Wyjazd służbowy, delegacje, workation – co zabrać, jak się przygotować w 2024 roku? Checklista

Delegacje służbowe i workation, czyli połączenie pracy i wakacji w jednym stały się od czasu pandemii nieodłącznym elementem życia zawodowego freelancerów w wielu branżach. Zagraniczne wyjazdy służbowe np. szkolenia, konferencje lub delegacje nie oznaczają, że wszystkie firmowe sprawy musisz zostawić w biurze (lub domu jeśli jesteś freelancerką). Podróżując, niezależnie od celu wyjazdu, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie, zwłaszcza jeśli chodzi o sprzęty elektroniczne i aplikacje ułatwiające codzienne funkcjonowanie w obcym kraju. Odpowiednie wyposażenie i przygotowanie może znacząco uprościć pracę z dala od (domowego) biura. W artykule przedstawiam listę niezbędnych sprzętów elektronicznych oraz przydatnych aplikacji, które warto zabrać ze sobą na delegację, a także podpowiem, jak się do niej przygotować.

Poniższy artykuł nie ma na celu przestawienia oczywistych rzeczy, które należy ze sobą zabrać, ale możesz go traktować jako checklistę przed pakowaniem. Kto z nas nigdy nie zapomniał zabrać ze sobą ładowarki do telefonu, który ładował się tuż przed wyjściem z domu?

Niezbędne sprzęty elektroniczne na delegacje

Telefon z dobrą kamerą. Jeśli prowadzisz social media, publikujesz na Instagramie lub TikTtoku to na pewno wiesz, że treści publikowane na social mediach mają krótką datę przydatności. Twój profil żyje jeśli tylko publikujesz regularnie. Żywotność publikacji rolek na Instagramie to kilka-kilkanaście godzin. Zapewne rolki czy shortsy nagrywasz telefonem, z którego korzystasz również w innych celach, ale jeśli nagrywasz np. aparatem, to koniecznie spakuj sprzęt, który wykorzystujesz do tego celu na co dzień. Pamiętaj o ładowarce i przygotowanych, wyczyszczonych kartach pamięci.

Wcześniej warto też przygotować listę postów/rolek, które opublikujesz w trakcie przygotowań oraz podróży, aby nie musieć myśleć o tym na gorąco. Dobrym pomysłem jest też przygotowanie listy materiału, który możesz nagrać na wyjeździe, aby uzupełnić swój feed o ciekawe treści w pięknych okolicznościach przyrody.

Gimball. Jeśli zależy Ci na płynnym filmowaniu, zastanów się nad zabraniem ze sobą gimballa. Pomaga on utrzymać stabilność nagrania, szczególnie podczas nagrywania w ruchu. Niektóre z modeli posiadają również funkcję statywu oraz selfiesticka, więc możesz go używać zarówno do filmowania, jako statyw do spotkań biznesowych oraz do zrobienia pięknych zdjęć. To świetna oszczędność miejsca, szczególnie jeśli podróżujesz jedynie z bagażem podręcznym.

Powerbank. Niezbędny jeśli chcesz korzystać z telefonu nie tylko do filmowania, ale też obsługi klientów w trasie, gdy nie masz dostępu do komputera. Sama korzystam z powerbanka o pojemności 10 000 mAh, który pozwala naładować mój telefon dwa razy do pełna oraz zapasowe słuchawki.

Słuchawki. Przewodowe lub bezprzewodowe słuchawki to dla mnie must have. Służą do słuchania muzyki w pociągu czy samolocie, ale także gdy potrzebuję poprowadzić spotkanie online w miejscu, gdzie nie ma dobrej akustyki lub wiem, że z uwagi na inne osoby zapewnię sobie i moim rozmówcom większy komfort. Na codzień wybieram przewodowe, ale zawsze warto ze sobą mieć drugą parę.

Adaptery do gniazdek. Jeśli wybierasz się do kraju np. Włoch, Wielkiej Brytanii, USA, Australii czy Chin możesz się zaskoczyć próbując naładować telefon czy laptopa – tam ilość i układ otworów w gniazdku jest inna niż w Polsce. Jeśli często podróżujesz, możesz zaopatrzyć się w uniwersalny adapter, który oprócz różnych układów bolców zasilających i uziemiających posiada też możliwość podpięcia do niego przewodu USB.

Statyw. Pełnowymiarowego statywu raczej nie zapakujesz do bagażu podręcznego, ale jeśli w planie masz nagrywanie materiału edukacyjnego, to zastanów się nad mini statywem z wyginanymi nóżkami. Taki mini statyw możesz przytwierdzić nawet do gałęzi drzewa, by nagrywać w pięknych okolicznościach przyrody.

Mikrofon. Jeśli planujesz nagrywać w głośnym otoczeniu, koniecznie zabierz ze sobą mały mikrofon, dzięki któremu twoja praca nie pójdzie na marne.

Lampa doświetlająca. By nagrać siebie w miejscu, gdzie nie ma dobrego światła, potrzebne są minimum dwie lampy. Jedna z nich jako światło główne, druga jako doświetlenie, by nie mieć na twarzy dużych cieni. Jednak jeśli masz bagaż, którego objętości nie możesz przekroczyć, to spakuj chociaż jedną małą lampę doświetlającą, a Twoim głównym źródłem światła niech będzie to wpadające przez okno. Nawet gdy słońce jest za chmurami możesz je wykorzystać.

Niezbędne aplikacje na delegacje

Google Maps, ale offline. Aplikacja, którą zapewne doskonale znasz, w dowolnym momencie pozwoli Ci odnaleźć się w otoczeniu. Pobierz na swój telefon wybrany wycinek mapy, aby móc skorzystać z niej nawet w trybie offline. Możesz też ustawić pinezki, by oznaczyć miejsca, które warto odwiedzić albo punkty orientacyjne.

Google Meet lub Zoom. Tych dwóch narzędzi też pewnie nie trzeba przedstawiać, bo przynajmniej od pandemii stały się one podstawą biznesowych spotkań online zastępując spotkania osobiste i rozmowy telefoniczne. Nie zapomnij sprawdzić, czy masz je gotowe do użycia na swoim telefonie.

WhastApp, Messenger albo inny komunikator, który używany jest przez wszystkich uczestników. Jeśli jest was dużo, a oprócz obowiązków macie w planach również zwiedzanie, taka aplikacja się przyda. W obrębie takiej aplikacji możesz stworzyć czat grupowy, który w razie zwiedzania czy organizacji przejazdów ułatwi i przyspieszy wam komunikację.

Revolut. Aplikacja do płacenia karta za granicą. Przyznam, że korzystałam z niej pierwszy raz za granicą i żałuję że nie zrobiłam tego wcześniej. Wystarczy doładować swoje konto przelewem lub szybką płatnością i… płacić! Twoje pieniądze są bezpieczne nawet w razie kradzieży portfela, bo nie nosisz ze sobą większej ilości gotówki ani kart, na których masz zgromadzone oszczędności. No i jest lżej – eurocenty ważą swoje.

Chmura z plikami np. OneDrive na wszystkich urządzeniach. Jeśli tak jak ja pracujesz na kilku urządzeniach (np. Smartfon, tablet i laptop) to świetnym rozwiązaniem, by mieć ciągły dostęp do plików, jest właśnie chmura. Dzięki niej możesz kontynuować pracę w każdych warunkach, przekraczając się tylko pomiędzy urządzeniami.

Trello czy Asana na telefonie. Koniecznie zainstaluj na telefonie tę aplikację, z której korzystasz w wersji przeglądarkowej. Zapewni Ci to ciągłość pracy. Nie zapomnij się zalogować!

Aplikacja linii lotniczych. Dzięki niej zawsze pod ręką będziesz mieć wszystkie szczegóły Twojego lotu, a jeśli zawsze odprawiasz się tuż przed wylotem, to z aplikacją zrobisz to kilkoma kliknięciami i nie będziesz musiała drukować karty pokładowej.

Aplikacja ubezpieczyciela. Jeśli dodatkowo ubezpieczasz się na wyjazd, sprawdź, czy Twój ubezpieczyciel ma swoją własną aplikację. W razie potrzeby obsługa zgłoszeń może być łatwiejsza.

Tłumacz. Możesz skorzystać z tłumacza Google lub jakiegoś innego, zarówno do tłumaczenia pojedynczych wyrazów, jak i tłumaczenia całych zdań czy wypowiedzi na żywo.

Aby jednak nie cały wyjazd spędzić z myślami w pracy warto wziąć też ze sobą książkę, czytnik ebooków lub zainstalować aplikację z audiobookami. Jeśli za to jesteś osobą kochającą filmy i seriale, to w aplikacjach streamingowych  popularnych możesz pobrać na telefon czy tablet kilka pozycji, które będzie można odtworzyć offline.

Taką listę można rozwijać w nieskończoność. To, co jednak mogę dodać, to to, że wszystkie aplikacje najlepiej zainstalować i skonfigurować na kilka dni przed wyjazdem. Wtedy, gdy masz dostęp do Internetu bez ograniczeń i masz dużo czasu na to, by sprawdzić czy każda appka działa poprawnie. Internet w roamingu jest drogi, więc nie ma sensu wykorzystywać cennych danych na coś, co możesz zrobić w zasięgu domowego WiFi.

Swoje sprzęty też odpowiednio przygotuj. Dużo wcześniej warto zrobić ich przegląd (szczególnie gdy nie że wszystkich korzystasz na co dzień) by mieć zapas czasu na zmianę koncepcji lub dokupienie tego, czego będzie Ci brakowało. Wyczyść karty pamięci. Zaopatrz się także w odpowiednie etui czy futerał, by cały Twój sprzęt wrócił do domu w całości.

Do zobaczenia w trasie!