marketingu i wyprzedzi nas w wyścigu o uwagę klienta.

Czy można określić skalowanie biznesu zarówno pod względem infrastruktury, jak i zasobów ludzkich? Jeśli tak, jak najlepiej to zaplanować?

Ja bym podzieliła to inaczej. Powinniśmy myśleć obszarami, które są strategicznie ważne. Na początku istotne są 3 główne obszary: marketing i sprzedaż, operacje (codzienna realizacja usług na rzecz klientów) i ogólne zarządzanie. Do każdego z tych obszarów potrzebujemy infrastruktury, technologii i ludzi.

Błąd, który często popełniają przedsiębiorcy – i ja też go wielokrotnie popełniałam – to inwestowanie w zasoby, a dopiero potem szukanie dla nich zastosowania. Podam kilka przykładów: wynajmuję lokal, bo przecież każda firma musi mieć biuro, a dopiero potem się zastanawiam, co będziemy w nim robić; zatrudniam pracownika, bo akurat mąż koleżanki szuka pracy – a dopiero potem myślę, jakie zadania mu zlecić.

Po kilku takich inwestycjach mamy co prawda do dyspozycji jakieś zasoby, ale blokujemy sobie możliwość podejmowania elastycznych decyzji. Bo przecież – skoro już mamy to biuro, to nie będziemy korzystać z usług wirtualnej asystentki, chcemy kogoś na miejscu. Skoro zatrudniliśmy człowieka, to teraz musimy mu znaleźć zajęcie – nie skorzystamy z dużo efektywniejszej opcji outsourcingu w zakresie obsługi klientów. Zamiast tego będziemy uczyć naszego pracownika, jak odpowiadać na e-maile, a kiedy nie będzie żadnych e-maili – będziemy mu wyszukiwać inne zajęcia, żeby się nie nudził.

Pokazuję te przykłady, żeby zobrazować w jakim kierunku może pójść nasz biznes, jeśli nie określimy na początku strategii działania. To nie musi być żaden wielki dokument. Zróbmy po prostu tę podstawową analizę i rozpiszmy sobie na kartce papieru wszystkie procesy, które trzeba w naszej firmie codziennie realizować. A potem stwórzmy kilka alternatywnych scenariuszy, policzmy koszty i odpowiedzmy sobie na pytanie: które z tych procesów będę budować wewnętrznie, do których zatrudnię ludzi – a które zlecę innym podmiotom w ramach outsourcingu.

Nie ma na to uniwersalnej recepty. Jeśli miałabym dać tutaj jedną wskazówkę, to brzmiałaby tak: wszystko, co powtarzalne i ustandaryzowane na rynku (np. księgowość, magazynowanie i obsługa zamówień) nadaje się do outsourcingu i polecam tę ścieżkę. In house powinniśmy zostawić to, co dla nas unikalne i wyjątkowe, to co tworzy faktyczną wartość dla klienta. U jednych to będzie produkcja, u innych – marketing i tworzenie contentu, dzięki któremu nasz przekaz wyróżni się na tle generycznych treści konkurencji. Takim elementem na pewno jest też sprzedaż i to ona powinna być naszym oczkiem w głowie.

Myślę, że w tym temacie ważna jest analiza rynkowa. Lepiej wykonać ją samemu, delegować, zlecić innej firmie? Co najlepiej sprawdzić w takiej analizie? 

Oczywiście, super byłoby robić takie analizy. Natomiast jeśli mówimy o małych firmach, działających w niszach rynkowych, to warto się zastanowić, czy nie będzie to przerost formy nad treścią. Zamiast głębokich, długotrwałych badań, polecam zrobić na własną rękę pogłębione ankiety wśród własnych klientów. Kiedy dogłębnie poznamy ich potrzeby, to najlepiej dostosujemy swoją ofertę.

Badanie poziomu zadowolenia oraz potrzeb u dotychczasowych klientów jest o tyle wiarygodne, że jest to grupa, która już zostawia u nas pieniądze. Dlatego powinniśmy brać pod uwagę ich zdanie. Badania robione wśród anonimowych użytkowników internetu czy nawet wśród naszych fanów, np. w social media, to tylko deklaracje, które często nie przekładają się potem na faktyczne zakupy.

W Imker, przy naszym podejściu do skalowania, staramy się przede wszystkim szeroko edukować rynek o naszych usługach, a konkretnie – staramy się pokazać, jakie korzyści osiągają twórcy internetowi dzięki współpracy z nami. Nigdy nie żałujemy czasu na rozmowy z klientami. Uważam, że na etapie pierwszego skalowania produktu czy usługi, to właśnie tym powinny się zajmować osoby kierujące biznesem. Pracownicy niech realizują usługę, a my słuchajmy klientów.

Jakie strategie marketingowe i sprzedażowe polecasz na 2024 rok, w kontekście skalowania biznesu, aby dotrzeć do nowych grup docelowych?

Jeśli chodzi o marketing, to przy skalowaniu najlepiej iść możliwie szeroko, żeby jak najbardziej zwiększać świadomość marki w grupie docelowej. Oczywiście, zwykle jesteśmy ograniczeni budżetem i nigdy nie będzie nas stać na wszystko, co sobie wymarzymy.

Jestem zwolenniczką myślenia długoterminowego i budowania własnych kanałów dotarcia do klientów. Mam tutaj na myśli przede wszystkim własną stronę internetową, blog i newsletter. Jeśli jeszcze w nie nie zainwestowaliśmy, to powinniśmy to zrobić jak najszybciej i zacząć budować własne, niezależne miejsce w sieci. To bardzo ważne, bo w przeciwnym wypadku na zawsze uzależnimy się od kapryśnych algorytmów serwisów społecznościowych albo od płatnej reklamy. A koszty związane z reklamą w sieci z roku na rok rosną.

Oczywiście – na efekty z posiadania własnych mediów będziemy musieli poczekać, i to co najmniej kilka miesięcy, a nawet lat. Dlatego warto wspierać się aktywnością w mediach społecznościowych i płatną reklamą. Pamiętajmy też o rekomendacjach, bo są jednym z lepszych sposobów na pozyskiwanie nowych, lojalnych klientów.

Jakie technologie lub systemy mogą być potrzebne do efektywnego rozwoju operacji i utrzymania wysokiej jakości produktów lub usług?

Przy skalowaniu biznesu kluczowa jest sprzedaż i temu procesowi przyjrzałabym się w pierwszej kolejności. Poza dobrym opisaniem i ewentualnym przeprojektowaniem procesu, wyzwaniem jest zebranie wszystkich danych o sprzedaży w jednym miejscu. Takim miejscem powinien być dobry system CRM. Na rynku mamy mnóstwo propozycji narzędzi, które pomagają okiełznać i monitorować na bieżąco procesy sprzedażowe. Zadaniem takiego systemu jest zebranie informacji o klientach, podjętych działaniach i kupionych przez nich produktach czy usługach. Mając te dane dobrze posegregowane, możemy wyciągać wnioski i szukać sposobów na zwiększanie sprzedaży, a to główny cel skalowania biznesu.

Jeśli nasza działalność polega na sprzedawaniu czegokolwiek przez internet (a zakładam, że większość czytających ten portal właśnie taką działalność prowadzi lub zamierza prowadzić), to kluczowy będzie system sprzedażowy. Znowu – na rynku jest mnóstwo rozwiązań i każdy powinien dobrać najbardziej dostosowane do siebie. Chcę tylko uczulić na jedną rzecz: większość problemów technologicznych, które mają początkujący przedsiębiorcy, została już zaadresowana przez twórców rozwiązań typu SaaS. Nie ma sensu wynajdywać koła na nowo i zatrudniać programisty do napisania systemu, który można kupić w abonamencie za maksymalnie kilkaset złotych miesięcznie, z pełnym wsparciem technicznym.

Jako trzeci aspekt narzędziowy, polecam możliwie szybko zaopiekować temat komunikacji wewnętrznej w firmie. Brak bieżącej wymiany informacji w przedsiębiorstwie potrafi bardzo spowalniać rozwój i tworzyć niepotrzebne napięcia. Wystarczającym rozwiązaniem jest tutaj firmowy czat, ale dobrze jakby miał też funkcje przesyłania plików czy współdzielenia projektów. To już zależy od potrzeb oraz tego, jakiego rodzaju informacje musimy sobie na bieżąco przekazywać.

Trudno jest nie wspomnieć o pracownikach. Jak ich przygotować na takie zmiany w firmie?

Takie zmiany bywają bardzo trudne. Głównym problemem jest to, że w małej firmie wszyscy robią wszystko. Jeśli mam zespół 3-5 osób, to z reguły wszyscy współpracują ze sobą na bieżąco, a w razie potrzeby także się wzajemnie zastępują. Myślę, że można tak funkcjonować maksymalnie do 8-10 osób w zespole. Powyżej już sobie tego nie wyobrażam.

Okres, kiedy w Imker zatrudnialiśmy 10 osób, wspominam jako jeden z najgorszych w historii naszej firmy. To był kompletny chaos. Teraz zatrudniamy ok. 60 osób i każdy doskonale wie, co ma robić. Jak się okazało, to wszystko kwestia zarządzania. W większych organizacjach konieczna jest specjalizacja, to jest po prostu bardziej efektywne na co dzień.

Każda zmiana organizacyjna spotyka się w firmie z oporem. Nawet, jeśli nasz zespół chce, żeby firma się rozwijała, to jednak pracownicy to nie właściciele. Mają swoje potrzeby i oczekiwania co do wykonywanej pracy i wielu z nich zwyczajnie nie lubi zmian. Musimy ich do tej zmiany przekonać, wskazując korzyści, ale nie tylko dla firmy czy zespołu, tylko dla każdego indywidualnie. Dopiero wtedy możemy liczyć na ich zaangażowanie we wdrażaną zmianę.

Przy zmianach organizacyjnych warto też korzystać z pomocy zewnętrznych konsultantów. Ja korzystam z takiej pomocy zawsze, kiedy chcę wdrożyć zmianę organizacyjną. Moje doświadczenie pokazuje, że jeśli nawiążemy współpracę z dobrym konsultantem, to zmiana przechodzi dużo bardziej gładko. Osoba z zewnątrz potwierdza swoją ekspertyzą, że proponowana zmiana jest zgodna ze standardem rynkowym i potrafi wskazać przykłady firm, które z sukcesem funkcjonują w dany sposób. Poza tym, taka osoba, współpracując bezpośrednio z naszymi pracownikami, ma szansę uzyskać od nich bardziej szczery feedback, niż my sami i lepiej zaadresować ich prawdziwe obawy. Niestety, większość osób, mimo nawet najlepszych relacji z szefem, nie powie mu wszystkiego.

Jakie są główne wyzwania, jakie widzisz w procesie skalowania biznesu, i jak  je przezwyciężyć?

Największym wyzwaniem jest zmiana myślenia i zrozumienie nowej roli przez właścicielkę czy właściciela firmy. Kiedy wchodzimy na drogę skalowania przychodów, musimy przestać zajmować się codziennymi operacjami, a skupić się na zwiększaniu sprzedaży oraz zarządzaniu zespołem i firmą jako całością.

Nie każdy jest na to gotowy i nie każdy tego chce. Dlatego zanim zaczniemy swoją przygodę ze skalowaniem biznesu, zastanówmy się, czy ten kierunek faktycznie nam odpowiada. Bo to nie jest jedyna droga. Jeśli dobrze czujemy się jako specjalista, zamiast zatrudniania innych podobnych do siebie i budowania wielkich struktur, spróbujmy podejść do tematu inaczej i oferować naszym klientom produkty, które będą pracowały za nas. Takimi produktami mogą być wszelkie produkty contentowe, np. kursy online, ebooki, audiobooki czy książki. W ten sposób możemy zwiększać swoje przychody, które generujemy dzięki posiadanej wiedzy, nie zwiększając rozmiarów naszej firmy. Raz nagrany kurs czy napisana książka, będzie dla nas zarabiać, nawet kiedy będziemy na urlopie.

Ja wybrałam pierwszą ścieżkę, bo ogromną satysfakcję sprawia mi budowanie struktur, procesów i zwiększanie skali działania. Poza tym kocham zmiany i uwielbiam je wdrażać. Ale jestem zdania, że niezależnie od tego, którą wersję wybierzemy – zawsze można zawrócić i spróbować od nowa, inaczej. Nie bójmy się eksperymentować, bo bez tego nie da się osiągnąć ponadprzeciętnych rezultatów. I tego życzę zarówno sobie, jak i wszystkim czytelniczkom tego portalu.

Ewa Bartnik – IMKER

Zapraszam do kontaktu na Linkedin

Z branżą e-commerce jestem związana od 15 lat. Pierwsze doświadczenia zdobywałam jeszcze na studiach, prowadząc sklepy internetowe 4play.pl i GameClub.pl oraz współtworząc blog eKomercyjnie.pl.

Od 2018 roku cały swój czas zawodowy poświęcam firmie Imker, gdzie odpowiadam za zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, procesy biznesowe, politykę HR i rozwój organizacji. Od maja 2022 roku jestem jej głównym udziałowcem, pełnię funkcję wiceprezeski i dyrektorki finansowej.

Poza aktywnością we własnym biznesie, pasjonuję się wyceną przedsiębiorstw, zwłaszcza innowacyjnych. Mój żywioł to liczby i konkrety. Świetnie czuję się tam, gdzie mogę szybko działać i posuwać sprawy do przodu. Stale szukam możliwości optymalizacji i wdrażania innowacyjnych rozwiązań.

Moje TOP5 Talentów Gallupa to:

1. Uczenie się
2. Indywidualizacja
3. Osiąganie
4. Analityk
5. Dowodzenie

Z wykształcenia jestem magistrem sztuki, ukończyłam UMFC w Warszawie w klasie fortepianu. Jestem także absolwentką studiów podyplomowych z rachunkowości w WSZiA w Zamościu, MBA na Politechnice Lubelskiej oraz Akademii GPW Growth organizowanej przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie.

Prywatnie jestem matką 4 dzieci, które sprawiają, że mój świat jest bardzo dynamiczny. Uwielbiam dobre książki i dobre jedzenie, górskie wędrówki i pływanie w jeziorze.

W wolnym czasie studiuję przy fortepianie dzieła Chopina i Bacha, które pomagają mi rozwiązywać najtrudniejsze wyzwania biznesowe. Moim ulubionym kompozytorem jest Witold Lutosławski.