Planowanie finansowe – co daje właścicielowi biznesu i dlaczego jest tak ważne

Planowanie finansowe ma bardzo szerokie pojęcie. Wyobraź sobie, że wszystkie decyzje, plany, niespodziewane „zwroty akcji”, problemy, z którymi się mierzysz na co dzień prowadząc swoją firmę możesz ubrać nie w słowa, a liczby. Na podstawie przeszłości oraz stawianych firmie celów i wybieranych strategii budujesz narzędzia, dzięki którym możesz zobaczyć, dokąd zmierza Twoja firma.

Pod pojęciem planowania finansowego kryje się kilka elementów

Wieloletni/długofalowy model finansowy – taki grubo zakrojony plan często wymagany jest przez bank, kiedy ubiegasz się o spory celowy kredyt. Bank chce mieć pewność, że będziesz w stanie ten kredyt spłacać, musi więc zobaczyć, jak planowana przez Ciebie inwestycja wpłynie na wyniki firmy.

Modelowanie scenariuszy – dzięki niemu możesz „bawić się” liczbami i sprawdzać jakie efekty będą mieć alternatywne scenariusze przyszłości Weźmy za przykład następującą sytuację: Twoja firma (agencja marketingowa w Krakowie) wygenerowała duże nadwyżki finansowe, a Ty chcesz je przeznaczyć na dywersyfikację źródeł przychodu. Zastanawiasz się jaki wynik osiągniesz dla scenariusza 1, w którym kupujesz apartament do wynajęcia w Zakopanem, scenariusza 2, w którym otwierasz drugą agencję we Wrocławiu. Zakładasz, że obie inwestycje wymagają takiego samego wkładu finansowego na start.

Budżetowanie – liczbowe przedstawienie oczekiwań, wdrażanych strategii. Budżet zawiera szacunki dotyczące przychodów, kosztów i inwestycji, odpowiednie umiejscowienie ich w czasie oraz szacunki dotyczące przepływów pieniężnych. Jest wiele rodzajów budżetu, ale zazwyczaj wybieranym wariantem jest taki, w którym budżet tworzony jest co roku (ewentualnie aktualizowany co pół roku, by uwzględnić znaczące zmiany).

Prognozowanie – od budżetu różni się tym, że co okres (co tydzień, co miesiąc) znając realne dane historyczne modyfikujemy plan finansowy na przyszłe okresy. By łatwiej było Ci zrozumieć, co mam na myśli – budżet stworzyłaś pod koniec roku 2023 i załóżmy, że szacowany wynik roku 2024 to 2 mln zł. W lutym wklejasz realne styczniowe dane, które odbiegają od budżetu – założyłaś, że co tydzień Twój sklep sprzedaje 10% zeszłotygodniowego stanu magazynowego, a wyniki styczniowe jasno mówią, że sytuacja na rynku się polepsza i śmiało możesz założyć na kolejne miesiące nie 10 a 13%. Dzięki temu aktualizujesz też swoje oczekiwania względem wyniku – celujesz w 2,5 zamiast w 2 miliony.

Analiza wrażliwości – to dzięki niej natychmiast sprawdzisz, co się stanie, jeśli zmienią się kluczowe dla Twojego biznesu wartości. Na przykład prowadząc sprzedaż głównie na zagraniczne rynki sprawdzisz, jak zmiana kursu euro czy dolara wpłynie na wynik i jaki maksymalny spadek kursu pozwoli Ci wciąż osiągnąć zysk.

Analizy finansowe – takie, które warto robić regularnie, przykładowo: analiza rentowności czy struktury kosztów oraz analizy ad-hoc, które tworzy się, by zbadać specyficzny problem czy odpowiedzieć na konkretne pytanie – tu za przykład weźmy analizę opłacalności inwestycji w otwarcie kolejnego sklepu stacjonarnego lub wpływ zmiany dostawcy paliwa w firmie transportowej.

Planowanie finansowe to proces wymagający dużego zaangażowania, ale korzyści, są tego warte

Mam nadzieję, że powyższe przykłady zobrazowały Ci lepiej, czym jest planowanie finansowe i uzmysłowiły, że dzięki zaangażowaniu w ten proces możesz spojrzeć w przyszłość. Możesz zobaczyć, dokąd zmierza Twój biznes, które zmienne mają kluczowy wpływ na osiągane wyniki. Bardzo ważną kwestią, której nie mogę pominąć jest też to, że wdrożenie w firmie rozwiniętego planowania finansowego pozwoli Ci reagować na niechciane zmiany, nim doświadczysz poważnych negatywnych skutków.

Co mam na myśli? Na przykład to, że posiadając rozbudowany model finansowy mogłabyś od razu sprawdzić, jak wybuch wojny na Ukrainie, a w następstwie tego wydarzenia brak możliwości kontynuowania sprzedaży na ten rynek, pogarsza wyniki w Twojej firmie. Mogłabyś od razu zasymulować, na które rynki skierować ten towar, by zminimalizować straty, lub które koszty należałoby uciąć, by Twoja firma przetrwała taki niespodziewany cios.

Domyślam się, że dla osoby, która nie skupiała się dotychczas na finansowych aspektach, planowanie finansowe może być przytłaczające. Warto jest jednak poświęcić swój czas i energię, by sobie to wszystko poukładać. Jeśli w Twojej firmie wszystko idzie gładko i nie borykasz się nigdy z problemami takimi jak brak środków na rachunku, by zapłacić pracownikom pensje – bardzo Ci gratuluję, ale i Tobie przyniesie ono wiele korzyści.

4 puzzle tworzące spójną całość

Budżetowanie zmusi Cię do przeanalizowania tego co było – wyciągniesz wnioski, wprowadzisz ulepszenia, zoptymalizujesz procesy. Zastanowisz się, jakie cele stawiasz na kolejny rok, jak je osiągniesz (czasem może zdarzyć się tak, że model pokaże Ci, że realizacja celu jest zagrożeniem dla Twojej firmy np. szybki rozwój da wzrost sprzedaży, ale jeszcze większy wzrost kosztów, przez co firma może stracić płynność). Comiesięczne porównanie realnych wyników z budżetem da Ci sygnał, które założenia były błędne lub co się zmieniło i jak wpłynie to na wynik, jaki Twoja firma osiągnie.

Analiza kosztów, znajomość ich struktury i rodzaju pozwoli Ci lepiej wyceniać produkty. Dzięki znajomości kosztów możesz przeprowadzić analizę rentowności wszystkich pozycji z Twojej oferty. Co jeśli okaże się, że zarabiałaś bardzo porządnie na 2 usługach a pozostałe 5 te wyniki obniżało? Że możesz wyrzucić 5 usług ze swojej oferty, uwolnić swój czas a zarabiać więcej, niż kiedykolwiek?

Płynność. Temat krytyczny. Wiesz, że 50% nowych biznesów upada wciągu pierwszych 5 lat? W Polsce, w 2022 roku prawie 350 tysięcy, a w pierwszej połowie 2023 ponad 110 tysięcy firm zawiesiło swoją działalność. Business Insider podaje, że przyczyną upadku firm w 82% są właśnie problemy płynnością finansową. Utrata zdolności do bieżącej spłaty zobowiązań finansowych jest kluczowa dla przetrwania, dlatego prognoza płynności jest tak szalenie ważna, szczególnie w trudniejszych okresach.

Podejmowanie decyzji to już ostatni aspekt, który chciałabym omówić. Plan finansowy jest oparty na założeniach, które powinny być realne. Żeby takie założenia stworzyć, musisz znać liczby, historię, łączyć przyczyny ze skutkami. Dzięki planowaniu finansowemu masz solidną podstawę, by takie realne założenia tworzyć. Potem stworzysz model, analizę, prognozę… Nie będą idealne, nie sprawdzą się w 100%. Ale poważnych decyzji nie można podejmować mając przeczucia lub założenia wyssane z palca.

Planowanie finansowe – kilka słów na koniec

Mam nadzieję, że temat, który omówiłam w tym artykule da Ci motywację do działania i ogarnięcia finansowych kwestii w Twojej firmie. Liczę na to i życzę Ci powodzenia.