Wypróbuj work-life blending stosując techniki zarządzania projektami

O idei work-life balance słyszała zapewne większość z nas. To podejście do organizacji codziennego funkcjonowania, które promuje harmonijne łączenie pracy zawodowej z życiem osobistym, odcinając grubą kreską jedno od drugiego. Godziny pracy są wyraźnie oddzielone od czasu spędzonego z rodziną czy realizacji prywatnych celów.

Ta mityczna koncepcja harmonii pomiędzy pracą a życiem prywatnym z jednej strony kusi swoimi zaletami, z drugiej wydaje się czymś nieuchwytnym i niezwykle trudnym do osiągnięcia (a może w ogóle nierealnym?) przez niektóre z nas. Dlaczego tak się dzieje? I jeśli nie work-life balance to co?

5 piłeczek życia według Briana Dysona

Brian Dyson, prezes Coca-Coli w latach 90., podczas jednego ze swoich przemówień posłużył się bardzo trafnym porównaniem życia do gry, w której żonglujemy pięcioma piłeczkami. Nadał im nazwy: praca, rodzina, zdrowie, przyjaciele, duchowość. Według tej koncepcji — wszystkie piłeczki (jak to w żonglerce bywa) musimy utrzymać w powietrzu.

Szybko możemy zauważyć, że piłeczka z nazwą „praca” jest gumowa, pozostałe natomiast są szklane. Jeśli upuścimy którąś ze szklanych piłek — w najlepszym przypadku mogą one zostać zarysowane lub wyszczerbione, w najgorszym — pęknięte lub całkowicie roztrzaskane. Nigdy nie będą już takie same. Ponieważ piłeczka „praca” jest z gumy — jeśli ją upuścisz, ona wróci.

Przekaz tej koncepcji jest prosty — między pełnionymi rolami należy zachować odpowiedni balans, dzięki temu każda ze sfer życia będzie odpowiednio zaopiekowana, a ryzyko roztrzaskania tych delikatnych i kruchych obszarów, zostanie zminimalizowane. Dodatkowo tak samo jak piłeczki podczas żonglerki, każda z życiowych ról będzie na samym szczycie przez określoną chwilę, po czym zostanie zastąpiona przez kolejną. I tak w kółko — według tego samego schematu.

W takim kontekście realizacja idei work-life balance jawi się jako spełnienie marzeń o życiu z lekkością i w harmonii.

Piłka-zmyłka

Koncepcja Dysona jest mi osobiście bardzo bliska. Będąc etatowym pracownikiem, z mężem i domem — jednak jeszcze bez dziecka, o codziennej zmianie ról: pracownik — żona — gospodyni — ja, kobieta — myślałam dokładnie w ten sam sposób: jak o żonglerce. I byłam w tej żonglerce naprawdę dobra! Skutecznie pilnowałam tego, by gumowa piłka „praca” nie naruszyła tych delikatnych, kruchych, pozostałych obszarów.

Kiedy pewnego dnia urodziłam córkę — do gry dołączyła kolejna piłka. I to nie byle jaka! Lubię mówić o niej piłka — zmyłka. Kto ma dzieci i kto bawił się kiedyś taką piłką, ten w mig zrozumie analogię. Moja ukochana zmyłka urodziła się w 32 tygodniu ciąży, co dodatkowo bardzo mocno wybiło mnie z prawidłowego rytmu żonglowania. Gumową piłkę totalnie straciłam z oczu (a może raczej — przestała być ona dla mnie dostępna), a pozostałe szklane piłeczki — cóż, mocno się poobijały.

I tak jak to z piłkami-zmyłkami bywa — bardzo dynamicznie zmieniają równowagę w tym, i tak kruchym już, układzie. Podrzucasz ją do góry i totalnie nie wiesz, w którą stronę poleci, gdzie wyląduje i które pozostałe piłeczki strąci z piedestału.

Ja sama czułam się, jakbym wsiadła do rozpędzonego pociągu, którym nie byłam w stanie kierować, ani zatrzymać go. Jazda bez trzymanki, niespodzianki za każdym zakrętem i żonglerka ze zmyłką sprawiły, że harmonię i ten cały work-life balance zastąpił życiowy chaos, poganiany jeszcze większym chaosem. Ale zaraz…zaraz! Przecież byłam mistrzynią żonglerki i tak dobrze mi to wszystko szło! A ogarnianie to przecież mój żywioł!

Mozolnie więc i trochę bez wewnętrznego przekonania pozbierałam swoje piłeczki (otrzepując je jedynie delikatnie z kurzu), by wrócić do gry. Zdążyłam nawet podrzucić w górę tę z napisem „praca na etat”, gdy… przyszła pandemia, która po raz kolejny wywróciła mój świat do góry nogami. Życie krzyczało do mnie: „OOO — PANI TO JUŻ SOBIE NIE POŻONGLUJE!”. Tyle że ja uparcie chciałam!

Work life balance a pandemia

Czasem, a nawet całkiem często — aby odnaleźć swoją drogę, musimy całkowicie się zgubić. Aby zbudować coś na solidnych i trwałych podstawach, musimy wszystko zburzyć i zacząć budowę od nowa. Mój świat legł w gruzach w krótkim czasie — aż dwa razy. Teraz wiem, że ten drugi raz był konieczny z powodu niedostatecznego odrobienia życiowej lekcji za pierwszym razem. Wiem też, że wszystko było po coś. Dzięki temu usunęłam przeszkody i zbudowałam solidny fundament.

Pandemia, lockdown i wcześniactwo mojej Zmyłki sprawiły, że nie mogła pójść do żłobka. Moja praca miała natomiast taki charakter, że nie mogłam wykonywać jej zdalnie. Życie dosłownie popchnęło mnie do tej decyzji (zaspokajając jednocześnie moją odwieczną, wewnętrzną potrzebę pracy „na swoim”): zostaję w domu z dzieckiem, otwieram sklep internetowy. Tak właśnie zaczęła się moja przygoda z biznesem. Na to co miało nadejść później, nikt mnie jednak nie przygotował.

Szybko okazało się bowiem, że próba pogodzenia prowadzenia własnego biznesu z opieką nad cudownym i wspaniałym, lecz hiperaktywnym, energicznym, wymagającym, elokwentnym i rozgadanym małym człowiekiem to wręcz tortura. Zamknięcie nas w czterech ścianach na kilkudziesięciu metrach kwadratowych — dolewały tylko oliwy do ognia. Work-life balance? Usilnie próbowałam przywrócić go do naszego życia. Piłki ciągle spadały mi jednak na ziemię, uderzały o siebie, uszkadzając nawzajem swoją delikatną strukturę. Frustracja, z jaką wtedy się mierzyłam, jest nie do opisania.

Typowy work-life balance wraz ze Zmyłką i własną firmą stał się dla mnie nieosiągalny. Przyczyn tej porażki nie upatrywałam oczywiście (jakże by inaczej!) w założeniach samej koncepcji, a w sobie. Dlaczego innym się to udaje, tylko nie mi? Co ze mną jest nie tak? – myślałam wtedy.

Teraz już wiem, że work — life balance to koncepcja, która rzadko sprawdza się u biznes mam, tych pracujących online szczególnie. U jej podstaw leży bowiem założenie, że powinnyśmy każdego dnia dzielić swój czas na oddzielne, nieprzenikające się nawzajem części — role (często „odgrywane” w tym samym mieszkaniu / domu, a nawet i pomieszczeniu). W pierwszej części mamy być dobrą CEO, a w drugiej dobrą mamą, dobrą żoną i gospodynią a do tego mieć jeszcze czas na hobby, sport, rozwój osobisty i dbanie o siebie — każdego dnia. Kto by to wytrzymał?

Work-life blending — prawdziwy game changer

Czy work-life blending to alternatywa dla work-life balance? A może to jego wyższy poziom lub po prostu wariacja na jego temat? Szczerze? Nie wiem. Ważne dla mnie, że działa. I zadziała zapewne dla wielu z Was. Jestem przekonana, że część z Was stosuje work-life blending podświadomie, nie wiedząc nawet, że tak właśnie nazywa się ten sposób łączenia życia zawodowego z prywatnym. Jak go odkryłam?

Z Kasią — moją biznesową drugą połówką poznałyśmy się w przedszkolu. Nie, nie swoim. Nasze córki to przedszkolne najlepsze przyjaciółki, a nasze rodziny szybko złapały fajny flow. Podczas wspólnego wypadu w góry okazało się, że Kasi i moje myśli idą w podobnym kierunku. Rzucone dość nieśmiało: “ a może by…” zaprocentowało kilka miesięcy później — wspólnym projektem i marką. Dzięki temu dzisiaj możemy dawać wartość innym biznes mamom i wspierać przedsiębiorców w rozwoju ich własnych biznesów.

Z zaciekawieniem i może pewną dozą nieufności przyglądałam się temu jak Kasia żongluje swoimi piłkami. Niezmiernie imponował mi fakt — że robi to z ogromną lekkością. I znajduje na wszystko czas! W zgodzie ze sobą, bez cienia frustracji a przede wszystkim — mądrze i z głową. Kasia stała się moim guru produktywności i zarządzania sobą w czasie.

Kilkunastoletnie doświadczenie Kasi jako Projekt Managerki w dużych korporacjach, zamiłowanie do produktywności, planowania i narzędzi do zarządzania zadaniami na pewno ułatwiają jej sprawę. Długo myślałam, że to poziom, którego prędko nie osiągnę, pomimo mojego etatowego doświadczenia w ogarnianiu, planowaniu i multitaskingu.

Długa rozmowa, podczas której rozłożyłyśmy moją sytuację na czynniki pierwsze (oj, jak my to lubimy robić!) zaowocowała namierzeniem problemu! Szybko okazało się, że moje przywiązanie do koncepcji work-life balance i usilne dążenie do takiego stylu życia, jest źródłem mojej frustracji. I choć bezwiednie i intuicyjnie stosowałam czasem zasady work-life blendingu — nie dawałam sobie jednak prawa do życia w inny od standardowo przyjętego schematu, usilnie dążąc do balansu i oddzielania grubą kreską życia prywatnego od pracy. Musiałam rozprawić się ze swoimi wewnętrznymi przekonaniami oraz zdziwieniem (a może nawet dezaprobatą) otoczenia. Dziś wdrażam z powodzeniem zasady work-life blendingu w swoim życiu zawodowym i w domu i nie wyobrażam sobie już, żeby żyć inaczej.

Czym zatem jest work-life blending?

To po prostu wzajemne i ciągłe przenikanie się różnych obszarów życia. Bez sztywnych godzin, bez oddzielania ich grubą kreską i w końcu — bez żonglerki! To również świadome ograniczanie ciągłej zmiany kontekstu i skupienie się na tym co ważne TERAZ (i to teraz może trwać zarówno kilka godzin, jak i np. kilka tygodni). Swoje piłeczki kładziesz bezpiecznie na powierzchni i płynnie je przesuwasz — w zależności od potrzeb, poziomu energii, sytuacji, priorytetów, rodzaju pracy.

Oznacza to, że czasem pracujesz w sobotę rano, bo wtedy masz spokój. Ale za to w środę zabierasz dziecko na wycieczkę. Piszesz lub tworzysz do trzeciej nad ranem, bo w nocy jesteś najbardziej kreatywna, ale za to śpisz do 10, bo możesz (a przecież chcesz się wyspać). To oczywiście tylko przykłady, ponieważ to, co w tym wszystkim jest najważniejsze — to wolność i bycie panią swojego czasu.

5 zasad skutecznego work-life blendingu

Aby skutecznie wcielić w życie ideę work-life blendingu, warto zastosować kilka zasad:

PLANUJ I ORGANIZUJ SIĘ

To podstawa do tego, żeby chaos zastąpić harmonią. Metod planowania jest naprawdę sporo — wybierz taką, która do Ciebie przemawia i która spełni Twoje potrzeby. Testuj, aby odnaleźć tę idealną. Organizowanie na spontanie niekoniecznie się tutaj sprawdzi. Do planowania i organizowania się w work-life blendingu świetnie sprawdzą się techniki zarządzania projektami, o których przeczytasz dalej.

USTAL PRIORYTETY, POPATRZ NA SWOJE SPRAWY GLOBALNIE

Spójrz na swoje życie jak na całość, bez kategorii: „praca”, „dom”, „pasja”, itd. Z tej całości wyłuskaj następnie to, co jest dla Ciebie najważniejsze w danej chwili. Dzięki takiej priorytetyzacji zadań zdecydowanie zminimalizujesz ryzyko rozładowania Twojej wewnętrznej baterii.

BĄDŹ ELASTYCZNA

Elastyczność pomaga uniknąć frustracji. Umiejętność dostosowywania się do dynamicznie zmieniających się warunków, sytuacji czy priorytetów pozwala na skuteczniejsze radzenie sobie z wyzwaniami. Pamiętaj, że planowanie i elastyczność nie wykluczają się.

DELEGUJ

Nie wahaj się delegować obowiązków. Zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym, współpraca z innymi i dzielenie się obowiązkami umożliwia efektywne zarządzanie różnymi aspektami życia.

UWZGLĘDNIJ ODPOCZYNEK

Wpisz go w plan dnia, tygodnia czy miesiąca i potraktuj jako zadanie do wykonania. Tylko tyle i aż tyle.

Work-life blending a techniki zarządzania projektami

W korporacjach czy dużych firmach wykorzystywanie technik zarządzania projektami to chleb powszedni. Wiele z tych metod można z powodzeniem wdrożyć i wykorzystać zarówno w mikro firmach, jak i w codziennym życiu. Spróbuj i sprawdź, które z nich będą skuteczne dla Ciebie:

TWORZENIE MINI-PROJEKTÓW

Podziel duże cele na mniejsze zadania, tworząc mini-projekty. Zdefiniuj ich rezultat, ramy czasowe oraz szczegółowe zadania do wykonania. Mini-projekt powinien być konkretny i mierzalny, abyś łatwo mogła monitorować postępy.

Takie podejście pomaga lepiej zarządzać swoim czasem i energią, przy jednoczesnej satysfakcji ze zrealizowanego celu.

PRIORYTETYZACJA I OGRANICZENIE PRACY W TOKU

Priorytetyzację potraktuj priorytetowo. Ze swojej długiej listy mini-projektów — wybierz te najważniejsze (i zajmij się tylko nimi) — świadomie ograniczając ich liczbę. Do ilu? To zależy od wielu czynników. Istnieją różne metody pomagające określić ilość priorytetów, zależnie od skali projektu i specyfiki jego celów.

Dopiero po zakończeniu jednych projektów, dobieraj kolejne (ograniczenie pracy w toku). Dzięki temu unikniesz przeciążeń i wydrenowania Twoich wewnętrznych zasobów.

Ograniczając ilość pracy w toku, ograniczasz również ciągłą zmianę kontekstu. Dzięki temu pracujesz efektywniej i szybciej uzyskujesz pożądane rezultaty.

KAMIENIE MILOWE

W zarządzaniu projektami, kamienie milowe to konkretne, strategicznie ważne punkty w harmonogramie, które oznaczają osiągnięcie kluczowych etapów lub celów projektu. Są to zazwyczaj daty, wydarzenia lub osiągnięcia, które pomagają w monitorowaniu postępów, utrzymaniu rygoru czasowego i zapewnieniu, że projekt jest prowadzony zgodnie z planem.

Osiągnięcie kamienia milowego to idealny moment na refleksję — czy kontynuujesz projekt zgodnie z planem, czy mądrzejsza o zdobyte doświadczenia — modyfikujesz go.

PROJEKTY Z RÓŻNYCH OBSZARÓW

Projekty z różnych obszarów (praca, dom, czas wolny, hobby, itd) wrzuć do jednego worka. Określ priorytety na konkretny dzień, tydzień, miesiąc, itd. – pamiętając o tym, że wszystkie te obszary są równie ważne. Pamiętaj również, że w tym biznesowo-rodzinnym środowisku sytuacja zmienia się czasem dynamicznie — a wraz z nią zmieniają się również priorytety. To normalne, nie trzymaj się ich kurczowo. Elastyczne podejście do tematu pozwoli Ci na płynne wprowadzanie zmian, bez wyrzutów sumienia.

DNI TEMATYCZNE

Częsta zmiana kontekstu potrafi nieźle wybić z rytmu. Grupowanie zadań w bloki tematyczne — świetnie sprzyja produktywności. I tak, możesz jeden dzień (lub jego część — blok) przeznaczyć np. tylko na kwestie księgowe czy formalne, inny tylko na spotkania z klientami czy na pisanie kontentu na social media, a kolejny na odpoczynek (podczas którego nie scrollujesz maili i social mediów). Sprawdź, czy ta technika się u Ciebie sprawdzi.

PRZERWA I CELEBRACJA OSIĄGNIĘĆ

Celebruj zakończone większe projekty czy osiągnięcie kamieni milowych. Nagradzaj się i świętuj. Nic tak nie podnosi morale, jak docenienie własnych sukcesów i trudu włożonego w zrealizowane zadania. Przerwa i celebracja osiągnięć są nie tylko okazją do zasłużonego odpoczynku, ale również doskonałym narzędziem do motywowania samej siebie.

Podsumowanie

Work-life blending to nie tyle alternatywa, co raczej wyższy poziom świadomego łączenia życia zawodowego z prywatnym. Wierzę, że każda z nas może znaleźć swoją własną drogę do harmonijnego łączenia tych różnych sfer, niezależnie od wyzwań, jakie napotyka na swojej życiowej trasie. W work-life blendingu tkwi siła adaptacji i umiejętność płynnego reagowania na zmieniające się warunki, co pozwala nam elastycznie kształtować naszą codzienność.